Rejestry, ewidencje, archiwa

Rejestry, ewidencje, archiwa

 

REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SKŁADNICY AKT SPPP "KRAKOWSKI OŚRODEK TERAPII".

 

 

1.  Składnica akt zawiera informacje niejawne objęte tajemnicą służbową, uzyskane

     w ramach czynności służbowych, których ujawnienie mogłoby narazić na szkodę prawnie chroniony interes zgłaszających się do SPPP "KOT".

 

2.  Informacje są archiwizowane w postacie kart zgłoszeń, zapisów sesji, taśm

     z rejestracją sesji, opinii psychologicznych, zaświadczeń, innych danych o osobach zgłaszających się do Poradni.

 

3.  Za składnicę akt odpowiada Dyrektor SPPP "KOT".

 

4.  Archiwistą jest wyznaczony i przeszkolony pracownik, który jest jedyną osobą do udostępniania danych.

 

5.  Prawo wstępu do składnicy akt i prawo do wyszukiwania ma archiwista, oraz

     w obecności archiwisty Dyrektor lub Wicedyrektor, oraz osoby korzystające z zasobu archiwalnego ( pracownicy merytoryczni SPPP "KOT"), lub inne osoby upoważnione przez Dyrektora.

 

6.  Procedurę przekazywania dokumentów do składnicy akt nadzoruje Dyrektor lub Wicedyrektor w ramach nadzoru wewnętrznego.

 

7.  Dane z archiwum mogą być udostępnione jedynie osobom dającym rękojmię zachowania tajemnicy w ramach wykonywanej przez nich pracy.

 

8.  Przez udostępnienie rozumie się zarówno udostępnienie na miejscu jak i wypożyczenie poza obręb składnicy akt.

     Udostępnionych akt nie wolno wynosić poza teren Ośrodka.

 

9.  Udostępnia się całe karty, nie wolno udostępniać pojedynczych akt wyjętych z teczek.

 

10. Dane udostępnia się dla celów służbowych, jak i innych celów.

 

11. Udostępnienie dla innych celów, osobom z zewnątrz może nastąpić wyłącznie na terenie składnicy akt i pod nadzorem archiwisty. Udostępnienie odbywa się

     po uzyskaniu zezwolenie przez zainteresowanego od Dyrektora na podstawie przedstawionego podania.

 

12. W przypadki stwierdzenia braku lub uszkodzeń akt archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik.

 

13. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt lub włamania do pomieszczeń Dyrektor  SPPP "KOT" zobowiązany jest do powiadomienia organów ścigania.

 

14. W sprawach, których nie opisuje regulamin obowiązuje:

           I.     Instrukcja o Organizacji i Zakresie Działania Składnicy Akt wydana przez Archiwum Centralne Ustawa o Ochronie Informacji Niejawnych:

           II.    Dziennik Ustaw nr 11 poz. 95 z dnia 22.01.1999r.