https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/6368881778937840524 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-21 Wydawanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego z wyjątkiem zaświadczenia o stanie cywilnym

Krótki opis usługi

Jeśli chcesz ubiegać się o zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby: <ol> <li>Uiść opłatę skarbową (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”) w wysokości: 24,00 zł.</li> <li>Wypełnij <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=dd0e5316-7a89-daf9-0255-7927931f13cb&groupId=536063">wniosek</a> o wydanie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.</li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”) lub <a href="https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-urzedu/UMKr">złóż wniosek drogą elektroniczną</a> (szczegóły w sekcji "Dostępność usługi elektronicznej"). W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz: <ul> <li>Jej małżonka,</li> <li>Zstępnych, wstępnych, rodzeństwa,</li> <li>Przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica) lub opiekuna,</li> <li>Osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu zaświadczenia (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu),</li> <li>Sądu,</li> <li>Prokuratora,</li> <li>Organizacji społecznej, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,</li> <li>Instytucji administracji publicznej (na przykład urzędu gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.</li> </ul>

Kryteria dla realizacji usług

<ol> <li>Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia możesz wystąpić w przypadku kiedy dotyczy: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>Ciebie,</li> <li>Twojego współmałżonka lub rodzeństwa,</li> <li>Twoich wstępnych lub zstępnych.</li> </ol> </li> <li>W przypadku jeśli chcesz otrzymać zaświadczenie dotyczące osoby z dalszej rodziny (nie będącej Twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.</li> </ol>

Wymagane dokumenty

W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy. <ol> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia (nie w każdym przypadku szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=dd0e5316-7a89-daf9-0255-7927931f13cb&groupId=536063">Wniosek</a> o wydanie zaświadczenia.</li> <li>Dokumenty w przypadkach szczególnych:</li> </ol>

Nazwa dokumentu	W jakim przypadku	Kogo dotyczy
<p>Dokument wykazujący interes społeczny organizacji</p>	Organizacji społecznej	W przypadku wykazania interesu społecznego
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=be612b24-2930-042f-72d8-a6e441819d76&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p>	Pełnomocnika	W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Statut organizacji społecznej</p>	Organizacji społecznej	W przypadku wykazania interesu społecznego
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p>	Innej osoby	W przypadku wykazania interesu prawnego
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p>	Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna	Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o wydanie zaświadczenia

Opłaty

<ol> <li>Opłacie skarbowej podlegają zaświadczenia do spraw między innymi spadkowych, majątkowych, meldunkowych, PZU.</li> <li>Opłacie skarbowej nie podlegają zaświadczenia do spraw m.in. alimentacyjnych, opieki, kurateli, przysposobienia, ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS), ubezpieczenia zdrowotnego, opieki społecznej, zatrudnienia, świadczeń socjalnych, nauki, szkolnictwa oraz oświaty pozaszkolnej, świadczeń rodzinnych.</li> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa: Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="http://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby	24	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie decyzji odmownej	10	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa	17	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi	24	kasa UMK przelew poczta kasa ZCK gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Informacje na temat miejsc, w których można składać dokumenty:

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Wadowicka 8W, 30-415 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 5555
Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30,<br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 5555
III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	os. Zgody 2, 31-949 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 5555
I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 29, 30-003 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00,<br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 5555

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu	Wytyczne
Pismo ogólne do urzędu	<p>Aby złożyć wniosek w formie elektronicznej:</p> <ol> <li>Kliknij link "Pismo ogólne do urzędu".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Ponownie wybierz "Załatw sprawę" oraz przy opcji "Pismo ogólne UMK" kliknij "Przejdź do formularza".</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu, a następnie wyślij wniosek. <strong>Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></li> </ol>

Link do portalu

Wytyczne

Pismo ogólne do urzędu

Aby złożyć wniosek w formie elektronicznej: <ol> <li>Kliknij link "Pismo ogólne do urzędu".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Ponownie wybierz "Załatw sprawę" oraz przy opcji "Pismo ogólne UMK" kliknij "Przejdź do formularza".</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu, a następnie wyślij wniosek. Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną – potrzebujesz profilu zaufanego lub <a href="https://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu wraz z czytnikiem</a> i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.</li> <li>Możesz uzyskać następujące dokumenty: <ul> <li>zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,</li> <li>zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego,</li> <li>decyzję o odmowie wydania zaświadczenia (Kierownik USC może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli dotyczy innej osoby, ale nie wykazałeś interesu prawnego. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną).</li> </ul> </li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>Zaświadczenie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.</li> <li>Zstępni to Twoi potomkowie: dzieci, wnuki, prawnuki. Wstępni to członkowie rodziny, od których się wywodzisz: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.</li> <li>Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby to dokument, który zawiera dane tej osoby z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz w rejestrze uznań, a także informację o zamieszczonych przypiskach wraz z ich treścią.</li> <li>Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego wydawane jest, jeśli księga stanu cywilnego zaginęła lub została zniszczona.</li> <li>Zaświadczenie może zostać wydane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest wystarczające do odczytania przesłanego dokumentu. Warunkiem otwarcia takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zaświadczenie wydane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.</li> </ol>

Termin załatwienia

<ol> <li>Zaświadczenie dostaniesz niezwłocznie jeśli akt lub akty są w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego: <ul> <li>do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli Kierownik USC przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Krakowie),</li> <li>w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli USC, w którym złożyłeś wniosek nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do elektronicznego centralnego rejestru.</li> </ul> </li> <li>Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego	II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie wydania zaświadczenia z rejestru stanu cywilnego możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 2 ust. 5 i 6, 12 ust. 1, art. 44 ust.1 pkt.2, art. 44 ust. 4, art. 45, art. 50, art. 133 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego.</li> <li>Art. 33, art. 35, art. 57, art. 76a, art. 104, art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

Informacja Administratora o przetwarzaniu danych osobowych Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej. Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie. Informujemy, że: <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków Wniosek o wydanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego i ich przesłanie https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=8be4b28a-cda7-aa42-d935-8e7341634581&groupId=536063 Wniosek o wydanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=dd0e5316-7a89-daf9-0255-7927931f13cb&groupId=536063 Pełnomocnictwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=be612b24-2930-042f-72d8-a6e441819d76&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-21.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=fbdbbb62-7f49-de64-87a2-499b4d956ec6&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Agnieszka Piasecka Renata Syjud 2024-03-14 2026-02-04 2026-02-04