https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/6135493966438156437 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-14 Uzupełnienie aktu stanu cywilnego

Krótki opis usługi

Jeśli chcesz załatwić sprawę związaną z uzupełnieniem w akcie stanu cywilnego brakujących danych: <ol> <li>Dokonaj opłaty skarbowej w kwocie 39,00 zł za uzupełnienie aktu stanu cywilnego (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Wypełnij druk <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=9a27e125-2746-625c-1f1c-8292acc63d5c&groupId=536063">wniosku</a> o uzupełnienie aktu stanu cywilnego (w przypadku, jeśli chcesz złożyć wniosek osobiście lub pocztą).</li> <li>Przyjdź do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”), zabierając ze sobą wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”) lub złóż wniosek elektronicznie za pośrednictwem <a href="http://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/uzupelnienie-tresci-aktu-stanu-cywilnego/UMKr">platformy ePUAP</a>. </li> <li>Będąc osobiście w urzędzie okaż ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport oraz dowód opłaty skarbowej.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz: <ul> <li>jej przedstawiciela ustawowego (rodzic w przypadku małoletniego dziecka),</li> <li>osoby, która wykaże interes prawny w uzupełnieniu aktu (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu),</li> <li>prokuratora.</li> </ul>

Kryteria dla realizacji usług

Z wnioskiem o uzupełnienie brakujących danych w akcie stanu cywilnego możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy: <ul> <li>Ciebie,</li> <li>Twojego małoletniego dziecka,</li> <li>dowolnej osoby, jeśli wykażesz interes prawny w uzupełnieniu aktu stanu cywilnego osoby, której ten akt dotyczy.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

<ol> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport (do okazania, w przypadku osobistej wizyty w urzędzie).</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie uzupełnienia aktu. </li> <li>W przypadku, gdy będziesz wnioskował/-a o uzupełnienie aktu na podstawie materiałów archiwalnych - uwierzytelniony odpis lub wypis, lub uwierzytelnioną przez właściwy organ reprodukcję tych materiałów.</li> <li>W przypadku, gdy będziesz wnioskował/-a o uzupełnienie aktu na podstawie zagranicznego dokumentu - zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny zagraniczny dokument potwierdzający stan cywilny (wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego) wraz z urzędowym przekładem na język polski.</li> <li>Dokumenty w przypadkach szczególnych:</li> </ol>

Nazwa dokumentu	W jakim przypadku	Kogo dotyczy
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=91d6ea85-187c-e8ce-8de5-914535ac6d13&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p>	Pełnomocnika	W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p>	Osoby, której akt dotyczy	Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o uzupełnienie aktu
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p>	Innej osoby	W przypadku wykazania interesu prawnego

Opłaty

<ol> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa: Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="https://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa	17	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa za uzupełnienie aktu stanu cywilnego	39	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie decyzji odmownej	10	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Informacje na temat miejsc w których można składać dokumenty:

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	os. Zgody 2,<br/>31-949 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 29,<br/>30-003 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Wadowicka 8W,<br/>30-415 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 27,<br/>30-003 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30,<br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 55 55
Kancelaria Magistratu	Plac Wszystkich Świętych 3-4,<br/>31-004 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30,<br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 55 55

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu	Wytyczne
Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego – formularz na ePUAP	<ol> <li>Kliknij link "Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego – formularz na ePUAP".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu elektronicznego, a następnie wyślij wniosek.</li> <li>Odpis uzupełnionego aktu stanu cywilnego może zostać wydany na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odpis aktu stanu cywilnego opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.</li> </ol>

Link do portalu

Wytyczne

Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego – formularz na ePUAP

<ol> <li>Kliknij link "Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego – formularz na ePUAP".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu elektronicznego, a następnie wyślij wniosek.</li> <li>Odpis uzupełnionego aktu stanu cywilnego może zostać wydany na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odpis aktu stanu cywilnego opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.</li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Kierownik USC wyda ci po uzupełnieniu aktu jego odpis zupełny. </li> <li>W szczególnych przypadkach możesz dostać pisemną odmowę, od której możesz się odwołać.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>Jeżeli chcesz złożyć wniosek przez Internet, potrzebujesz profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub <a href="https://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu wraz z czytnikiem</a> i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość. </li> <li>Uzupełnia się taki akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych polskimi przepisami danych. Akt uzupełnia kierownik USC, który go sporządził. </li> <li>Podstawą uzupełnienia mogą być akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego (dokumenty na podstawie których został sporządzony akt) i inne dokumenty mające wpływ na stan cywilny.</li> <li>Jeżeli uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik USC powiadamia tę osobę o zamiarze uzupełnienia lub złożeniu wniosku o uzupełnienie aktu stanu cywilnego.</li> <li>Jeżeli uzupełnienia aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik USC powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka. </li> <li>Wniosek możesz złożyć za pośrednictwem pełnomocnika udzielając mu pisemnego <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=91d6ea85-187c-e8ce-8de5-914535ac6d13&groupId=536063">pełnomocnictwa</a>.</li> <li>Twoim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Twój pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy, mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Jeżeli do uzupełnienia przedkładasz zagraniczne dokumenty, musisz dokonać ich tłumaczenia. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty sporządzone w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. W państwach członkowskich Unii Europejskiej wydawane są wielojęzyczne standardowe formularze (tłumaczenia pomocnicze), które również mogą być wykorzystane do uzupełnienia, jako urzędowy przekład treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego na język polski. Tłumaczenia takie możesz zamówić składając wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Nie musisz tłumaczyć odpisów aktów stanu cywilnego wydanych na druku wielojęzycznym sporządzonych zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.</li> <li>W przypadku, gdy nie znasz języka polskiego i chcesz załatwić sprawę osobiście, na Tobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza.</li> <li>Rejestr Stanu Cywilnego jest rejestrem centralnym prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji w systemie teleinformatycznym.</li> </ol>

Termin załatwienia

Sprawę załatwisz: <ul> <li>niezwłocznie,</li> <li>do 1 miesiąca w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego,</li> <li>do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.</li> </ul>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego	III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

W przypadku, gdy otrzymałeś decyzję o odmowie uzupełnienia aktu stanu cywilnego, możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 2 ust. 6, art. 12, 24 i 37 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. </li> <li>Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 roku w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.</li> <li>Art. 33, art. 35, 57, 76 a, 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Art. 4 i art. 5 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

Informacja Administratora o przetwarzaniu danych osobowych Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej. Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie. Informujemy, że: <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków Pełnomocnictwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=91d6ea85-187c-e8ce-8de5-914535ac6d13&groupId=536063 Wniosek w sprawie uzupełnienia aktu stanu cywilnego https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=9a27e125-2746-625c-1f1c-8292acc63d5c&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-14.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=f2274210-a324-6d06-6a55-b95f239f22dc&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Szczepan Ciuła Renata Syjud 2024-03-14 2025-10-16 2025-10-16