Referat Organizacyjny (KM-06)

Wydział Ewidencji Pojazdów i Kierowców (KM)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (KM-06) należą sprawy:

1)    prowadzenia Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału, obsługi systemu EZD PUW oraz elektronicznej skrzynki pocztowej Wydziału;
2)    opracowywania wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzania projektów planów budżetu oraz Mierników i Wskaźników do systemu informatycznego, sporządzania sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
3)    sporządzania harmonogramu wydatków i dochodów, dokonywania korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań;
4)    opracowywania prognoz dochodów i wydatków Wydziału;
5)    koordynowania prac dotyczących monitorowania czasu pracy dla potrzeb analizy pracy Wydziału;
6)    prowadzenia ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa podsystemów GRU, WYBUD i WPBUD;
7)    prowadzenia wydziałowego rejestru umów wydatkowych;
8)    przygotowywania dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie ustawy o zamówieniach publicznych;
9)    opracowywania planów zamówień publicznych Wydziału, wykonywania zadań koordynatora zamówień publicznych oraz obsługi aplikacji SOZP;
10)    sporządzania analiz, zestawień i sprawozdań statystycznych w zakresie działania Wydziału;
11)    opracowywania projektów zarządzeń, poleceń służbowych i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzania informacji o ich wykonaniu;
12)    opracowywania informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta i Dyrektora Magistratu;
13)    opracowywania projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontroli ich wykonania; 
14)    opracowywania projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta, prowadzenia i aktualizacji wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
15)    koordynacji przygotowywania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału, prowadzenia rejestru kart usług/instrukcji postępowania Wydziału;
16)    prowadzenia księgi inwentarzowej środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz pozostałych środków dla lokalizacji określonej przez Dyrektora Wydziału lub osobę upoważnioną;
17)    prowadzenia ewidencji sprzętu użyczonego dla realizacji zadań w zakresie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami oraz rejestracji pojazdów, przeprowadzenia inwentaryzacji sprzętu użyczonego; 
18)    prowadzenia wydziałowego rejestru wniosków, interpelacji oraz postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału;
19)    sporządzania zamówień na materiały biurowe, wyposażenie - poprzez internetowy system zamówień (ESZT), druki, środki trwałe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej, nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
20)    prowadzenia stanu zatrudnienia Wydziału;
21)    załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenia ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania; 
22)    prowadzenia spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zbioru zakresów czynności, listy obecności, książka wyjść służbowych, rejestracja krajowych wyjazdów służbowych;
23)    sporządzania wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
24)    przygotowania dokumentacji dotyczącej naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze w Wydziale;
25)    prowadzenia wydziałowego rejestru pieczęci urzędowych;
26)    współpracy z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania według wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie;
27)    koordynacji ws. przygotowywania materiałów i informacji prasowych, współpraca z komórką organizacyjną właściwą ds. kontaktów z mediami;
28)    koordynacji zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Miejskiej Platformie Internetowej Magiczny Kraków (MPI), nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron; 
29)    sporządzania projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM, 
30)    koordynowania realizacji zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Wydziale;
31)    prowadzenia działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów);
32)    prowadzenia postępowań skargowych;
33)    prowadzenia rejestru wniosków o udzielonych informacjach publicznych;
34)    koordynacji działań komórek organizacyjnych Wydziału w zakresie przekazywania dokumentacji do Archiwum Zakładowego.