https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/1055365689027086241 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SA-18 Udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL

Krótki opis usługi

 <p>Niniejsza procedura skierowana jest do Ciebie, jeśli chcesz:</p> <ul> <li>uzyskać zaświadczenie o liczbie osób zameldowanych lub o ich braku - obsługuje Referat SA-07,</li> <li>uzyskać zaświadczenie o swoim aktualnym zameldowaniu - obsługują Referaty: SA-02, SA- 03, SA-04,</li> <li>potwierdzić numer PESEL zmarłej osoby - obsługuje Referat SA-07,</li> <li>uzyskać dane osoby trzeciej lub listę osób zameldowanych pod konkretnym adresem i posiadasz do tego interes prawny - obsługuje Referat SA-07.</li> </ul> <p>Jeśli chcesz, aby udostępniono Ci dane jednostkowe z rejestru mieszkańców lub rejestru PESEL:</p> <ol> <li>Wypełnij wielkimi literami, kolorem czarnym lub niebieskim <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=2b7fa473-f548-7228-6ed1-dd203b4e7d7a&groupId=536063">wniosek</a> oraz przygotuj wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”).</li> <li>Dokonaj opłaty jeśli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Zabierz dokumenty i udaj się do Urzędu Miasta Krakowa. Istnieje możliwość złożenia wniosku drogą elektroniczną.</li> <li>Twoja sprawa w zależności od wniosku zakończy się wydaniem: zaświadczenia, pisemnej informacji, decyzji administracyjnej lub postanowienia. W zależności od rodzaju sprawy rozstrzygnięcie może zostać wydane od ręki, przesłane drogą pocztową, elektroniczną, lub przekazane do paczkomatu przy urzędzie właściwym do załatwienia sprawy.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

 <ol> <li>Osób działających we własnej sprawie osobiście lub przez pełnomocnika.</li> <li>Organów administracji publicznej, sądów i prokuratur.</li> <li>Policji, Straży Granicznej, Służby Więziennej, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Służby Celnej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Biura Ochrony Rządu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Szefa Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, organów wyborczych i straży gminnych (miejskich).</li> <li>Komorników sądowych (w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowania egzekucyjnego).</li> <li>Organów kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego.</li> <li>Państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz innych podmiotów (w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach).</li> <li>Polskiego Czerwonego Krzyża (w zakresie danych osób poszukiwanych).</li> <li> Usługa może dotyczyć poniższych podmiotów: <ul> <li>osób i jednostek organizacyjnych, jeżeli wykażą w tym interes prawny,</li> <li>jednostek organizacyjnych, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą,</li> <li>innych osób i jednostek organizacyjnych, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą.</li> </ul> </li> </ol>

Kryteria dla realizacji usług

 <p>Z wnioskiem występuje osoba lub jednostka organizacyjna jeżeli:</p> <ol> <li>działa we własnej sprawie,</li> <li>wykaże interes prawny,</li> <li>po wykorzystaniu dane zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą,</li> <li>uzyska zgodę osób, których dane dotyczą.</li> </ol>

Wymagane dokumenty

 <ol> <li>Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL (wzór wniosku stanowi załącznik do procedury).</li> <li>Dowód dokonania opłaty jeśli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Dokumenty potwierdzające interes prawny w uzyskaniu przez wnioskodawcę danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.</li> </ol>

Opłaty

 <ol> <li>Potwierdzenie numeru PESEL osoby zmarłej celem uzyskania aktu do poświadczenia dziedziczenia wydawane jest bezpłatnie.</li> <li>Zaświadczenie o swoim aktualnym zameldowaniu wydane jedynie drogą elektroniczną (za pomocą usługi mObywatel) jest bezpłatne. Każdy inny wniosek dotyczący wydania zaświadczenia złożony w formie elektronicznej w zależności od celu wydania jest płatny lub zwolniony z opłaty, ale wydawany jest w terminie 7 dni.</li> <li>Opłatę za udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru PESEL, do celów badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej należy wnieść w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania z urzędu. Opłata jest ustalana według wzoru obliczenia opłaty.</li> </ol>
Tytuł płatnośc Kwota Forma Nr rachunku bankowego
Opłata za udostępnienie jednostkowych danych osobom, jednostkom organizacyjnym i innym podmiotom 31 kasa UMK przelew poczta PKO BP 97 1020 2892 2273 3086 0000 0000
Opłata skarbowa od wydania zaświadczenia 17 kasa UMK przelew poczta PKO BP 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

