Referat Obsługi Finansowo-Księgowej Świadczeń (FK-02)

Wydział Finansowy (FK)

Zakres działania:

Do zadań Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej Świadczeń (FK-02) należy dokonywanie wstępnej kontroli w zakresie wydatków bieżących, zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych poprzez:

1. sprawdzanie list wypłat następujących świadczeń (obieg dokumentów odbywa się drogą elektroniczną w aplikacji EZD PUW), dalej zwanych świadczeniami:
   • rodzinnych,
   • funduszu alimentacyjnego,
   • zasiłków dla opiekunów,
   • świadczeń wychowawczych, dla wniosków złożonych do 31.12.2021 r.,
   • świadczeń Za Życiem,
   • dodatków mieszkaniowych,
   • dodatków energetycznych,
   • Karty Polaka,
   • dodatek osłonowy,
   • innych świadczeń okresowo realizowanych na podstawie odrębnych ustaw, pod względem formalno-rachunkowym oraz w zakresie planu w układzie obowiązującej klasyfikacji budżetowej i zadaniowej, zgodnie z układem wykonawczym budżetu i jego zmianami;
2. kwalifikowanie do zapłaty i przygotowywanie w aplikacji WYBUD poleceń księgowania dla list wypłat świadczeń;
3. przygotowywanie w aplikacji WYBUD zestawienia wybranych przekazów elektronicznych do danej listy w formie elektronicznej lub papierowej wraz z przekazami dla poszczególnych świadczeniobiorców, przelewów oraz tzw. autowypłat zgodnie z listami wypłat;
4. bieżące przekazywanie do Krakowskiego Centrum Świadczeń wydruków z systemu bankowości internetowej (przelewy na rachunek bankowy, przelewy odrzucone, niepodjęte autowypłaty), aplikacji Poczty Polskiej (zwroty niepodjętych przekazów pocztowych)  dotyczących zwrotów niepodjętych świadczeń oraz nienależnie pobranych świadczeń;
5. przygotowanie i realizacja list wypłat zwrotów nieodebranych świadczeń na podstawie otrzymanych list wypłat z Krakowskiego Centrum Świadczeń;
6. przekazywanie na rachunek dochodów potrąceń z list wypłat dotyczących nienależnie pobranych świadczeń w Urzędzie Miasta Krakowa w latach ubiegłych oraz nienależnie pobranych zasiłków w innych jednostkach;
7. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych świadczeniobiorców, wyrejestrowywanie z ubezpieczeń, naliczanie składek miesięcznych, przekazywanie dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w aplikacji PŁATNIK, prowadzenie ewidencji ubezpieczonych w aplikacji PŁATNIK i na kartotekach oraz opłacanie składek w ustawowych terminach;
8. sporządzanie na pisemną prośbę ubezpieczonego zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom społecznym i/lub zdrowotnym z podaniem okresu trwania ubezpieczenia i wysokości odprowadzonych składek;
9. sporządzanie informacji dla ubezpieczonych o należnych składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za ubiegły rok, w rozbiciu na poszczególne miesiące,
   w terminach wynikających z ustawy;
10. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji w zakresie:
    • dochodów z tytułu zwrotu długu alimentacyjnego,
    • dochodów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń,
    • wydatków z tytułu wypłaconych świadczeń oraz składek ZUS,
    • pozostałych rachunków  związanych z okresowo realizowanymi świadczeniami;
11. kompletowanie i dekretowanie dowodów księgowych na poszczególnych rachunkach;
12. bieżące ewidencjonowanie zadekretowanych dowodów księgowych dotyczących zrealizowanych wydatków i dochodów budżetowych: wyciągi bankowe, decyzje, listy wypłat i polecenia księgowania w aplikacji FK365;
13. bieżące ewidencjonowanie na kartach kontowych poszczególnych dłużników alimentacyjnych wpłat z tytułu zwrotu długu alimentacyjnego w aplikacji OFA;
14. prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w układzie klasyfikacji budżetowej, budżetu zadaniowego wydatków budżetowych oraz ewidencji zadań zleconych Gminy;
15. prowadzenie ewidencji otrzymanych środków na zadania zlecone Gminy oraz własne zadania;
16. okresowe przekazywanie dochodów Skarbu Państwa, dochodów gminy wierzyciela a także okresowe przekazywanie dochodów Gminy Miejskiej Kraków na rachunki prowadzone przez Wydział Budżetu Miasta;
17. prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat wg klasyfikacji budżetowej, zadaniowej na podstawie danych otrzymanych z Krakowskiego Centrum Świadczeń;
18. nadawanie numerów dziennika na dowodach księgowych, chronologiczne wpinanie dokumentów do segregatorów oraz opisywanie segregatorów zgodnie
    z uregulowaniami zewnętrznymi i wewnętrznymi w sprawie wykazu akt i haseł klasyfikacji; dla klas 8282, 8283 – prowadzenie dokumentacji i archiwizacji odbywa się na drodze elektronicznej w aplikacji EZD;
19. sporządzanie sprawozdań budżetowych i z operacji finansowych zakresie działania Referatu:
    • Rb-28S (Miesięczne/Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej):
      • cząstkowego z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
    • Rb-27S (Miesięczne/Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej):
      •  cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
    • Rb-27ZZ (Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami):
      • cząstkowego z rachunku dochody - zwrot długu alimentacyjnego w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
    • Rb-N (Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych):
      • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
    • Rb-ZN (Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez JST zadań zleconych):
      • cząstkowego z rachunku dochody - zwrot długu alimentacyjnego w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
    • Rb-Z (Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów prawnych oraz poręczeń i gwarancji):
      • cząstkowych z poszczególnych rachunków  prowadzonych w Referacie w aplikacji FK365,
    •  Rb- 50 (Kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami):
      • cząstkowych z poszczególnych rachunków  prowadzonych w Referacie w aplikacji FK365;
20. inwentaryzacja kont księgowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze potwierdzenia sald środków pieniężnych dla poszczególnych rachunków oraz
    w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami w zakresie działania Referatu;
21. sporządzanie i zapisywanie wydruków zestawienia obrotów i sald, dzienników i zestawień dzienników oraz księgi głównej wg stanu na ostatni dzień każdego miesiąca  - cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu - zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą wewnętrzną Wydziału;
22. sporządzanie sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej, informacja dodatkowa) - cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu;
23. sporządzanie informacji o realizacji budżetu dla Krakowskiego Centrum Świadczeń i Wydziału Budżetu Miasta (informacja o zrealizowanych dochodach i wydatkach, należnościach pozostałych do zapłaty, zaległościach w części należnej Gminie Miejskiej Kraków oraz zobowiązaniach z tytułu nieodebranych świadczeń)
    w obowiązujących terminach;
24. sporządzanie i przechowywanie sprawozdań budżetowych, sprawozdań w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdania finansowego zgodnie z szczegółowymi zasadami określonymi procedurą wewnętrzną Wydziału;
25. weryfikacja zapytań od komorników w sprawie zajęcia wierzytelności w zakresie działania Referatu.