https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/6842687087637054751 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-18 Wydawanie odpisów z rejestru stanu cywilnego

Krótki opis usługi

<p>Odpis aktu stanu cywilnego to dokument, który potwierdza zdarzenie tj. narodziny dziecka, ślub albo zgon zarejestrowane w urzędzie stanu cywilnego.<br /> Rejestr stanu cywilnego jest rejestrem centralnym prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji w systemie teleinformatycznym.</p> <p>Jeśli chcesz ubiegać się o odpis aktu z rejestru stanu cywilnego, wykonaj poniższe czynności:</p> <ol> <li>Uiść opłatę skarbową, jeśli jest wymagana (szczegóły w sekcji &quot;Opłaty&quot;).</li> <li>Wypełnij jeden z dwóch druków wniosku o wydanie odpisu aktu z rejestru stanu cywilnego w zależności od tego w jaki sposób chcesz odebrać dokument, o który wnioskujesz. W przypadku jeśli odpis aktu chcesz odebrać osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego, wypełnij następujący <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=5dc89208-ab01-9a63-19f4-1f47f27e4eb4&groupId=536063">wniosek</a>. Jeśli chcesz otrzymać odpis aktu za pośrednictwem poczty to wypełnij ten <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=60c611b9-ad6c-3c11-533f-35154d006906&groupId=536063">wniosek</a>.</li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”) lub złóż <a href="https://moj.gov.pl/uslugi/engine/ng/index?xFormsAppName=OdpisAktuStanuCywilnego">wniosek drogą elektroniczną</a>.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

<p>Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz:</p> <ul> <li>jej małżonka,</li> <li>zstępnych, wstępnych, rodzeństwa,</li> <li>przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica) lub opiekuna,</li> <li>osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty na przykład zobowiązanie sądu),</li> <li>sądu,</li> <li>prokuratora,</li> <li>organizacji społecznej, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,</li> <li>instytucji administracji publicznej (na przykład urzędu gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.</li> </ul>

Kryteria dla realizacji usług

<p>Z wnioskiem o wydanie odpisu z rejestru stanu cywilnego możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy:</p> <ul> <li>Ciebie,</li> <li>Twojego współmałżonka lub rodzeństwa,</li> <li>Twoich wstępnych lub zstępnych.</li> </ul> <p>W przypadku jeśli chcesz otrzymać odpis dotyczący osoby z dalszej rodziny (nie będącej Twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.</p>

Wymagane dokumenty

<ol> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie odpisu aktu z rejestru stanu cywilnego (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Wniosek o wydanie odpisu na jednym z dwóch druków w zależności od tego w jaki sposób wnioskodawca będzie chciał odebrać dokument, o który wnioskuje: <ul> <li><a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=5dc89208-ab01-9a63-19f4-1f47f27e4eb4&groupId=536063">odbiór osobisty w Urzędzie Stanu Cywilnego</a>,</li> <li><a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=60c611b9-ad6c-3c11-533f-35154d006906&groupId=536063">odbiór za pośrednictwem poczty. </a></li> </ul> </li> <li>Dokumenty w przypadkach szczególnych:</li> </ol>

Nazwa dokumentu	W jakim przypadku	Kogo dotyczy
<p>Dokument wykazujący interes społeczny organizacji</p>	Organizacji społecznej	W przypadku wykazania interesu społecznego
<p>Statut organizacji społecznej</p>	Organizacji społecznej	W przypadku wykazania interesu społecznego
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=21c62682-4b93-fa16-a8ad-82fca2130faa&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p>	Pełnomocnika	W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p>	Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna	Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o wydanie odpisu z rejestru stanu cywilnego
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p>	Innej osoby	W przypadku wykazania interesu prawnego

Opłaty

<ol> <li>Opłacie skarbowej podlegają odpisy aktów stanu cywilnego do spraw m.in. spadkowych, majątkowych, meldunkowych, PZU.</li> <li>Opłacie skarbowej nie podlegają odpisy aktów stanu cywilnego do spraw m.in. alimentacyjnych, opieki, kurateli, przysposobienia, ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS), ubezpieczenia zdrowotnego, opieki społecznej, zatrudnienia, świadczeń socjalnych, nauki, szkolnictwa oraz oświaty pozaszkolnej, świadczeń rodzinnych (np. zasiłek rodzinny wraz z dodatkami, jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka), dokumentu tożsamości np. paszportu.</li> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłata skarbowa za wydanie decyzji o odmowie wydania odpisu stanu cywilnego w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. </li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:<br /> Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="http://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe </a>Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa za wydanie decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego	10	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego	33	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa za wydanie odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego z rejestru stanu cywilnego	22	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa	17	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