 <ol> <li>​​​​Wniosek o wydanie zaświadczenia lub o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców lub rejestru PESEL można złożyć osobiście lub przesłać za pośrednictwem poczty na adres: Referat Udostępniania Danych i Informacji Adresowej, Aleja Powstania Warszawskiego 10, 31-541 Kraków.</li> <li>Zaświadczenia o aktualnym zameldowaniu wydawane są od ręki w Wydziale Spraw Administracyjnych w: <ul style="list-style-type:disc"> <li>Referacie Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic I-VII (Śródmieście, Krowodrza) - SA-02 - I piętro, stanowiska 60-65 - jest system kolejkowy.</li> <li>Referacie Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic VIII-XIII (Podgórze) - SA-03 - III piętro, stanowiska 10-13.</li> <li>Referacie Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic XIV-XVIII (Nowa-Huta) - SA-04 - pokój numer 18.</li> </ul> </li> <li>Dokumenty można również złożyć w <a href="https://www.bip.krakow.pl/?dok_id=115490">punktach podawczych</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>
Nazwa Adres Godziny otwarcia Umówienie wizyty telefon
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic I-VII (Śródmieście, Krowodrza) <br/>(SA-02) al. Powstania Warszawskiego 10, Centrum Administracyjne, 31-541 Kraków Czynne od poniedziałku do środy i w piątek w godzinach 7:40 - 18:00 oraz w czwartek w godzinach 8:00 - 18:00 link 12616 5555<br/>
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic VIII-XIII (Podgórze) (SA-03)<br/> ul. Wielicka 28a, 30-552 Kraków Czynne od poniedziałku do środy i w piątek w godzinach 7:40 - 18:00 oraz w czwartek w godzinach 8:00 - 18:00 brak 12 616 5555
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych dla Dzielnic XIV-XVIII (Nowa Huta) (SA-04) os. Zgody 2, 31-949 Kraków<br/><br/> Czynne od poniedziałku do środy i w piątek w godzinach 7:40 - 18:00 oraz w czwartek w godzinach 8:00 - 18:00 brak 12 616 5555<br/>
Referat Udostępniania Danych i Informacji Adresowej (SA-07) W każdym punkcie podawczym Urzędu Miasta Krakowa (bez udziału pracownika merytorycznego) Czynne od poniedziałku do środy i w piątek w godzinach 7:40 - 15:30 oraz w czwartek w godzinach 8:00 - 15:30 brak 12 616 5555

Dostępność usługi elektronicznej
Link do portalu Wytyczne
Udostępnianie danych z rejestru PESEL <ol> <li>Kliknij link &quot;Udostępnianie danych z rejestru PESEL&quot;.</li> <li>Kliknij &quot;Uzyskaj dane&quot;.</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij formularz i kliknij &quot;Dalej&quot;, aby przejść do kolejnego etapu.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu elektronicznego, a następnie wyślij wniosek.</li> </ol>
Doręczenia elektroniczne <ol> <li>Kliknij link &quot;Doręczenia elektroniczne&quot;.</li> <li>Zaloguj się do usługi. </li> <li>Jeżeli nie posiadasz skrzynki do e-Doręczeń, załóż ją klikając w przycisk „Złóż wniosek” (wymagany potwierdzony profil zaufany). </li> <li>Jeśli posiadasz już skrzynkę e-Doręczeń, przejdź do zakładki „Twoje skrzynki”. </li> <li>Wybierz skrzynkę e-Doręczeń, z której chcesz złożyć wniosek.  </li> <li>Kliknij „Napisz wiadomość”, a następnie wskaż opcję &quot;e-Doręczenia&quot;.</li> <li>W polu „Do” wpisz „Urząd Miasta Krakowa” lub adres: AE:PL-44247-71066-ISSHB-24. </li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki. </li> <li>Wybierz opcję „Podpisz treść i wyślij”. </li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego
  • Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
  • Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
  • Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

