Referat Obsługi Finansowo-Księgowej Funduszy (FK-08)

Wydział Finansowy (FK)

Zakres działania:

Do zadań Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej Funduszy (FK-08) należy:

1. dokonywanie wstępnej weryfikacji w zakresie wydatków dot. odrębnych funduszy:
   • zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
   • kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
2. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi oraz wybranych środków pochodzących ze źródeł krajowych, zgodnie z wymogami określonymi w zawartych umowach, wytycznych do realizacji projektów, zgodnie z ustawodawstwem polskim i wymogami zagranicznymi, poprzez:
   • prowadzenie ewidencji księgowej planu finansowego, zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat wg klasyfikacji budżetowej, zadaniowej i komórek organizacyjnych Urzędu realizujących budżet Miasta w zakresie działania Referatu,
   • sprawdzanie dokumentów finansowo-księgowych pod względem formalno-rachunkowym oraz w zakresie planu finansowego w układzie obowiązującej klasyfikacji budżetowej i zadaniowej, i jego zmian,
   • sprawdzanie zgodności faktur, rachunków i innych dokumentów finansowo-księgowych z zawartymi umowami, kontraktami, protokołami odbioru prac, pod względem kwalifikowalności ponoszonych kosztów,
   • weryfikowanie kontrahenta zgodnie z danymi zamieszczonymi w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS, tzw. Biała lista podatników VAT,
   • weryfikację kontrahentów w prowadzonym przez Wydział rejestrze zajęć wierzytelności,
   • rozliczanie kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych finansowanych ze środków zagranicznych niepodlegających zwrotowi oraz wybranych środków pochodzących ze źródeł krajowych,
   • weryfikację i przygotowywanie dokumentów finansowo-księgowych zarejestrowanych w aplikacji WYBUD i kwalifikowanie ich do zapłaty,
   • rozliczanie umów cywilnoprawnych finansowanych ze środków zagranicznych niepodlegających zwrotowi oraz wybranych środków pochodzących ze źródeł krajowych, w tym:
     • sporządzanie zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego na drukach ZZA, ZUA z wykorzystaniem aplikacji PŁATNIK w zakresie działania Referatu,
     • informowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawartych umowach o dzieło finansowanych ze środków zewnętrznych,
     • naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od zawartych umów zleceń i umów o dzieło, sporządzanie deklaracji rozliczeniowych DRA, RCA, RSA w aplikacji PŁATNIK, 
     • potrącanie zryczałtowanego podatku dochodowego z tytułu uzyskanych przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej przychodów tzw. podatku u źródła w zakresie usług zakupionych od kontrahentów zagranicznych nierezydenta,
     • naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło,
     • realizacja przelewów z tytułu zaliczek pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych na rachunek bankowy właściwego Urzędu Skarbowego,
     • realizacja przelewów z tytułu składek na ubezpieczenie społecznie, zdrowotne, fundusz pracy na właściwy rachunek bankowy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
     • wyrejestrowywanie osób fizycznych z ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnych po wygaśnięciu umowy zlecenia w aplikacji PŁATNIK,
     • bieżąca obsługa umów cywilnoprawnych w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych m.in.: weryfikowanie umów pod kątem rejestracji lub rezygnacji z PPK, przekazywanie deklaracji dotyczących PPK (rezygnacja, przystąpienie) osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej do Referatu Płac, naliczenie i potrącenie składek na PPK z tytułu zawartych umów, przygotowanie częściowego zestawienia obejmującego wpłaty do TFI
       w podziale na składki należne od: uczestnika PPK i podmiotu zatrudniającego,
     • sporządzanie informacji podatkowych:
       • o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11,
       • o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich - PIT-R,
       • deklaracji rocznej o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych - PIT - 8AR,
     • sporządzanie informacji dla ubezpieczonych o należnych składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za ubiegły rok, w rozbiciu na poszczególne miesiące, w terminach wynikających z ustawy,
     • wystawianie zaświadczeń o wysokości wypłaconego wynagrodzenia dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło (na wniosek zainteresowanej strony), 
