Referat Obsługi Finansowo-Księgowej Inwestycji (FK-09)

Wydział Finansowy (FK)

Zakres działania:

Do zadań Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej Inwestycji (FK-09) należy dokonywanie wstępnej weryfikacji w zakresie wydatków inwestycyjnych, zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych poprzez:

1. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej zadań inwestycyjnych ze środków własnych  i innych Gminy Miejskiej Kraków i Powiatu, realizowanych przez komórki Urzędu Miasta Krakowa, w szczególności poprzez:
   • prowadzenie kontroli formalno-rachunkowej w zakresie obowiązującego planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej otrzymanych
     i sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz zatwierdzonych do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych,
   • kwalifikowanie do zapłaty i przygotowywanie w aplikacji WYBUD poleceń księgowania dokumentów finansowo-księgowych,
   • regulowanie zobowiązań oraz uruchamianie dotacji poprzez dokonywanie płatności za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej oraz tzw. autowypłaty, 
   • bieżące księgowanie zadekretowanych dowodów księgowych dotyczące zrealizowanych wydatków w aplikacji FK365,
   • dokonywanie bieżącej wyceny transakcji gospodarczych dokonanych w walutach obcych,
   • sprawdzanie wniosków dotyczących korekt zmniejszających plan finansowy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa pod względem wolnych środków,
   • prowadzenie kartotek podatkowych oraz ewidencji osób zatrudnionych na podstawie zawartych umów zleceń i umów
     o dzieło,
   • sporządzanie zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego i/lub zdrowotnego osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia oraz ich wyrejestrowywanie,
     z wykorzystaniem aplikacji PŁATNIK,
   • przekazywanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji o zawartych umowach  o dzieło - RUD,
   • naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i/lub zdrowotne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło,
   • terminowa realizacja przelewów z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i/lub zdrowotne oraz z tytułu zaliczek pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych, na odpowiednie rachunki bankowe właściwego Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
   • sporządzanie deklaracji rozliczeniowych DRA w aplikacji PŁATNIK,
   • sporządzanie cząstkowych deklaracji PIT-4R,
   • bieżąca obsługa umów cywilnoprawnych w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych m.in.: weryfikowanie umów pod kątem rejestracji lub rezygnacji
     z PPK, przekazywanie deklaracji dotyczących PPK (rezygnacja, przystąpienie) osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej do Referatu Płac, naliczenie i potrącenie składek na PPK z tytułu zawartych umów,  przygotowanie częściowego zestawienia obejmującego wpłaty do TFI w podziale na składki należne od: uczestnika PPK i podmiotu zatrudniającego,
   • potrącania zryczałtowanego podatku dochodowego z tytułu uzyskanych przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej przychodów tzw. podatku u źródła w zakresie usług zakupionych od kontrahentów zagranicznych nierezydenta,
   • sporządzanie informacji podatkowych (PIT-11, IFT-1/IFT-1R, IFT-2),
   • sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym przedkładanych rozliczeń dotyczących kwot udzielonych dotacji oraz rozliczeń poniesionych  nakładów inwestycyjnych oraz ujmowanie ich w ewidencji księgowej,
   • kompletowanie, dekretowanie i ewidencjonowanie dowodów księgowych, zgodnie z Zakładowym Planem Kont, w układzie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej wydatków budżetowych,
   • prowadzenie ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat, wg klasyfikacji budżetowej, zadaniowej i komórek Urzędu Miasta Krakowa, realizujących budżet, na podstawie otrzymanych danych,
   • sporządzanie i zapisywanie wygenerowanych z aplikacji FK365 zestawień obrotów i sald, zestawień dzienników, dzienników częściowych oraz księgi głównej wg stanu na ostatni dzień każdego miesiąca  z rachunków bankowych w zakresie działania Referatu zgodnie z  obowiązującą w tym zakresie procedurą wewnętrzną Wydziału,
   • sporządzanie sprawozdań budżetowych i z operacji finansowych w zakresie działania Referatu:
