Referat Organizacyjny (GK-04)

Wydział Gospodarki Komunalnej i Infrastruktury (GK)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (GK-04) należy:

1. prowadzenie sekretariatu, obsługa kancelaryjna i wsparcie organizacyjne Wydziału oraz Departamentu Komunalnego;
2. prowadzenie terminarzy i koordynacja spotkań Dyrektora Departamentu Komunalnego i Wydziału;
3. współpraca i obsługa Dyrektora Departamentu Komunalnego w zakresie udziału w organizowanych spotkaniach;
4. opracowywanie zbiorcze materiałów i ich pozyskiwanie z Wydziału i MJO, w zakresie nie objętym zadaniami innych komórek organizacyjnych Wydziału;
5. współpraca z pozostałymi Departamentami i Wydziałami Urzędu Miasta Krakowa w zakresie procedowanych przez Departament Komunalny spraw;
6. organizacja, zapewnienie i nadzór nad prawidłowym obiegiem informacji wewnętrznej, w tym nad właściwym obiegiem korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Departament Komunalny i Wydział;
7. opracowywanie projektów zarządzeń i pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa odnoszących się do Departamentu Komunalnego i Wydziału oraz sporządzania informacji o ich wykonaniu;
8. opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, opinii do projektów uchwał, uchwał kierunkowych, poprawek, autopoprawek do uchwał. Raportowanie stanu ich realizacji;
9. opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu;
10. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontroli ich wykonania;
11. opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa odnoszących się do Departamentu Komunalnego i Wydziału;
12. prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
13. nadzór nad terminową realizacją uchwał Rady Miasta Krakowa, oraz wniosków i opinii Komisji Rady Miasta Krakowa;
14. przygotowywanie projektów odpowiedzi na: interpelacje, wnioski Radnych Miasta Krakowa, interwencje posłów i senatorów, korespondencję od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa;
15. przygotowywanie korespondencji prowadzonej przez Departament Komunalny w zakresie nie objętym korespondencją prowadzoną przez inne komórki organizacyjne Wydziału;
16. koordynacja przygotowywania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
17. prowadzenie rejestru kart usług/instrukcji postępowania Wydziału;
18. prowadzenie postępowań skargowych, rejestru skarg, wniosków i petycji;
19. przygotowywanie stanowisk odnośnie możliwości udostępniania informacji publicznych oraz przygotowanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej, prowadzenie ich rejestru;
20. przygotowywanie materiałów informacyjnych dla Dyrektora Departamentu Komunalnego w związku z prowadzonymi spotkaniami;
21. przygotowywanie projektów stanowisk w związku z prowadzonymi w Wydziale kontrolami, prowadzenie rejestru kontroli i protokołów z przeprowadzonych kontroli;
22. współpraca z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań przez Wydział m. in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię;
23. bieżące analizy przepisów prawnych oraz orzecznictwa odnoszących się do zadań realizowanych przez Wydział, prowadzenia zbioru aktów normatywnych i przekazywania pracownikom informacji na temat obowiązujących przepisów;
24. prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych dla wszystkich lokalizacji Wydziału;
25. sporządzanie i obsługa zamówień na wyposażenie, sprzęt teleinformatyczny i materiały biurowe, druki, środki trwałe i bilety komunikacji miejskiej poprzez internetowy system zamówień i pozostałe aplikacje – nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
26. prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci urzędowych Wydziału;
27. koordynowanie i kontrola monitorowania czasu pracy dla potrzeb analizy pracy Wydziału;
28. załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
29. prowadzenie ewidencji zatrudnienia w Wydziale, spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach oraz spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zakresy czynności, listy obecności, książka wyjść służbowych, książka wyjść prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych;
30. sporządzanie wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
31. przygotowanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wydziale;
32. współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania wg wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie;
33. koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Miejskiej Platformie Internetowej Magiczny Kraków, nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
34. koordynacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji, wnioskowanie o upoważnienia do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM;
35. prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału i Departamentu Komunalnego (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów w zgodności z Instrukcją Kancelaryjną);
36. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.