Urząd Stanu Cywilnego

Referat Organizacyjny

Zakres działania:

1) prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Urzędu Stanu Cywilnego;
2) opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno-gospodarczych miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych;
3) opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych;
4) wprowadzanie projektów planów budżetu do Systemu STRADOM, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją Budżetu Urzędu Stanu Cywilnego, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
5) ewidencjonowanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji;
6) ewidencjonowanie podań, składanych bezpośrednio przez interesantów;
7) przygotowywanie korespondencji do wysyłki;
8) ewidencjonowanie wpływających orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych;
9) udzielanie informacji w zakresie działania Urzędu Stanu Cywilnego;
10) koordynacja w zakresie ewidencjonowania i terminowości załatwiania skarg, wniosków i interpelacji;
11) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń, poleceń służbowych i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu;
12) opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz o działalności Urzędu Stanu Cywilnego;
13) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału - Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz kontrola ich wykonania;
14) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa systemu GRU i WYBUD;
15) przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów i zleceń w trybie ustawy o zamówieniach publicznych oraz nadzór nad terminowością ich wykonania;
16) prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu Stanu Cywilnego;
17) sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki i sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej;
18) załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
19) sporządzanie wniosków o wypłatę premii, nagród i innych dodatków do wynagrodzeń;
20) użytkowanie i obsługa poczty elektronicznej;
21) koordynowanie przygotowania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb realizowania spraw należących do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego;
22) obsługa Internetowego Dziennika Zapytań;
23) koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej;
24) nadzór nad aktualizacją serwisu i koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP;
25) przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Stanu Cywilnego;
26) współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością w sprawie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001 oraz realizacja zadań w tym zakresie;
27) koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w systemie zarządzania kosztami zadań;
28) koordynowanie spraw w zakresie realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK;
29) prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Urzędu Stanu Cywilnego;
30) dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
31) realizacja umów o konserwację i oprawę ksiąg archiwalnych;
32) współpraca z Biurem Prasowym w opracowywaniu informacji o działalności Urzędu Stanu Cywilnego;
33) prowadzenie biblioteki Urzędu Stanu Cywilnego;
34) przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno-podawczych Urzędu Stanu Cywilnego;
35) nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie sal ślubów Urzędu Stanu Cywilnego;
36) prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia;
37) sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM;
38) współpraca przy organizowaniu uroczystości długoletniego pożycia małżeńskiego i 100-lecia urodzin;
39) prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy w postaci testamentu allograficznego;
40) opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
41) prowadzenie i aktualizacja rejestru udzielonych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego upoważnień i pełnomocnictw;
42) prowadzenie ewidencji sprzętu używanego dla realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
43) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz kontrola ich zużycia i rozliczania;
44) potwierdzanie, przedłużanie ważności lub unieważnianie profilu zaufanego ePUAP;
45) koordynacja działań Referatów w zakresie przekazywania akt spraw do archiwum zakładowego.

Wstecz