 <ol> <li>Po złożeniu pisemnego wniosku możesz otrzymać: <ul> <li>zaświadczenie potwierdzające zameldowanie lub inny żądany fakt z rejestru mieszkańców lub rejestru PESEL,</li> <li>pisemną informację w formie udostępnienia jednostkowych danych osobowych,</li> <li>decyzję administracyjną w przypadku odmowy udostępnienia jednostkowych danych osobowych,</li> <li>postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o żądanej treści.</li> </ul> </li> <li>W zależności od rodzaju sprawy rozstrzygnięcie może zostać wydane od ręki, przesłane drogą pocztową, elektroniczną, lub przekazane do paczkomatu przy urzędzie właściwym do załatwienia sprawy.</li> <li>Osobisty odbiór dokumentów - proszę dzwonić na numer 12 616 9324 lub 12 616 9485.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

 <ol> <li><strong>Wniosek o wydanie zaświadczenia o liczbie osób zameldowanych lub o ich braku</strong>, możesz złożyć drogą tradycyjną lub elektroniczną przy użyciu formularza pisma ogólnego w systemie e-Doręczenia. <ul> <li>We wniosku zobowiązany/a jesteś wykazać prawo własności (np. wskazać numer księgi wieczystej nieruchomości) oraz dołączyć potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.</li> <li>Wskaż również formę odbioru zaświadczenia (np. elektroniczna, drogą pocztową lub do paczkomatu przy urzędzie Aleja Powstania Warszawskiego 10). </li> <li>Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, do wniosku należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa (do wniosku składanego w formie elektronicznej pełnomocnictwo musi być opatrzone podpisem elektronicznym).</li> <li>Jeżeli pełnomocnikiem nie jest członek najbliższej rodziny (małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo) do wniosku należy dołączyć także potwierdzenie uiszczenia kolejnej opłaty 17 zł za złożenie dokumentu pełnomocnictwa (numer konta taki jak w przypadku opłaty skarbowej).</li> <li>Zaświadczenie nie jest wydawane od ręki.</li> </ul> </li> <li><strong>Zaświadczenie o swoim zameldowaniu - </strong>wniosek o wydanie zaświadczenia możesz złożyć drogą tradycyjną lub elektroniczną za pomocą pisma ogólnego w systemie e-Doręczenia. <ul> <li>Zaświadczenie możesz uzyskać bezpłatnie drogą elektroniczną. Dokument taki ma tylko formę elektroniczną. Opatrzony jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji złożoną przez aplikację państwową – potwierdza ona, że dokument jest autentyczny i przedstawia dane z rejestru państwowego.</li> <li>Jeżeli potrzebne jest Ci zaświadczenie o zameldowaniu w formie papierowej lub zaświadczenie z innymi danymi, konieczne jest złożenie wniosku w urzędzie, pocztą lub drogą elektroniczną przy użyciu formularza pisma ogólnego w systemie e-Doręczenia.</li> <li>We wniosku wskaż zakres żądanych danych oraz formę odbioru zaświadczenia (np. drogą pocztową, elektroniczną lub do paczkomatu przy urzędzie Aleja Powstania Warszawskiego 10) i dołącz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.</li> <li>Zaświadczenie w formie papierowej o standardowej treści wydawane jest w urzędzie na miejscu od ręki na stanowiskach ewidencji ludności właściwych dla dzielnicy, w której jesteś zameldowany/a.</li> </ul> </li> <li><strong>Jeżeli chcesz potwierdzić numer PESEL dla notariusza w celu sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia</strong>, zobowiązany jesteś wypełnić wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL. <ul> <li>Wniosek możesz złożyć w formie papierowej (wykorzystując wzór wniosku stanowiący załącznik do procedury) lub elektronicznie przy użyciu formularza dedykowanego.</li> <li>We wniosku wskaż jaki był Twój stosunek rodzinny do zmarłego oraz formę odbioru dokumentu (np. drogą pocztową, elektroniczną lub do paczkomatu przy urzędzie Aleja Powstania Warszawskiego 10). </li> <li>Potwierdzenie numeru PESEL do poświadczenia dziedziczenia jest bezpłatne. </li> <li>Informacje nie są wydawane od ręki. </li> </ul> </li> <li><strong>Jeśli posiadasz interes prawny w uzyskaniu danych osoby trzeciej lub w uzyskaniu listy osób zameldowanych pod konkretnym adresem,</strong> w tym celu wypełnij wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL. <ul> <li>Wniosek możesz złożyć w formie papierowej (wykorzystując wzór wniosku stanowiący załącznik do procedury) lub elektronicznie przy użyciu formularza dedykowanego.</li> <li>W przypadku udostępniania danych dotyczących konkretnej osoby, we wniosku wskaż dane osoby poszukiwanej, które umożliwią zidentyfikowanie jej w odpowiednim rejestrze, wskaż zakres żądanych danych oraz wykaż (tj. opisz i udowodnij odpowiednimi dokumentami) interes prawny w uzyskaniu danych. </li> <li>W przypadku udostępniania danych dotyczących listy osób zameldowanych pod konkretnym adresem, we wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców lub rejestru PESEL wskaż adres, jako zakres żądanych danych wpisz „lista osób zameldowanych”, wykaż interes prawny w uzyskaniu danych (wskaż cel i udokumentuj własność).</li> <li>We wniosku wskaż formę odbioru dokumentu (np. drogą pocztową, elektroniczną lub do paczkomatu przy urzędzie Aleja Powstania Warszawskiego 10).</li> <li>Opłata to 31 zł od jednej osoby/jednego adresu. </li> </ul> </li> </ol> <p>Jeżeli żądanie udostępnienia danych dotyczy zbioru osób, masz możliwość załączenia do wniosku wykazu osób, bez konieczności sporządzania odrębnego wniosku dla każdej osoby.</p>

