Referat Organizacyjny (BR-02)

Kancelaria Rady Miasta Krakowa (BR)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (BR-02) należy:

1. organizacja oraz obsługa kancelaryjno-biurowa spotkań Przewodniczącego lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady, radnych ze środowiskami społecznozawodowymi, przedstawicielami instytucji, organizacji politycznych i zawodowych, społecznościami lokalnymi;
2. przygotowywanie udziału Przewodniczącego lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady, radnych w oficjalnych spotkaniach, uroczystościach państwowych i miejskich, imprezach okolicznościowych i innych wystąpieniach publicznych;
3. organizacja konferencji, narad, szkoleń;
4. kompletowanie i aktualizacja informacji osobowych dotyczących radnych Miasta Krakowa niezbędnych dla prawidłowej obsługi zadań należących do zakresu działania Kancelarii;
5. prowadzenie sekretariatu Kancelarii oraz Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa;
6. prowadzenie spraw osobowych Kancelarii (w tym: etatyzacja pracowników, zakresy czynności, opisy stanowisk, ewidencja urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich, listy obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych, sprawy socjalne pracowników, badania okresowe i kontrolne itp.) oraz spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Kancelarii;
7. występowanie do właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przygotowania i wydawania folderów, ulotek, wydawnictw okolicznościowych, prezentacji multimedialnych dotyczących Rady Miasta Krakowa;
8. ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię, nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi;
9. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Kancelarii;
10. koordynacja sporządzania i publikowania sprawozdań, danych statystycznych, informacji i opracowań dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię;
11. sporządzanie zestawień stanowiących podstawę wypłaty diet radnym. Wykonywanie czynności należących do administratora systemu DIETY;
12. wykonywanie zadań wynikających z obowiązku stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych ze szczególnym uwzględnieniem realizacji zadań budżetowych związanych z obsługą Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych;
13. obsługa finansowa Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych oraz nadzór nad wydatkowaniem ww. środków;
14. planowanie, projektowanie, zakup, ewidencjonowanie oraz przechowywanie i wydawanie upominków i materiałów promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Kancelarię;
15. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych w Kancelarii;
16. obsługa techniczna związana z opracowywaniem harmonogramów dyżurów radnych oraz ich bieżącą aktualizacją;
17. sporządzanie zbiorczych harmonogramów czasu pracy Kancelarii;
18. prowadzenie księgi inwentarzowej Kancelarii. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz przedmiotów stanowiących wyposażenie Kancelarii i będących w dyspozycji Kancelarii;
19. analiza budżetowa zadań Kancelarii, w tym: planowanie i sprawozdawczość;
20. szczegółowe planowanie, monitorowanie i koordynacja zadań bieżących budżetu Kancelarii w systemie STRADOM;
21. koordynowanie i monitorowanie czasu pracy w SZKZ (System Zarządzania Kosztami Zadań);
22. koordynacja prac związanych z obsługą Biuletynu Informacji Publicznej w Kancelarii;
23. wykonywanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Miasta Krakowa. W ramach referatu funkcjonuje wiodący koordynator PBI w Kancelarii;
24. koordynacja w Kancelarii czynności wynikających z Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa;
25. prowadzenie rejestru i rozliczanie delegacji krajowych radnych Miasta Krakowa, współpraca z odpowiednią komórką Urzędu Miasta Krakowa w zakresie rozliczeń delegacji zagranicznych;
26. udzielanie mieszkańcom informacji dotyczących dyżurów radnych;
27. wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemach i podsystemach informatycznych zgodnie z nadanymi uprawnieniami.