Wydział Organizacji i Nadzoru
Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe
Adres siedziby:
Osiedle Zgody 2, 31-949 Kraków
Zakres działania:Do zakresu działania Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe (OR-15), należą w szczególności sprawy:
- Analiza zagadnień i problematyk w zakresie organizacyjnym oraz formalno-prawnym, związanych z realizacją zadań mających na celu wdrożenie, utrzymanie i rozwój w UMK systemu EZD;
- Pełnienie roli Gospodarza systemu EZD, w szczególności bieżący nadzór i koordynacja prac przedwdrożeniowych, wdrożeniowych oraz związanych z późniejszym funkcjonowaniem systemu, w ścisłej współpracy z Oddziałem Społeczeństwa Informacyjnego oraz Centrum Obsługi Informatycznej;
- Pełnienie roli Gospodarza systemu rejestracji i obiegu korespondencji;
- Koordynacja i realizacja zadań związanych z wdrożeniem w UMK systemu e-Doręczeń;
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji UMK oraz prowadzenie jej ewidencji;
- Przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z wydziałów oraz dokumentacji po jednostkach organizacyjnych zlikwidowanych, dla których organem założycielskim był odpowiednio PMK lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
- Udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie kwerend archiwalnych;
- Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
- Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
- Przygotowanie oraz przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
- Realizacja wsparcia i szkoleń wewnętrznych dla wydziałów w zakresie archiwizacji dokumentacji celem jej przekazywania do archiwum;
- Realizacja zadań związanych z pracami zabezpieczającymi dotyczącymi zdegradowanego zasobu archiwalnego w wyniku pożaru budynków Archiwum zakładowego UMK.
W ramach Oddziału realizacja zadań, o których mowa w ust. 1 odbywa się pod bezpośrednim nadzorem wskazanych przez Kierownika Oddziału Koordynatorów stanowisk (OR-15-1 i OR-15-2).
Struktura oddziału: Stanowiska ds. EZD PUW - OR-15-1Stanowiska ds. Koordynacji Czynności Kancelaryjnych i Archiwizacji - OR-15-2 Wstecz