   • regulowanie zobowiązań  za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej i tzw. autowypłaty za pomocą aplikacji WYBUD,
   • weryfikowanie pod względem formalno-rachunkowym oraz przekazywanie wyznaczonemu pracownikowi w Referacie Księgowości Wydatków, w celu kontroli poprawności ujęcia w rejestrze VAT, przedkładanych do zapłaty przez wydziały merytoryczne:
     • faktur dokumentujących zakupy towarów i usług, od których przysługuje prawo odliczenia podatku VAT naliczonego (w sposób bezpośredni i pośredni: za pomocą pre-współczynnika i wskaźnika struktury sprzedaży),
     • dokumentów związanych z transakcjami zakupu, z tytułu których podatnikiem podatku VAT jest Gmina Miejska Kraków (nabywca towarów i usług), tj. import towarów i usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i usług, odwrotne obciążenie w zakresie nabycia towarów i usług w obrocie krajowym,
     • realizacja płatności z tytułu naliczonego podatku VAT, dla wyżej wymienionych   transakcji, zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów prawa,
   • dokonywanie bieżącej wyceny transakcji gospodarczych przeprowadzanych w walutach  obcych w ramach projektów finansowanych ze źródeł zagranicznych oraz wybranych środków pochodzących ze źródeł krajowych, 
   • prowadzenie ewidencji księgowej wzajemnych wyłączeń z jednostkami Gminy Miejskiej Kraków objętych bilansem skonsolidowanym, 
   • kompletowanie i dekretowanie dokumentów finansowo-księgowych w zakresie działania Referatu zgodnie z Zakładowym Planem Kont,
   • bieżące ewidencjonowanie zadekretowanych dokumentów finansowo-księgowych dotyczących zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych, tj.: wyciągów bankowych, rachunków, faktur, listy wypłat, not księgowych i polecenia księgowania, w aplikacji FK365, w układzie klasyfikacji budżetowej
     i zadaniowej wydatków budżetowych, z uwzględnieniem obowiązującego planu kont w zakresie działania Referatu,
   • rozliczanie niewykorzystanych środków budżetowych zadań finansowanych ze środków własnych i środków zagranicznych na koniec roku i zwracanie ich 
     w obowiązującym terminie do Wydziału Budżetu Miasta,
   • potwierdzanie wolnych środków w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa w zakresie planu wydatków budżetowych finansowanych ze źródeł zagranicznych oraz wybranych środków pochodzących ze źródeł krajowych dotyczących programów inwestycyjnych,w przypadku korekt zmniejszających plan finansowy Urzędu Miasta Krakowa,
   • nadawanie numerów dziennika na dowodach księgowych, wpinanie chronologicznie dokumentów do segregatorów oraz opisywanie segregatorów zgodnie
     z uregulowaniami zewnętrznymi i wewnętrznymi w sprawie wykazu akt i haseł klasyfikacji,
   • sporządzanie i zapisywanie wydruków zestawienia obrotów i sald, zestawienia dzienników, dzienników częściowych oraz księgi głównej wg stanu na ostatni dzień każdego miesiąca dla poszczególnych rachunków, zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą wewnętrzną Wydziału, 
   • sporządzanie sprawozdań budżetowych i z operacji finansowych w zakresie działania Referatu:
     • Rb-27S (Miesięczne/Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej):
       • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365 oraz w systemie sprawozdawczości budżetowej CESARZ,
     • Rb-28NWS (Sprawozdanie z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej, które nie wygasły z upływem roku budżetowego): 
       • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu,
     • Rb-28S (Miesięczne/Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej):
       • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365 oraz w systemie sprawozdawczości budżetowej CESARZ,
       • jednostkowego Urzędu Miasta Krakowa na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Wydział Finansowy w aplikacji FK365 oraz
         w systemie sprawozdawczości budżetowej CESARZ,
     • Rb-N (Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych):
       • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
     • Rb-Z (Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń): 
       • cząstkowych z poszczególnych rachunków w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
   • sporządzanie cząstkowych sprawozdań do bilansu płatniczego Narodowego Banku Polskiego z rachunków w zakresie działania Referatu, 
