Referat Organizacyjny (FK-01)

Wydział Finansowy (FK)

Zakres działania:

Do zadań Referatu Organizacyjnego (FK-01) należy:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;
2. bieżąca ewidencja korespondencji otrzymywanej i wysyłanej z Wydziału w aplikacji EZD PUW; 
3. obsługa elektronicznej skrzynki Wydziału;
4. obsługa skrzynki mailowej "Propozycje dla FK";
5. prowadzenie ewidencji oraz bieżąca kontrola terminowości realizacji: uchwał Rady Miasta, oraz wniosków i opinii Komisji Rady, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, a także zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, a w szczególności:
   • prowadzenie rejestru uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału, przekazywanie ich kierownikom komórek organizacyjnych wchodzących w skład Wydziału celem zapoznania się i ich realizacji,
   • prowadzenie harmonogramu realizacji uchwał Rady Miasta, Rad i Zarządów Dzielnic oraz wniosków i opinii Komisji Rady, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, jak również egzekwowanie terminowości ich realizacji;
6. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu, a także kart usług/procedur zewnętrznych i instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych w zakresie działania Wydziału oraz ich bieżąca aktualizacja;
7. procedowanie aktów kierowania;
8. opracowywanie projektów, bieżąca aktualizacja i prowadzenie wykazów upoważnień, pełnomocnictw dla Dyrektora Wydziału i jego zastępcy oraz pracowników Wydziału;
9. przekazywanie informacji do poszczególnych Referatów o zmianach w uregulowaniach wewnętrznych Urzędu Miasta Krakowa, dotyczących zakresu działania Wydziału;
10. prowadzenie ewidencji skarg, wniosków i interpelacji oraz wniosków o udzielenie informacji publicznej dotyczących zadań Wydziału, bieżąca kontrola terminowości udzielania odpowiedzi;
11. obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej w aplikacji EZD PUW;
12. monitorowanie terminowości realizacji spraw skierowanych na poszczególne komórki organizacyjne Wydziału;
13. prowadzenie ewidencji zaleceń audytowych i kontrolnych oraz monitoring ich realizacji;
14. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału;
15. opracowywanie okresowych analiz, materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału, w tym analiz budżetowych;
16. prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału:
    • lista obecności pracowników,
    •  etatyzacja,
    • zakresy czynności, opisy stanowisk,
    • karty badań lekarskich,
    • ewidencja i plany urlopów wypoczynkowych,
    • kontrola ewidencji w książkach wyjść służbowych i prywatnych,
    • sporządzanie zestawienia godzin nadliczbowych,
    • wykazy dodatków specjalnych,
    • wykazy nagród kwartalnych;
17. prowadzenie ewidencji spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, ewidencja wniosków o udział
    w szkoleniach pracowników Wydziału. Współpraca z kierownikami Referatów w Wydziale w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;
18. współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie wynagrodzeń, dodatków specjalnych, nagród kwartalnych, spraw socjalnych oraz szkoleń pracowników Wydziału;
19. przygotowywanie w porozumieniu z Referatami warunków naboru na wolne stanowiska w Wydziale;
20. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Wydziale;
21. prowadzenie ewidencji podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Wydziału;
22. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe, wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek komputerowych
    i kserokopiarek, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych w Wydziale oraz ich dystrybucja dla potrzeb Wydziału;
23. obsługa aplikacji Elektroniczny System Zamówień Towarów (ESZT), obsługującej zamawianie wszelkiego asortymentu na potrzeby Wydziału;
24. bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Wydziału oraz wykonywanie innych zadań wynikających z instrukcji gospodarowania składnikami majątkowymi;
25. prowadzenie i aktualizacja kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia w Wydziale;
26. współpraca z Centrum Obsługi Informatycznej w zakresie sprawności i doskonalenia Systemu Informatycznego Urzędu Miasta Krakowa w zakresie działania Wydziału Finansowego, w tym wykorzystywane dedykowanego portalu informatycznego SMART PORTAL;
27. dysponowanie rezerwą sprzętu komputerowego Wydziału i wnioskowanie o zakup nowego;
28. prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Wydziale, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczęcie i przekazywanie pieczęci pracownikom oraz prowadzenie ewidencji pieczęci przekazanych do kasacji;
