https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/3796217045476986670 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-31 Udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

Krótki opis usługi

 <p>Jeśli chcesz ubiegać się o uwierzytelnioną kserokopię dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego:</p> <ol> <li>Uiść opłatę skarbową (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”) w wysokości: 5,00 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony.</li> <li>Wypełnij <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=fac4f887-4a22-666c-7b82-9846964ab920&groupId=536063">wniosek</a> o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych oraz przygotuj pozostałe dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”).</li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty lub złóż wniosek <a href="https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-urzedu/UMKr">drogą elektroniczną</a>. W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

 <p>Usługa odnosi się do osoby, której dotyczą akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, oraz:</p> <ol> <li>przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica małoletniego dziecka) lub opiekuna, </li> <li>osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu uwierzytelnionej kserokopii (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - na przykład wezwanie sądu),</li> <li>sądu,</li> <li>prokuratora.</li> </ol>

Kryteria dla realizacji usług

 <ol> <li>Z wnioskiem o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych możesz wystąpić w przypadku kiedy dotyczy: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>Ciebie,</li> <li>osoby, której jesteś przedstawicielem ustawowym lub opiekunem (np. małoletniego dziecka).</li> </ol> </li> <li>W przypadku, jeśli chcesz otrzymać uwierzytelnioną kserokopię dokumentu z akt zbiorowych, dotyczącą osoby z rodziny lub innej osoby, musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.</li> </ol>

Wymagane dokumenty

 <p><strong>W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></p> <ol> <li><a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=fac4f887-4a22-666c-7b82-9846964ab920&groupId=536063">Wniosek</a> o wydanie uwierzytelnionej kserokopii.</li> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie uwierzytelnionej kserokopii (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Dokumenty w przypadkach szczególnych:</li> </ol>
Nazwa dokumentu W jakim przypadku Kogo dotyczy
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p> Osoby, której dotyczą akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, przedstawiciela ustawowego i opiekuna Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o wydanie uwierzytelnionej kserokopii
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=315c9405-2474-c2fd-dbc9-513a14fdef84&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p> Pełnomocnika W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p> Innej osoby W przypadku wykazania interesu prawnego

Opłaty

 <ol> <li>Opłacie skarbowej podlegają uwierzytelnione kserokopie dokumentów do spraw między innymi: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>spadkowych,</li> <li>majątkowych,</li> <li>meldunkowych,</li> <li>PZU.</li> </ol> </li> <li>Opłacie skarbowej nie podlegają uwierzytelnione kserokopie dokumentów do spraw między innymi: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>alimentacyjnych,</li> <li>opieki, kurateli,</li> <li>przysposobienia,</li> <li>ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS),</li> <li>ubezpieczenia zdrowotnego,</li> <li>opieki społecznej,</li> <li>świadczeń socjalnych,</li> <li>świadczeń rodzinnych.</li> </ol> </li> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:  <br /> Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="https://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>
Tytuł płatnośc Kwota Forma Nr rachunku bankowego
Wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego - od każdej pełnej lub zaczętej strony 5 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie decyzji odmownej 10 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa 17 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

 <p>Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie:</p>
Nazwa Adres Godziny otwarcia Umówienie wizyty telefon
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego ul. Wadowicka 8W, 30-415 Kraków W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00 brak 12 616 55 55
III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego Os. Zgody 2, 31-949 Kraków W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00 brak 12 616 55 55
Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00 brak 12 616 55 55
I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego ul. Lubelska 29, 30-003 Kraków W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00<br/> brak 12 616 55 55

Dostępność usługi elektronicznej
Link do portalu Wytyczne
Pismo ogólne do urzędu <p>Aby złożyć wniosek w formie elektronicznej:</p> <ol> <li>Kliknij link &quot;Pismo ogólne do urzędu&quot;.</li> <li>Wybierz &quot;Załatw sprawę&quot;.</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Ponownie wybierz &quot;Załatw sprawę&quot; oraz przy opcji &quot;Pismo ogólne UMK&quot; kliknij &quot;Przejdź do formularza&quot;.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij &quot;Dalej&quot;, aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz &quot;Zapisz&quot; umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu, a następnie wyślij wniosek. <strong>Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego
  • Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
  • Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
  • Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

 <ol> <li>Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną – potrzebujesz profilu zaufanego, <a href="http://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu wraz z czytnikiem</a> lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pozwalają one potwierdzić twoją tożsamość.</li> <li>Możesz uzyskać uwierzytelnioną kserokopię dokumentu: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>w formie papierowej: osobiście lub pocztą na wskazany przez Ciebie adres,</li> <li>w formie elektronicznej.</li> </ol> </li> <li>Decyzja o odmowie wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu (kierownik USC może odmówić wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu, jeśli dotyczy innej osoby, a nie masz do tego prawa - dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie).</li> </ol>

Informacje dodatkowa

 <ol> <li>Dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego, stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. </li> <li>W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. </li> <li>Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej jako odwzorowanie cyfrowe lub może być zamieszczany opis tych dokumentów. </li> <li>Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane:  <ul> <li>na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo </li> <li>w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym. </li> </ul> </li> <li>Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.</li> <li>Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: <ul> <li>100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia,</li> <li>80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.</li> </ul> </li> <li>Po upływie tych okresów, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.</li> <li>Po upływie tych okresów, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje tak samo jak udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych przed upływem tych okresów.</li> </ol>

Termin załatwienia

 <p>Uwierzytelnioną kserokopię dokumentu z akt zbiorowych dostaniesz:</p> <ul> <li>do 7 dni,</li> <li>do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego),</li> <li>do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.</li> </ul>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna
Nazwa podmiotu Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

 <p>W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.</p>

Podstawa prawna

 <ol> <li>Art. 2 ust. 5 i 6, art. 12, art. 26 i art. 28 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Art. 33, art. 35, art. 57, art. 76a, art. 104 art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

 <p>Informacja Administratora o przetwarzaniu danych osobowych</p> <p>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>.</p> <p>Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.</p> <p>Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.</p> <p>Informujemy, że:</p> <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.<br /> Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane przez odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> <p>Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:<br /> adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a><br /> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków</p> Pełnomocnictwo do wniosku o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=315c9405-2474-c2fd-dbc9-513a14fdef84&groupId=536063 Wniosek o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=fac4f887-4a22-666c-7b82-9846964ab920&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-31.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=7193d269-28c1-a1b6-236c-07a99b83b3de&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Agnieszka Piasecka Renata Syjud 2024-03-10 2026-02-04 2026-02-04