     • Rb-28 (NWS - sprawozdanie z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej, które nie wygasły z upływem roku budżetowego):
       • cząstkowego z rachunków wydatków niewygasających w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
       • jednostkowego Urzędu Miasta Krakowa na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Wydział w aplikacji FK365 oraz aplikacji ds. obsługi sprawozdawczości łącznej,
     • Rb-27S (Miesięczne/Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej): 
       • cząstkowego z rachunku prowadzonego w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
     • Rb-N (Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych):
       • cząstkowego z rachunku prowadzonego w zakresie działania Referatu w aplikacji FK365,
     • Rb-Z (Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów prawnych oraz poręczeń i gwarancji):
       • cząstkowego z rachunku prowadzonego w Referacie w aplikacji FK365,
       • jednostkowego Urzędu Miasta Krakowa na podstawie ksiąg rachunkowych  prowadzonych przez Wydział w aplikacjach FK365 oraz aplikacji ds. obsługi sprawozdawczości łącznej,
     • Rb-Z-PPP (Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wynikających z umów partnerstwa publiczno-prywatnego):
       • jednostkowego Urzędu Miasta Krakowa na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Wydział w aplikacji Excel,
     • Rb-UZ (Roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych):
       • jednostkowego Urzędu Miasta Krakowa na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Wydział w aplikacjach Excel oraz aplikacji ds. obsługi sprawozdawczości łącznej,
   • sporządzanie miesięcznych zbiorczych informacji z realizacji zadań inwestycyjnych i przekazywanie ich do Wydziału Budżetu Miasta, zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie sporządzania informacji z realizacji budżetu Miasta Krakowa,
   • inwentaryzację kont księgowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów oraz w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami,
   • sporządzanie zbiorczego zestawienia wyników inwentaryzacji na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej: 
     • na dzień 15 stycznia za poprzedni rok budżetowy,
     • na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego,
   • systematyczne podłączenie do koszulek w aplikacji EZD PUW  potwierdzeń zapłaty w przypadku wypłat:
     • odszkodowań za nieruchomości wypłacane decyzją wydane na mocy ustawy z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych oraz ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, 
     • dotacji celowych na zadania z zakresu ochrony powietrza i klimatu, ochrony zasobów wodnych udzielanych w oparciu o ustawę z dnia 27 kwietnia 2001r. Prawo ochrony środowiska; 
   • przygotowanie dokumentu polecenia księgowania z tytułu zaliczenia kosztów finansowania zewnętrznego, poniesionych w trakcie realizacji inwestycji do wartości początkowej poszczególnych składników majątkowych w MJO;
2. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej rachunku bankowego Depozyt, w szczególności poprzez:
   • prowadzenie ewidencji księgowej na rachunku bankowym Depozyt,
   • prowadzenie depozytu w formie pieniężnej i niepieniężnej (w tym wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy w formie elektronicznej),
   • prowadzenie obsługi odsetek na rachunku depozytowym, 
   • kwartalne naliczanie i odprowadzanie odsetek z rachunku bankowego stanowiącego dochód Gminy na rachunek dochodowy Urzędu Miasta Krakowa, 
   • przyjęcie depozytów, kaucji, wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zabezpieczenia zaliczek,
   • dokonywanie zwrotu - wypłata, przesłanie lub wydanie:
     • wadium na wniosek organizatora przetargu, niezwłocznie zgodnie z obowiązującymi terminami i obowiązującymi w tym zakresie procedurami,
     • depozytów, kaucji, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zabezpieczenia zaliczek na pisemny wniosek merytorycznej komórki organizacyjnej 
       w terminach określonych w zawartych umowach oraz procedurach obowiązujących w tym zakresie, 
   • kwartalne uzgadnianie z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa terminów obowiązywania gwarancji bankowych
     i ubezpieczeniowych, a także środków pieniężnych zdeponowanych na rachunku depozytowym, 
   • roczne uzgadnianie z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa stanu depozytów, w formie niepieniężnej, 
