Udostępnianie informacji zawartych w prowadzonych rejestrach i ewidencjach następuje zgodnie z przepisami ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, przy zachowaniu wymogów określonych przepisami szczególnymi, w tym przepisami o ochronie danych osobowych.
Archiwum zakładowe prowadzone jest w siedzibie Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie, przy ul. Bolesława Czerwieńskiego 16 w Krakowie.
Udostępnianie dokumentacji z archiwum zakładowego odbywa się na podstawie złożonego wniosku, po uzyskaniu zgody Dyrektora Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie, co do zasady na terenie archiwum zakładowego i pod nadzorem archiwisty. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w godzinach pracy Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie.