Referat Organizacyjny (KP-04)

Kancelaria Prezydenta (KP)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (KP-04) należy:

1. sporządzanie wykazu poleceń Prezydenta z posiedzeń Kolegium Prezydenckiego oraz nadzór nad ich realizacją;
2. zapewnienie obsługi sekretarskiej i asystenckiej Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa, a w szczególności:
   • prowadzenie sekretariatów, ewidencja pism wchodzących i wychodzących,
   • organizowanie dnia pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa, w tym prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
   • kompletowanie materiałów niezbędnych podczas spotkań i delegacji krajowych,
   • protokołowanie ważniejszych spotkań,
   • wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa,
   • przygotowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi materiałów informacyjnych w związku ze spotkaniami o charakterze merytorycznym z przedstawicielami firm, instytucji oraz osobami prywatnymi – poza spotkaniami w ramach cotygodniowych przyjęć mieszkańców;
3. zapewnienie obsługi organizacyjno-biurowej Dyrektora Departamentu Prezydenckiego;
4. obsługa kadrowo-organizacyjna Kancelarii Prezydenta;
5. prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta Krakowa i pracowników Kancelarii Prezydenta;
6. ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań Kancelarii Prezydenta;
7. przygotowywanie pisemnych poleceń służbowych Dyrektora Kancelarii Prezydenta i opracowywanie wewnętrznych zarządzeń dotyczących działalności Kancelarii Prezydenta;
8. koordynacja publikowania informacji w Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa, w tym obsługa Systemu Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) i bieżący monitoring instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych realizowanych przez Kancelarię Prezydenta;
9. obsługa Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ), Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
10. prowadzenie magazynu z upominkami;
11. prowadzenie ewidencji majątku trwałego Kancelarii Prezydenta;
12. zaopatrywanie pracowników Kancelarii Prezydenta w materiały biurowe – obsługa aplikacji ESZT;
13. prowadzenie Biblioteki Kancelarii Prezydenta;
14. koordynacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji.

W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta, do zakresu działania którego należy koordynacja działań w celu należytego zabezpieczenia wartości niematerialnych Miasta Krakowa, w tym w szczególności:

1. obsługa wniosków o udzielenie zgody na posługiwanie się wartościami niematerialnymi znajdującymi się w dysponowaniu Kancelarii Prezydenta;
2. przygotowanie umów cywilno-prawnych, licencyjnych oraz z zakresu zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi w ramach prowadzonych spraw wraz z nadzorem merytorycznym nad ww. umowami;
3. udzielanie informacji podmiotom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie podstaw prawnych oraz zasad posługiwania się i udostępniania wartości niematerialnych, w tym m.in. nazwy, logo i herbu Miasta Krakowa.

W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo-Finansowej, do zakresu działania którego należy:

1. koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu w tym:
   • przygotowanie zbiorczych danych do planu finansowego Kancelarii Prezydenta w układzie zadań budżetowych i klasyfikacji budżetowej,
   • przygotowanie materiałów do układu wykonawczego budżetu Miasta Krakowa w części dotyczącej Kancelarii Prezydenta,
   • rejestracja ponoszonych wydatków i zaciągniętych zobowiązań, dokonywanie rozliczeń rachunków i faktur w zakresie realizowanych zadań; obsługa systemów GRU i WYBUD,
   • monitorowanie i analiza realizacji planu finansowego Kancelarii Prezydenta oraz wnioskowanie o jego zmiany,
   • przygotowanie umów, aneksów do umów i zleceń,
   • przygotowywanie danych do zbiorczego sprawozdania z realizacji zadań budżetowych i wydatków Kancelarii Prezydenta.
2. prowadzenie i koordynacja zadań wynikających z obowiązku stosowania ustawy o zamówieniach publicznych w tym:
   • przygotowywanie planów zamówień publicznych,
   • realizacja procedur w zakresie zamówień publicznych dla zadań budżetowych (m.in. bieżąca weryfikacja, udział w komisjach przetargowych),
   • sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych w ramach zadań Kancelarii Prezydenta,
   • praca w Systemie Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP).
3. realizacja innych zadań zgodnie z poleceniem Dyrektora Kancelarii Prezydenta.

Uwagi:

Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta: Julita Michalska

Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo - Finansowej: Teresa Chaim