Referat Obsługi Mieszkańców

REFERAT OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW - EM

Kierownik: Michał Smolarek

ul. Czerwieńskiego 16, 31 - 319 Kraków, piętro I, pok. 117
tel.: 12 616-61-47

 

1. Do zadań Referatu Obsługi Mieszkańców należy:

1) z zakresu administrowania lokalami mieszkalnymi, pracowniami twórczymi, tymczasowymi pomieszczeniami:

a) prowadzenie spraw związanych z lokalami, pracowniami twórczymi, tymczasowymi pomieszczeniami od momentu zawarcia umowy do chwili ich opróżnienia,

b) sporządzanie i aktualizowanie umów najmu oraz umów użyczenia, a także ich rozwiązywanie oraz wypowiadanie wysokości czynszu,

c) naliczanie i weryfikacja wysokości czynszu najmu, wysokości odszkodowania za bezumowne korzystanie, wysokości opłaty eksploatacyjnej, wysokości opłaty za korzystanie z nieruchomości lub innych opłat w oparciu o obowiązujące przepisy,

d) naliczanie kaucji przyszłym najemcom lokali,

e) bieżąca obsługa użytkowników lokali, pracowni twórczych, tymczasowych pomieszczeń,

f) przyjmowanie wniosków oraz rozpatrywanie skarg i interwencji mieszkańców dotyczących zasobu obsługiwanego przez Referat Obsługi Mieszkańców,

g) przeprowadzanie i przekazywanie użytkownikom informacji dotyczących wizji lokalnych w terenie celem sprawdzenia stanu sanitarno-porządkowego nieruchomości oraz interwencji w wyniku uzyskanych zgłoszeń, w tym dotyczących przestrzegania regulaminu porządku domowego,

h) powiadamianie użytkowników o wysokości opłat (z wyłączeniem powiadomień zmieniających wysokość zaliczek wynikających ze zmiany wysokości opłat niezależnych od właściciela wprowadzonych przez Referat Rozliczeń Nieruchomości),

i) nadzór nad właściwym korzystaniem z lokali, pracowni twórczych, tymczasowych pomieszczeń oraz używaniem ich zgodnie z warunkami określonymi w obowiązujących umowach i właściwych przepisach,

j) zakładanie oraz prowadzenie teczek lokali, pracowni twórczych, tymczasowych pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem ich kompletności,

k) uczestnictwo w komisjach związanych z nadzorowanymi lokalami, pracowniami twórczymi, tymczasowymi pomieszczeniami.

2) z zakresu współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi ZBK:

a) przesyłanie informacji do Referatu Czynszów Lokali Mieszkalnych stanowiących podstawę dokonania korekty naliczenia czynszu lub bezumownego korzystania lub innych opłat,

b) bieżące przekazywanie informacji do Referatu Eksploatacji o zmianach ilości osób zamieszkujących lokale i tymczasowe pomieszczenia lub korzystających
z pracowni twórczych, w celu aktualizacji zakresu umów o odbiór odpadów komunalnych,

c) informowanie Referatu Eksploatacji o sprzedaży pierwszego lokalu celem zorganizowania zebrania wspólnoty mieszkaniowej,

d) zgłaszanie do Referatu Technicznego awarii oraz usterek w celu ich usunięcia,

e) weryfikacja przekazywanych przez Referat Dokumentacji Technicznych inwentaryzacji w zakresie ich zgodności z dokumentami (aktami),

f) współpraca z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań m.in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię.

3) pozostałe zadania:

a) sporządzanie wniosków o przeprowadzenie postępowania w przedmiocie nabycia spadku po zmarłych użytkownikach w przypadku, gdy takie postępowania dotyczą ruchomości pozostawionych w lokalach, pracowniach twórczych, tymczasowych pomieszczeniach i nie są wszczynane przez inny referat,

b) prowadzenie spraw dotyczących pustostanów na podstawie właściwych przepisów, w szczególności wprowadzanie danych do systemu informatycznego, przeciwdziałanie nielegalnemu ich zasiedleniu poprzez właściwe zabezpieczenie,

c) bieżące informowanie zarządców wspólnot mieszkaniowych o liczbie osób zamieszkujących w lokalach i tymczasowych pomieszczeniach oraz korzystających z pracowni twórczych lub o powierzchni użytkowej lub
o powierzchni grzewczej lub o odczytach zużycia mediów,

d) odczytywanie stanu urządzeń pomiarowych, wpisywanie odczytów do systemu informatycznego, a także współpraca z firmami dokonującymi odczytu wskazań liczników,

e) bieżąca analiza kosztów oraz zużycia nośników energii, w tym wody, energii elektrycznej, gazu na podstawie odczytów urządzeń pomiarowych, faktur zakupu oraz informowanie właściwych referatów o stwierdzonych nieprawidłowościach,

f) nadzór nad podmiotami działającymi na zlecenie ZBK w zakresie eksploatacji zarządzanych nieruchomości,

g) współpraca z firmami świadczącymi usługi na rzecz ZBK oraz kontrola wykonywanych przez te firmy zleconych zadań i czynności,

h) bieżąca kontrola stanu sanitarno-porządkowego zarządzanych i administrowanych zasobów,

i) weryfikacja faktur z tytułu dostaw i usług oraz faktur za media,

j) sporządzanie sprawozdań lub raportów w zakresie realizowanych zadań,

k) realizacja procedur związanych z najmem lokali mieszkalnych w drodze aukcji lub przetargu,

l) uczestnictwo w pracach Zespołów Zadaniowych,

m) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa i jednostkami miejskimi.