29. współpraca z Biurem Prasowym, w zakresie opracowywania i przekazywania informacji medialnej o działaniach Wydziału oraz współpraca z Referatem Mediów Miejskich w zakresie informacji w Miejskiej Platformie Internetowej (MPI) dotyczących kompetencji Wydziału;
30. przygotowywanie, weryfikowanie i aktualizowanie informacji z zakresu działania Wydziału w Intranecie (CMS UMK), Biuletynie Informacji Publicznej (CMS BIP), INTEGRATORZE i współpraca z Oddziałem Społeczeństwa Informacyjnego w Wydziale Organizacji i Nadzoru w tym zakresie;
31. przygotowanie kart usług/procedur zewnętrznych z zakresu Wydziału Finansowego oraz ich wprowadzenie i aktualizacja w aplikacji do Zarządzania Portfelem Usług "Stratus";
32. bieżąca kontrola przestrzegania przepisów z zakresu Polityki Bezpieczeństwa Informacji;
33. koordynowanie spraw dotyczących realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa i współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przetwarzania danych oraz obsługa aplikacji System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania, w skrócie SEZAM;
34. koordynowanie oraz dokumentowanie w Wydziale spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa;
35. prowadzenie biblioteki Wydziału oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu, w skrócie SOKU;
36. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania stosowanych w Wydziale oraz wydawanie i rozliczanie druków arkuszy spisu z natury przeznaczonych do inwentaryzacji oraz wydawanie i rozliczanie ksiąg druków ścisłego zarachowania na potrzeby Urzędu Miasta Krakowa;
37. sporządzanie miesięcznej prognozy wydatków dla Wydziału Budżetu Miasta na podstawie informacji z wydziałów merytorycznych; 
38. sporządzanie rocznego i aktualizacja kwartalnego harmonogramu realizacji wydatków bieżących i inwestycyjnych w celu zapewnienia płynności finansowej Miasta Krakowa;
39. sporządzanie dziennych zbiorczych zapotrzebowań na środki finansowe dla realizacji wydatków bieżących i inwestycyjnych w celu zapewnienia płynności finansowej Urzędu Miasta Krakowa;
40. opracowanie zbiorczych danych do planu finansowego Wydziału w układzie zadań budżetowych i klasyfikacji budżetowej, w tym planu finansowego w zakresie wydatków dotyczących funkcjonowania Wydziału;
41. monitorowanie i analiza realizacji planu finansowego Wydziału oraz wnioskowanie o jego zmiany;
42. przygotowywanie danych oraz sporządzanie informacji i sprawozdań z realizacji zadań budżetowych i wydatków Wydziału Finansowego;
43. wykonywanie zadań analityka budżetowego Wydziału oraz aktualizacja danych dotyczących zadań budżetowych oraz karty mierników i wskaźników w aplikacji STRADOM;
44. monitorowanie i rozliczanie czasu pracy Wydziału oraz dokonywanie analiz i zmian związanych z aplikacją Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
45. bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki Urzędu Miasta  Krakowa w zakresie Wydziału;
46. opracowywanie i rejestrowanie umów cywilnoprawnych zawieranych w ramach środków finansowych Wydziału oraz obsługa aplikacji Generalny Rejestr Umów (GRU);
47. zgłaszanie awarii i napraw w aplikacji Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
48. koordynowanie spraw związanych z przygotowaniem dokumentów Wydziału do archiwizacji;
49. bieżąca kontrola użytkowania przez pracowników Wydziału podręcznego archiwum wydziałowego, w tym rejestrowanie pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;
50. obsługa Platformy Elektronicznego Fakturowania PEF;
51. weryfikacja kontrahentów na potwierdzeniach sald w celu ustalenia komórki organizacyjnej, współpracującej z danym kontrahentem;
52. koordynacja działań mających na celu budowanie w finansowych systemach informatycznych mechanizmów kontroli prawidłowości ewidencjonowania typowych operacji gospodarczych;
53. opracowywanie zasad powiązania ze sobą poszczególnych systemów i przepływu danych między systemami obsługującymi działalność finansową Miasta, które winny zapewnić automatyczną kontrolę poprawności danych zgodnie z zasadami Polityki Rachunkowości Miasta;
54. koordynacja prac wdrożeniowych systemów obsługujących działalność finansową Miasta w poszczególnych komórkach Urzędu Miasta Krakowa;
55. współpraca z gospodarzami i administratorami technicznymi podsystemów, uczestnictwo w naradach koordynacyjnych, szkolenie użytkowników;
56. analiza potrzeb i oczekiwań decydentów i użytkowników;
57. opiniowanie każdorazowego zakupu nowego systemu informatycznego z zakresu obsługi finansowo-księgowej lub jego modyfikacji.