Referat Organizacyjno-Budżetowy (EW-06)

Wydział Egzekucji Administracyjnej i Windykacji (EW)

Zakres działania:

1) Prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Wydziału oraz Sekretariatu;
2) Ewidencja korespondencji, obsługa elektronicznej skrzynki Wydziału i Internetowego Dziennika Zapytań;
3) Prowadzenie dziennika podawczego;
4) Prowadzenie spraw osobowych Wydziału (zakresy czynności, opisy stanowisk, karty badań, ewidencjonowanie urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich, listy obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, etc.);
5) Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Wydziału oraz koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestr Czasu Pracy (RCP);
6) Prowadzenie spraw związanych z BHP i ppoż;
7) Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach;
8) Prowadzenie ewidencji podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Wydziału;
9) Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych w Wydziale;
10) Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczęci, przekazywanie pieczęci pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczęci przekazanych do kasacji;
11) Prowadzenie ksiąg inwentarzowych Wydziału oraz Wydziałowej księgi kontroli;
12) Prowadzenie i aktualizacja kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia w Wydziale;
13) Koordynacja spraw związanych z zamówieniami publicznymi procedowanymi przez Wydział;
14) Rozliczanie wyciągów bankowych;
15) Naliczanie wynagrodzenia prowizyjnego zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami;
16) Prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem zadań Wydziału;
17) Planowanie i analiza dochodów budżetowych realizowanych przez Wydział;
18) Analiza budżetowa i sporządzanie sprawozdań budżetowych;
19) Planowanie budżetu zadaniowego i nadzór nad jego realizacją;
20) Przygotowywanie planu, sprawozdań oraz zmian w przedsięwzięciach wieloletnich ujętych w Wieloletniej Prognozie Finansowej;
21) Sporządzanie harmonogramu realizacji wydatków oraz dochodów wraz z jego zmianami;
22) Kontrola prawidłowości zapisów finansowych w umowach i zleceniach przedstawianych do Generalnego Rejestru Umów;
23) Ewidencjonowanie rachunków, faktur i umów, przygotowywanie wniosków o wypłatę oraz księgowanie wydatków rzeczowych Wydziału;
24) Koordynowanie zadań związanych z publikowaniem w Biuletynie informacji Publicznej Miasta Krakowa, Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz Gminnym Serwisie Informacyjnym, nadzorowanie kompletności i aktualności publikowanych informacji; 25) Prowadzenie ewidencji zaleceń audytowych i kontrolnych oraz monitoring ich realizacji;
26) Koordynacja realizacji działań związanych z Systemem Zarządzania Jakością i Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych) oraz współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przetwarzania danych;
27) Sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrekcję Wydziału;
28) Prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i interpelacji oraz wniosków o udzielenie informacji publicznej dotyczących działań Wydziału, bieżąca kontrola terminowości udzielania odpowiedzi;
29) Prowadzenie rejestrów uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału;
30) Procedowanie aktów kierowania;
31) Kompleksowa obsługa Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej (KZP).