Archiwum

Specjalistyczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna "Krakowski Ośrodek Terapii"  prowadzi rejestr osób zgłaszających się do poradni w formie papierowej i elektronicznej.

 

Dokumentacja psychoterapii i pomocy psychologicznej osób aktualnie niekorzystających z pomocy jest przekazywana do Składnicy Akt Poradni

 

REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SKŁADNICY AKT

Specjalistycznej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej "Krakowski Ośrodek Terapii"

 

 

1. Składnica akt zawiera informacje niejawne objęte tajemnicą służbową, uzyskane

w ramach czynności służbowych, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę prawnie chroniony interes zgłaszających się do SPPP "Krakowski Ośrodek Terapii".

 

2. Informacje są archiwizowane w postacie kart zgłoszeń, zapisów sesji, taśm

z rejestracją sesji, opinii psychologicznych, zaświadczeń.

 

3. Za składnicę akt odpowiada Dyrektor SPPP "KOT".

 

4. Archiwistą jest wyznaczony i przeszkolony pracownik, który jest jedyną osobą uprawnioną do udostępniania danych.

 

5. Prawo wstępu do składnicy akt i prawo do wyszukiwania ma archiwista, oraz

w obecności archiwisty jego przełożeni, oraz osoby korzystające z zasobu archiwalnego ( pracownicy merytoryczni KOT), lub inne osoby upoważnione przez Dyrektora.

 

6. Procedurę przekazywania dokumentów do składnicy akt nadzoruje Dyrektor lub Wicedyrektor w ramach nadzoru wewnętrznego.

 

7. Dane z archiwum mogą być udostępnione jedynie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy w ramach wykonywanej przez nich pracy.

 

8. Przez udostępnienie rozumie się zarówno udostępnienie na miejscu jak i wypożyczenie poza obręb składnicy akt.

Udostępnionych akt nie wolno wynosić poza teren Ośrodka.

 

9. Udostępnia się całe karty, nie wolno udostępniać pojedynczych akt wyjętych z teczek.

 

10. Dane udostępnia się dla celów służbowych, jak i innych celów.

 

11. Udostępnienie dla innych celów, osobom z zewnątrz może nastąpić wyłącznie na terenie składnicy akt i pod nadzorem archiwisty. Udostępnienie odbywa się

po uzyskaniu zezwolenie przez zainteresowanego od Dyrektora na podstawie przedstawionego podania.

 

12. W przypadki stwierdzenia braku lub uszkodzeń akt archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik.

 

13. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt lub włamania do pomieszczeń KOT archowosta zobowiązany jest do powiadomienia organów ścigania, Inspektora Danych Osobowych.

 

14. W sprawach, których nie opisuje regulamin obowiązuje:

I. Instrukcja o Organizacji i Zakresie Działania Składnicy Akt wydana przez Archiwum Centralne Ustawa o Ochronie Informacji Niejawnych:

II. Dziennik Ustaw nr 11 poz. 95 z dnia 22.01.1999r.