Referat Organizacyjno-Budżetowy (EW-06)

Wydział Egzekucji Administracyjnej i Windykacji (EW)

Zakres działania:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Wydziału oraz Sekretariatu;
2. ewidencja korespondencji, obsługa elektronicznej skrzynki Wydziału;
3. prowadzenie dziennika podawczego;
4. prowadzenie spraw osobowych Wydziału (zakresy czynności, opisy stanowisk, karty badań, ewidencjonowanie urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich, listy obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, etc.);
5. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Wydziału oraz koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestr Czasu Pracy (RCP);
6. prowadzenie spraw związanych z BHP i ppoż;
7. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach;
8. prowadzenie ewidencji i rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Wydziału,
9. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych w Wydziale;
10. prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczęci, przekazywanie pieczęci pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczęci przekazanych do kasacji;
11. prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wydziału oraz Wydziałowej księgi kontroli;
12. prowadzenie i aktualizacja kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia w Wydziale;
13. koordynacja spraw związanych z zamówieniami publicznymi procedowanymi przez Wydział;
14. rozliczanie wyciągów bankowych;
15. naliczanie wynagrodzenia prowizyjnego zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami;
16. prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem zadań Wydziału;
17. planowanie i analiza dochodów budżetowych realizowanych przez Wydział;
18. analiza budżetowa i sporządzanie sprawozdań budżetowych;
19. planowanie budżetu zadaniowego i nadzór nad jego realizacją;
20. przygotowywanie planu, sprawozdań oraz zmian w przedsięwzięciach wieloletnich ujętych w Wieloletniej Prognozie Finansowej;
21. sporządzane harmonogramu realizacji wydatków oraz dochodów wraz z jego zmianami;
22. kontrola prawidłowości zapisów finansowych w umowach i zleceniach przedstawianych do Generalnego Rejestru Umów;
23. ewidencjonowanie rachunków, faktur i umów, przygotowywanie wniosków o wypłatę oraz księgowanie wydatków rzeczowych Wydziału;
24. koordynowanie zadań związanych z publikowaniem informacji/danych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa, Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz Gminnym Serwisie Informacyjnym, nadzorowanie kompletności i aktualności publikowanych informacji;
25. prowadzenie ewidencji zaleceń audytowych i kontrolnych oraz monitoring ich realizacji;
26. koordynacja realizacji działań związanych z Systemem Zarządzania Jakością i Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych) oraz współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przetwarzania danych;
27. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrekcję Wydziału;
28. prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i interpelacji oraz wniosków o udzielenie informacji publicznej dotyczących działań Wydziału, bieżąca kontrola terminowości udzielania odpowiedzi;
29. prowadzenie rejestru skarg rozpatrywanych przez Dyrektora Wydziału;
30. przygotowywanie projektów uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału;
31. prowadzenie rejestrów uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału;
32. procedowanie aktów kierowania;
33. kompleksowa obsługa Międzyzakładowej Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej (MKZP).