opracowywania projektów zarządzeń i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzania informacji o ich wykonaniu;
opracowywania informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu;
opracowywania projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontroli ich wykonania;
opracowywania projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa;
prowadzenia i aktualizacji wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
nadzoru nad terminową realizacją uchwał Rady Miasta Krakowa, uchwał Rad i Zarządów Dzielnic oraz wniosków i opinii Komisji Rady Miasta Krakowa;
przygotowywania projektów odpowiedzi na: interpelacje, wnioski radnych, interwencje posłów RP i senatorów RP, korespondencję od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, a także nadzór nad terminowością realizacji wynikających z nich zobowiązań;
koordynacji przygotowywania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
prowadzenia rejestru kart usług/instrukcji postępowania Wydziału;
przygotowywania materiałów i informacji prasowych, współpraca z komórką właściwą ds. kontaktów z mediami;
prowadzenia postępowań skargowych;
przygotowywania i przekazywania stanowisk odnośnie możliwości udostępniania informacji publicznych oraz przygotowania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej, prowadzenia ich rejestru;
przygotowywania materiałów informacyjnych dla Kancelarii Prezydenta w związku ze spotkaniami Prezydenta Miasta Krakowa, Zastępców Prezydenta Miasta Krakowa z mieszkańcami;
przygotowywania projektów stanowisk w związku z prowadzonymi w Wydziale kontrolami, prowadzenia rejestru protokołów z przeprowadzonych kontroli;
współpracy z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań przez Wydział m. in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię;
bieżącej analizy przepisów prawnych oraz orzecznictwa odnoszących się do zadań realizowanych przez Wydział, prowadzenia zbioru aktów normatywnych i przekazywania pracownikom informacji na temat obowiązujących przepisów;
prowadzenia Sekretariatu i obsługi administracyjno - biurowej Wydziału oraz elektronicznej skrzynki pocztowej Wydziału;
organizacji i zapewnienia prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu poczty otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
koordynacji i udzielania odpowiedzi na zapytania w Internetowym Dzienniku Zapytań;
prowadzenia księgi inwentarzowej środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz pozostałych środków dla lokalizacji określonej przez Dyrektora Wydziału lub osobę upoważnioną;
sporządzania zamówień na materiały biurowe, wyposażenie - poprzez internetowy system zamówień (ESZ), druki, środki trwałe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej. Nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
prowadzenia wydziałowego rejestru pieczęci urzędowych oraz biblioteki Wydziału;
opracowywania wniosków do projektu budżetu Miasta Krakowa w układzie zadań budżetowych, wprowadzania projektów planów budżetu oraz Mierników i Wskaźników do systemu informatycznego, sporządzania sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
koordynowania prac dotyczących monitorowania czasu pracy dla potrzeb analizy pracy Wydziału;
prowadzenia ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa podsystemów GRU, WYBUD;
przygotowywania dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom w tym w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Opracowywania planów zamówień publicznych Wydziału oraz obsługi aplikacji SOZP;
sporządzania analiz statystycznych w zakresie działania Wydziału;
załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenia ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
prowadzenia stanu zatrudnienia Wydziału, spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach oraz spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zakresy czynności, listy obecności, książka wyjść służbowych, książka wyjść prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych, rejestracja krajowych wyjazdów służbowych;
sporządzania wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
przygotowania dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wydziale;
współpracy z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. systemu zarządzania jakością wg wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie;
koordynacji zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP oraz Miejskiej Platformie Internetowej Magiczny Kraków (MPI), nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
sporządzania projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM. Monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji;
prowadzenia działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów);
prowadzenia spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