Termin załatwienia

 <ol> <li>Twoja sprawa zostanie załatwiona w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia złożenia wniosku - w przypadku zaświadczenia lub postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia.</li> <li>W przypadku udostępnienia danych oraz wydania decyzji termin załatwienia sprawy wynosi 30 dni od dnia złożenia wniosku.</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna
Nazwa podmiotu Struktura podrzędna
Wydział Spraw Administracyjnych Referat Udostępniania Danych i Informacji Adresowej

Tryb odwoławczy

 <ol> <li>W przypadku, gdy otrzymasz decyzję o odmowie udostępnienia danych osobowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL możesz złożyć pisemne odwołanie w Wydziale Spraw Administracyjnych UMK w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.</li> <li>W przypadku, gdy otrzymasz postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o żądanej treści możesz złożyć pisemne zażalenie w Wydziale Spraw Administracyjnych UMK w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia doręczenia postanowienia. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji, do której przysługuje Ci zażalenie) oraz podać numer postanowienia, od którego wnosisz zażalenie.</li> </ol>

Podstawa prawna

 <ol> <li>Art. 46 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych.</li> <li>Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

 <ol> <li>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, są: <ul> <li>Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków,</li> <li>Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiadający za utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,</li> <li>Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul. Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie.</li> </ul> </li> <li>Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu rozpatrzenia wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL lub wydania zaświadczenia o żądanej treści.</li> <li>Przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych oraz prawo żądania sprostowania tych danych.</li> <li>Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu załatwienia sprawy dla potrzeb której Twoje dane zostały zebrane, a następnie będą przechowywane u nas przez co najmniej 5 lat, po czym mogą ulec zniszczeniu.</li> <li>Masz prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy.</li> <li>Konsekwencją niepodania danych jest pozostawienie sprawy bez rozpoznania.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności oraz ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Jeżeli w postępowaniu powołujesz się na interes faktyczny, odbiorcą Twoich danych będzie osoba, której udostępnienia danych żądasz – zostanie ona poinformowana o Twoim wniosku, po to, aby mogła udzielić zgody na udostępnienie swoich danych.</li> </ol> <p>Prezydent Miasta Krakowa wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz się skontaktować poprzez e-mail:<a href="mailto: iod@um.krakow.pl"> iod@um.krakow.pl</a> lub pisemnie na adres: ul. Sarego 4, 31-047 Kraków.<br /> Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email: <a href="mailto:kancelaria@cyfra.gov.pl ">kancelaria@cyfra.gov.pl</a> lub pisemnie na adres siedziby administratora.<br /> <br /> Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres email: <a href="mailto:iod@mswia.gov.pl ">iod@mswia.gov.pl</a> lub pisemnie na adres siedziby administratora.</p> <p>Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.</p> Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=2b7fa473-f548-7228-6ed1-dd203b4e7d7a&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SA-18.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0178b7b4-639f-e21c-442e-0bd928e1d37b&groupId=536063 Wydział Spraw Administracyjnych Tomasz Popiołek Jolanta Łabędź 2024-01-17 2026-03-26 2026-03-26