Referat Organizacyjno-Kancelaryjny (AU-08)

Wydział Architektury i Urbanistyki (AU)

Zakres działania:

1. obsługa kancelaryjno – biurowa Wydziału;
2. prowadzenie oraz udostępnianie Rejestru Centralnego - opisowej i graficznej bazy danych wydanych decyzji o pozwoleniu na budowę oraz decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu i decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;
3. prowadzenie Rejestru Centralnego decyzji wydanych w sprawach nałożenia kar pieniężnych dot. uchwały nr XXXVI/908/20 Rady Miasta Krakowa z dnia 26 lutego 2020r.;
4. prowadzenie Rejestru Decyzji Wojewody Małopolskiego;
5. prowadzenie wewnętrznego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i udostępnianie zbioru na potrzeby pracowników Wydziału;
6. obsługa sekretariatu;
7. prowadzenie spraw związanych z budżetem Wydziału w zakresie planowania bieżących zadań budżetowych, zmian w planie wydatków bieżących, sporządzania materiałów sprawozdawczych z realizacji budżetu, oraz monitorowanie zadań bieżących budżetu zadaniowego, przygotowywanie planów dochodów i wydatków, sprawozdań z tytułu nakładanych kar;
8. sporządzanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu Miasta Krakowa oraz bieżąca analiza wydatków i dochodów;
9. sporządzanie planów zamówień publicznych, przygotowywanie dokumentacji oraz udział w przeprowadzanych postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych;
10. koordynacja obsługi Systemu Zarządzania Kosztami Zadań (RCP) w zakresie działań Wydziału;
11. obsługa wydatków budżetowych;
12. przygotowanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;
13. obsługa systemów informatycznych związanych z realizacją budżetu;
14. obsługa zawierania umów i zleceń oraz ich realizacja;
15. prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów;
16. sporządzanie sprawozdań i informacji na potrzeby Wydziału, Urzędu Miasta Krakowa, Rady Miasta Krakowa lub na podania wnioskodawców;
17. prowadzenie aplikacji Bazy Osób Zaginionych;
18. prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Wydziału;
19. prowadzenie rejestrów poleceń, zarządzeń i wytycznych Dyrektora Wydziału;
20. archiwizowanie i przekazywanie akt Wydziału do Archiwum Zakładowego;
21. prowadzenie księgi inwentarzowej Wydziału;
22. prowadzenie kartoteki osobistego wyposażenia pracowników;
23. prowadzenie kart użytkowników odpowiedzialnych za urządzenia komputerowe;
24. prowadzenie biblioteki wydziałowej;
25. wprowadzanie do aplikacji informatycznej PARK KULTUROWY informacji należących do zakresu działania Wydziału;
26. ostemplowywanie, rejestrowanie i wydawanie dzienników budowy;
27. wprowadzanie wydanych decyzji do systemu WPBUD (obsługa wpływów budżetowych);
28. bieżąca aktualizacja danych w systemie WPBUD (odnotowanie wszystkich czynności związanych z postępowaniem);
29. obsługa Elektronicznego Systemu Zamówień Towarów, przyjęcie i wydawanie materiałów pracownikom;
30. przyjmowanie korespondencji wpływającej do Wydziału oraz innych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa, poprzez obsługę stanowisk w Punkcie Obsługi Mieszkańców w siedzibie Wydziału w zakresie:
    • rejestracji pism w systemie SOS, EZD PUW,
    • przygotowania wydruków przyjętej korespondencji,
    • przekazania zarejestrowanej poczty na stanowiska merytoryczne Wydziału,
    • przekazania przyjętej korespondencji do innych komórek organizacyjnych Urzędu;
31. prowadzenie rejestrów korespondencji i wniosków wpływających do Wydziału dla Referatów Ustalania Warunków Zabudowy, Referatu Ustalania Lokalizacji Inwestycji Celu Publicznego i Inwestycji Mieszkaniowych, Referatów Postępowań Administracyjnych oraz Referatu Postępowań Nieprocesowych w zakresie wszystkich kategorii, a dla Referatu Organizacyjno – Kancelaryjnego, Referatu Informacji i Referatu Prawnego w zakresie kategorii „0” i „670” w tym: - rejestracja spraw, - przypięcia pism do spraw w systemie SOS, EZD PUW - przekazanie poczty na stanowiska inspektorów;
32. obsługa techniczno – administracyjna Wydziału w zakresie wysyłki poczty – obsługa w systemie Spedycja - rozdzielanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, - pieczętowanie zatwierdzonych projektów budowlanych;
33. wprowadzanie danych zgłoszeń z projektem budowlanym do BIP;
34. obsługa elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP;
35. obsługa korespondencji kierowanej na adres do doręczeń elektronicznych;
36. obsługa dziennika podawczego – przyjmowanie, skanowanie i rejestracja korespondencji;
37. koordynacja w zakresie przeprowadzanych audytów zewnętrznych i wewnętrznych;
38. koordynacja w zakresie organizacyjnym kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.