czcionka:
kontrast:
REFERAT ORGANIZACJI, ADMINISTRACJI I KONTAKTÓW Z MEDIAMI
Kierownik: Anna Gilowska
ul. Czerwieńskiego 16, 31 - 319 Kraków, piętro I, pokój 134
tel: 12 291-28-18
1. Do zadań Referatu Organizacji, Administracji i Kontaktów z Mediami należy:
1) z zakresu organizacji i zarządzania:
a) nadzór i koordynowanie zasadniczych przedsięwzięć organizacyjnych,
b) opracowywanie dokumentów związanych z organizacją jednostki i ich bieżąca aktualizacja,
c) nadzór nad przygotowywaniem aktów wewnętrznych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych ZBK,
d) kompletowanie i przechowywanie dokumentów regulujących powstanie i działalność ZBK oraz aktów wewnętrznych,
e) koordynowanie działań niezbędnych dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki,
f) koordynowanie działań w zakresie udostępnienia informacji publicznej,
g) nadzór nad aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa z zakresu działania jednostki oraz strony internetowej ZBK,
h) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Dyrektora ZBK dla pracowników oraz osób trzecich, przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Prezydenta Miasta Krakowa oraz udział w ich procedowaniu w UMK,
i) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz interpelacji i korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi oraz współpraca w tym zakresie z właściwymi merytorycznie Wydziałami Urzędu Miasta Krakowa.
j) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych, audytów oraz nadzór nad terminowością realizacji zaleceń,
k) obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ZBK,
l) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami wyposażenia ZBK i ubezpieczeniami na życie pracowników,
m) prowadzenie działań związanych z nieodpłatnym zatrudnieniem skazanych,
2) z zakresu pozyskiwania środków zewnętrznych:
a) monitoring i analiza dostępnych środków z funduszy strukturalnych UE oraz innych środków pozabudżetowych możliwych do pozyskania na finansowanie działań ZBK,
b) nadzór nad opracowywaniem dokumentów aplikacyjnych dla projektów ubiegających się o wsparcie ze środków krajowych, unijnych, międzynarodowych,
c) nadzór nad działaniami związanymi z przygotowywaniem wniosków o płatność, zestawień i sprawozdań z realizacji projektów
d) monitoring trwałości projektów realizowanych przez ZBK,
3) z zakresu kontaktów z mediami:
a) zarządzanie stronami internetowymi oraz mediami społecznościowymi znajdującymi się w dyspozycji ZBK oraz kształtowanie pozytywnego wizerunku i reprezentowanie ZBK wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
b) tworzenie i realizowanie ustalonej polityki informacyjnej ZBK,
c) przygotowywanie projektów odpowiedzi/stanowisk na zapytania prasowe oraz prowadzenie ich rejestru,
d) przygotowywanie sprostowań/polemik do ukazujących się artykułów prasowych,
e) informowanie mediów o pracach i kierunkach działania ZBK, a także organizowanie spotkań z dziennikarzami i wywiadów dla mediów,
f) monitorowanie prasy pod kątem informacji o ZBK,
g) współpraca z Urzędem Miasta Krakowa i innymi miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie polityki informacyjnej Gminy Miejskiej Kraków,
4) z zakresu prac administracyjnych:
a) obsługa sekretarska jednostki,
b) prowadzenie działań związanych z eksploatacją pojazdów służbowych,
c) przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno - podawczych,
d) obsługa stanowisk kancelaryjnych w zakresie dystrybucji korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
e) obsługa Bazy Danych odpadowych oraz prowadzenie jej ewidencji i sprawozdawczości,
f) zamawianie i prowadzenie zakupu czasopism oraz wydawnictw fachowych,
g) zakup i wydawanie biletów MPK,
h) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania niezbędnych urządzeń technicznych będących na wyposażeniu ZBK,
i) zaspokojenie potrzeb transportowych i materiałowych jednostki (tj. materiały biurowe, wyposażenie, pieczątki, wizytówki, szyldy i tablice informacyjne),
j) znakowanie oraz ewidencja środków trwałych stanowiących wyposażenie obiektów biurowych ZBK,
k) obsługa rzeczowych składników majątkowych ZBK,
l) zapewnienie dozoru i ochrony oraz sprzątania obiektów biurowych ZBK,
m) prowadzenie działań związanych z udostępnieniem miejsc postojowych zlokalizowanych przy siedzibie ZBK,
5) z zakresu zagadnień informatycznych:
a) zarządzanie, monitorowanie oraz rozwój infrastruktury teleinformatycznej, w tym serwerów, systemów operacyjnych i urządzeń sieciowych, a także sporządzanie wniosków dotyczących rozwoju,
b) zarządzanie dostępem zdalnym do systemów informatycznych, dostępem do sieci Internet,
c) zapewnienie bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej oraz danych gromadzonych z wykorzystaniem technik informatycznych,
d) zarządzanie licencjami systemów operacyjnych, aplikacji biurowych, baz danych, oprogramowania specjalistycznego, antywirusowego, poczty elektronicznej itp.,
e) obsługa w zakresie bieżącego serwisowania sprzętu komputerowego oraz oprogramowania użytkowanego przez użytkowników ZBK,
f) utrzymywanie ciągłości pracy systemów informatycznych poprzez właściwą konfigurację, administrację, zarządzanie poprawkami do systemów informatycznych,
g) instalacja i konfiguracja oraz przekazywanie urządzeń komputerowych użytkownikom do eksploatacji oraz wsparcie techniczne,
h) przygotowywanie, realizacja oraz rozliczenie umów serwisowych i konserwacyjnych sprzętu komputerowego, drukującego,
i) administrowanie stroną internetową ZBK,
j) nadzór nad obsługą systemów informatycznych wykorzystywanych w ZBK,
k) regularne tworzenie kopii zapasowych zasobu danych oraz programów,
l) współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie opracowania regulacji dotyczących bezpieczeństwa informacji ZBK,
6) z zakresu spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy:
a) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) dokonywanie okresowych analiz i ocen stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz sporządzanie w tym zakresie stosownych sprawozdań,
c) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
7) z zakresu spraw związanych z zabezpieczeniem ppoż. i obroną cywilną:
a) planowanie potrzeb w zakresie wyposażenia obiektów biurowych ZBK w podręczny sprzęt gaśniczy i urządzenia p/poż, dopilnowanie przeprowadzenia kontroli, przeglądów technicznych, badań, pomiarów i konserwacji podręcznego sprzętu gaśniczego oraz urządzeń p/poż.,
b) nadzorowanie szkoleń okresowych w zakresie ochrony p/poż., zapobieganie pożarom oraz prowadzenie ewakuacji,
c) organizowanie szkoleń z zakresu obrony cywilnej,
d) prowadzenie dokumentacji oraz sprawozdań okresowych i rocznych z zakresu obrony cywilnej,
e) współpraca z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego UMK i Zespołem Zarządzania Kryzysowego Miasta Krakowa,
f) prowadzenie działań związanych z obsługą Punktu „stałego dyżuru”,
8) z zakresu prowadzenia archiwum:
a) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych ZBK,
b) prowadzenie archiwum obejmującego dokumentację otrzymaną po zlikwidowanych Przedsiębiorstwach Gospodarki Mieszkaniowej: „Krowodrza”, „Podgórze”, „Śródmieście”, „Nowa Huta”,
c) opracowywanie przejętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,
d) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
e) przekazywanie wybranych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
f) inicjowanie brakowania dokumentów kategorii B, której okres przechowywania minął.