   • sporządzanie półrocznej i rocznej informacji z wykonania planów finansowych projektów zagranicznych w podziale na zadania budżetowe uwzględniające podziałkę klasyfikacji budżetowej oraz źródła finansowania stosownie do zapisów zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie procedury pozyskiwania danych do obliczania długu i zobowiązań Gminy Miejskiej Kraków, powstałych w związku z realizacją zadań finansowanych z udziałem środków pochodzących
     z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu oraz informacji o wielkości udzielonych poręczeń i gwarancji, 
   • inwentaryzacja kont księgowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów, potwierdzenia sald środków pieniężnych dla poszczególnych rachunków oraz w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami
     w zakresie działania Referatu, zgodnie z zapisami Polecenia Służbowego Dyrektora Wydziału w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej,
   • sporządzanie arkuszy wyłączeń do skonsolidowanego bilansu zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa obowiązującym w tym zakresie,
   • sporządzanie sprawozdań finansowych (bilans, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej, informacja dodatkowa):
     • cząstkowych z poszczególnych rachunków prowadzonych w Referacie,
     • cząstkowego za Referat, 
   • przygotowywanie dokumentacji finansowej projektów zagranicznych dla potrzeb audytów kosztów kwalifikowanych oraz kontroli I stopnia,
   • prowadzenie korespondencji i uzgodnień z audytorami w celu uzyskania certyfikacji kosztów uprawniającej do refundacji kosztów projektów przez Komisję Europejską oraz prowadzenie współpracy z instytucjami zarządzającymi środkami zagranicznymi, służbami finansowymi i kontrolnymi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Władzy Wdrażającej Programy Europejskie,
   • sporządzanie analiz i zestawień dotyczących projektów europejskich;
3. analiza wykorzystanych środków wydatkowych w ramach projektów lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji  komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Krakowa;
4. sporządzanie rejestrów zakupów dla celów podatku VAT w zakresie faktur związanych z realizację projektów, od których przysługuje prawo odliczenia podatku VAT;
5. sporządzanie i przechowywanie sprawozdań budżetowych, sprawozdań w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdania finansowego zgodnie ze szczegółowymi zasadami określonymi procedurą wewnętrzną Wydziału;
6. prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym 976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami, w zakresie zmian w funduszu jednostki zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie ustalenia zasad ewidencji księgowej na koncie pozabilansowym 976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami;
7. obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym szczególnie:
   • weryfikacja pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych przekazywanych przez Wydział Organizacji i Nadzoru do wypłaty
     z ZFŚS,
   • dokonywanie wypłat z tytułu świadczeń przyznanych z ZFŚS za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej oraz tzw. autowypłaty za pomocą aplikacji WYBUD,
   • naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych z świadczeń przyznanych z ZFŚS oraz terminowe odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na właściwy rachunek bankowy właściwego Urzędu Skarbowego,
   • bieżąca dekretacja i ewidencja dowodów księgowych: wyciągów bankowych, list wypłat, faktur, not księgowych oraz poleceń księgowania zgodnie
     z obowiązującym planem kont w aplikacji FK365,
   • sporządzanie zestawień obrotów i sald, dzienników i zestawień dzienników oraz księgi głównej ZFŚS:
     • przygotowywanie informacji z wykonania planu rzeczowo-finansowego ZFŚS,
     • przygotowywanie informacji o spłatach pożyczek udzielanych z ZFŚS,
     • inwentaryzacja kont księgowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów, potwierdzenia sald środków pieniężnych oraz w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami, zgodnie z zapisami Polecenia Służbowego Dyrektora Wydziału w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej,
   • sporządzanie rocznego rozliczenia ZFŚS w zakresie: zmian na funduszu, przepływu środków na rachunku bankowym, załączników wymaganych do sporządzenia sprawozdania finansowego;
8. weryfikacja zapytań od komorników w sprawie zajęcia wierzytelności w zakresie działania Referatu.