   • informowanie pisemne merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa o dokonanych wpłatach wadium na rachunek depozytowy oraz wadium wniesionym w formie niepieniężnej w postaci gwarancji lub poręczeń,
   • przekazywanie do organizatora przetargu informacji dotyczącej wpływu do Wydziału Finansowego poprzez ePUAP lub e-Doręczenia w aplikacji EZD PUW wadium w postaci elektronicznej,
   • prowadzenie depozytowych rachunków walutowych do obsługi depozytów Biura Rzeczy Znalezionych;
3. sporządzanie zestawienia z przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji danych wynikających z dokumentów źródłowych z ewidencją księgową przeprowadzoną przez poszczególnych pracowników Referatu; 
4. prowadzenie ewidencji syntetycznej długoterminowych aktywów finansowych  i uzgadnianie z ewidencją analityczną prowadzoną przez poszczególne komórki Urzędu Miasta Krakowa;
5. prowadzenie ewidencji syntetycznej wartości i umorzenia majątku Urzędu Miasta Krakowa, Gminy Miejskiej Kraków, Miasta Krakowa – miasta naprawach powiatu
   i Skarbu Państwa, obejmującej środki trwałe, pozostałe środki trwałe, mienie zlikwidowanych jednostek, dóbr kultury, wartości niematerialne i prawne, finansowy majątek trwały, w szczególności poprzez:
   • kompletowanie, sprawdzanie, dekretowanie i bieżące ewidencjonowanie dowodów księgowych w aplikacji FK365, zgodnie z Zakładowym Planem Kont,
   • uzgadnianie prowadzonej ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną, prowadzoną przez poszczególne komórki Urzędu Miasta Krakowa,
   • inwentaryzację kont księgowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów oraz w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami,
   • przygotowanie danych do sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian na funduszu),
   • sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego w części dotyczącej działania Wydziału,
   • sporządzanie informacji dla celów sprawozdania SG-01 do Głównego Urzędu Statystycznego w części dotyczącej finansowania nakładów na środki trwałe według kierunków inwestowania w części dotyczącej działania Wydziału; 
6. sporządzanie rejestrów zakupów dla celów podatku VAT w zakresie faktur związanych z realizację inwestycji, od których przysługuje prawo odliczenia podatku VAT;
7. prowadzenie ewidencji na koncie pozabilansowym 976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami, w zakresie zmian w funduszu jednostki, w szczególności poprzez:
   • kompletowanie, sprawdzanie, dekretowanie i bieżące ewidencjonowanie dowodów księgowych w aplikacji FK365, zgodnie z Zakładowym Planem Kont,
   • terminowe uzgadnianie kwot wzajemnych rozliczeń z samorządowymi jednostkami budżetowymi i samorządowym zakładem budżetowym, zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa w sprawie ustalenia zasad ewidencji księgowej na koncie pozabilansowym 976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami;
8. prowadzenie ewidencji księgowej na kontach pozabilansowych przejmowanych przez Gminę Miejską Kraków praw i obowiązków po zmarłych mieszkańcach Krakowa ostatnio zamieszkałych na terenie Miasta Krakowa, w szczególności poprzez ujęcie odpowiednio w ewidencji księgowej:
   • środków pieniężnych zdeponowanych na rachunkach bankowych osób zmarłych, gdzie Gmina Miejska Kraków może być potencjalnym spadkobiercą,
   • zobowiązań warunkowych z tytułu przejętych nieruchomości, na których ustanowiono zabezpieczenie hipoteczne lub zastaw rejestrowy;
9. prowadzenie ewidencji księgowej na kontach bilansowych zobowiązań wynikających z nabycia przez Gminę Miejską Kraków do wartości stanu czynnego spadku,
   w podziale na kontrahentów;
10. prowadzenie ewidencji syntetycznej ruchomości nabytych w drodze spadkobrania, które są uznane za nieprzydatne do wykorzystania przez Gminę Miejską Kraków oraz prowadzenie ewidencji syntetycznej innych aktywów finansowych nabytych w drodze spadkobrania przez Gminę Miejską Kraków;
11. ujęcie w ewidencji księgowej sprawozdań finansowych zlikwidowanych jednostek w Gminie Miejskiej Kraków;
12. sporządzanie sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian na funduszu jednostki budżetowej, informacja dodatkowa) oraz załączników do bilansu cząstkowego z poszczególnych rachunków prowadzonych w Referacie;
13. weryfikacja zapytań od komorników w sprawie zajęcia wierzytelności w zakresie działania Referatu.