<p>USC przyjmuje klientów w oparciu o elektroniczny system kolejkowy.</p> <p>Bilety z systemu wydawane są w godzinach:</p> <ul> <li><strong>w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–17:30,</strong></li> <li><strong>w czwartki: 8:00–17:30.</strong></li> </ul> <p>Ostatni bilet klient może pobrać o godzinie 17.30 lub do wyczerpania się puli biletów przeznaczonych na dany dzień.</p> <p>Informacje o miejscach, w których można składać dokumenty:</p>

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Wadowicka 8W, 30-415 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	link	12 616 5555
I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 29, 30-003 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	link	12 616 5555
III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	os. Zgody 2, 31-949 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	link	12 616 5555
Dziennik Podawczy	ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30, <br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 5555
Kancelaria Magistratu	plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30, <br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 5555

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu

Wytyczne

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

<ol> <li style="text-align:justify">Można złożyć wniosek o wydanie skróconego odpisu wielojęzycznego drogą elektroniczną, ale wniosek będzie załatwiony poprzez wydanie dokumentu w formie papierowej. </li> <li style="text-align:justify">Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warunkiem otwarcia takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odpis aktu stanu cywilnego wydany na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.</li> <li style="text-align:justify">Przepisy nie przewidują wydania skróconych odpisów wielojęzycznych na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej.</li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

• Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
• Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
• Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Jeśli chcesz złożyć wniosek przez Internet – potrzebujesz profilu zaufanego lub <a href="https://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu wraz z czytnikiem</a> i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić twoją tożsamość.</li> <li>Możesz uzyskać następujące odpisy aktów z rejestru stanu cywilnego: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>odpis skrócony aktu:  <ul> <li>urodzenia, </li> <li>urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, </li> <li>małżeństwa, </li> <li>zgonu,</li> </ul> </li> <li>wielojęzyczny odpis skrócony aktu (nie wymaga tłumaczenia, może być Ci potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą): <ul> <li> urodzenia, </li> <li> małżeństwa, </li> <li>zgonu,</li> </ul> </li> <li>odpis zupełny aktu: <ul> <li>urodzenia, </li> <li>małżeństwa, </li> <li>zgonu, </li> <li>zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.</li> <li>Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony i stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).</li> <li>Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>Akty są sporządzane w elektronicznym centralnym rejestrze od 1 marca 2015 roku.<br /> Z uwagi na fakt, iż aplikacja informatyczna nadal jest modyfikowana, w czasie obsługi Klientów mogą wystąpić utrudnienia. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego może to zająć więcej czasu. </li> <li>Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Kierownik USC może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia Twojego podpisu.</li> <li>Odpis wielojęzyczny aktu małżeństwa nie może zostać wydany, jeżeli przynajmniej jeden z małżonków zmienił nazwisko decyzją administracyjną lub poprzez powrót do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa.</li> <li>Zstępni to Twoi potomkowie: dzieci, wnuki, prawnuki. Wstępni to członkowie rodziny, od których się wywodzisz: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.</li> </ol>

Termin załatwienia

<p>Odpis dostaniesz:</p> <ul> <li>niezwłocznie jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego,</li> <li>do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli Kierownik USC przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Krakowie),</li> <li>w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli USC, w którym złożyłeś wniosek nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do elektronicznego centralnego rejestru, </li> <li>do 1 miesiąca w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego,</li> <li>do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.</li> </ul>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego	II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

<p>W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego przez Kierownika USC możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.</p>

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 2 ust. 5 i 6, art. 12 ust.1, art. 44-45, art. 125 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego.</li> <li>Art. 33, art. 35, art. 57, art. 76a, art. 104, art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.</li> <li>Art. 4 i art. 5 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

<p>Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych</p> <p>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>.</p> <p>Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.</p> <p>Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.</p> <p>Informujemy, że:</p> <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu;<br /> Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu;</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu;</li> <li> Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> <p>Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:<br /> adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a><br /> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków</p> Załącznik nr 1 - wniosek o wydanie odpisów z rejestru stanu cywilnego https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=5dc89208-ab01-9a63-19f4-1f47f27e4eb4&groupId=536063 Załącznik nr 2 - wniosek o wydanie odpisów z rejestru stanu cywilnego i ich przesłanie https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=60c611b9-ad6c-3c11-533f-35154d006906&groupId=536063 Załącznik nr 3 - Pełnomocnictwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=21c62682-4b93-fa16-a8ad-82fca2130faa&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-18.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=b860833a-f93a-cc60-f335-ec73c61b0ad5&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Szczepan Ciuła Renata Syjud 2024-03-14 2025-07-15 2025-07-15