czcionka:
kontrast:
Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy:
1. Sporządzanie wykazu poleceń Prezydenta z posiedzeń Kolegium Prezydenckiego oraz nadzór nad ich realizacją;
2. Monitorowanie stanu realizacji Zadań Programowych na lata 2018-2023 oraz inicjowanie przedsięwzięć mających na celu skoordynowanie działań zapewniających skuteczność realizacji postanowień programowych wykonywanych przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Krakowa, miejskie jednostki organizacyjne, a także inne podmioty współpracujące z Gminą Miejską Kraków, w tym uczestniczenie w spotkaniach roboczych i przekazywanie wytycznych wynikających z realizacji zadań programowych;
3. Zapewnienie kompetentnej obsługi sekretarskiej i asystenckiej Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta, a w szczególności:
a) Prowadzenie sekretariatu, ewidencja pism wchodzących i wychodzących,
b) Organizowanie dnia pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta, w tym prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
c) kompletowanie materiałów niezbędnych podczas spotkań i delegacji krajowych,
d) Protokołowanie ważniejszych spotkań,
e) Wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta,
f) Przygotowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi materiałów informacyjnych w związku ze spotkaniami o charakterze merytorycznym z przedstawicielami firm, instytucji oraz osobami prywatnymi – poza spotkaniami w ramach cotygodniowych przyjęć mieszkańców;
4. obsługa kadrowo-organizacyjna Kancelarii Prezydenta;
5. Prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i pracowników Kancelarii Prezydenta;
6. ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań Kancelarii Prezydenta;
7. Przygotowywanie pisemnych poleceń Dyrektora Kancelarii Prezydenta i opracowywanie wewnętrznych zarządzeń dotyczących działalności Kancelarii Prezydenta;
8. Koordynacja publikowania informacji w Serwisie Informacyjnym UMK, w tym obsługa Systemu Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) i bieżący monitoring procedur wewnętrznych realizowanych przez Kancelarię Prezydenta;
9. obsługa Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ), Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
10. Prowadzenie magazynu z upominkami;
11. Przekazywanie materiałów do Archiwum;
12. Prowadzenie ewidencji majątku trwałego Kancelarii Prezydenta;
13. Zaopatrywanie pracowników Kancelarii Prezydenta w materiały biurowe i obsługa aplikacji ESZT;
14. Prowadzenie Biblioteki Kancelarii Prezydenta.
W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta, do zakresu działania którego należy koordynacja działań w celu należytego zabezpieczenia wartości niematerialnych Miasta Krakowa, w tym w szczególności:
1. Obsługa wniosków o udzielenie zgody na posługiwanie się wartościami niematerialnymi znajdującymi się w dysponowaniu Kancelarii Prezydenta;
2. Przygotowanie umów cywilno-prawnych, licencyjnych oraz z zakresu zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi w ramach prowadzonych spraw wraz z nadzorem merytorycznym nad ww. umowami;
3. Udzielanie informacji podmiotom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie podstaw prawnych oraz zasad posługiwania się i udostępniania wartości niematerialnych, w tym m.in. nazwy, logo i herbu Miasta Krakowa.
W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Domu Krakowskiego w Norymberdze, do zakresu działania którego należy prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem Domu Krakowskiego w Norymberdze, w tym w szczególności:
1. Bieżący kontakt z Koordynatorem ds. Domu Krakowskiego;
2. Nadzór nad realizacją programu kulturalnego Domu Krakowskiego;
3. Prowadzenie nadzoru nad gospodarką finansową i rzeczową Domu Krakowskiego w tym rozliczanie wydatków Domu;
4. Prowadzenie korespondencji i dokumentacji związanej z działalnością Domu Krakowskiego;
5. Przygotowanie umów, zleceń oraz nadzór nad ich realizacją w zakresie działalności Domu Krakowskiego;
6. Nadzór nad realizacją umów podpisanych z instytucjami mającymi swoje siedziby w Domu Krakowskim;
7. Aktualizacja informacji dotyczących Domu Krakowskiego zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa oraz na portalu www.krakow.pl
W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo-Finansowej, do zakresu działania którego należy:
1. koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu w tym:
a) Przygotowanie projektu budżetu w układzie zadaniowym oraz zgodnie z klasyfikacją budżetową,
b) Przygotowanie planów rzeczowo-finansowych zadań Kancelarii Prezydenta,
c) Sporządzenie wniosków dot. zmian w budżecie w ramach zadań realizowanych przez Kancelarię Prezydenta,
d) Obsługa aplikacji STRADOM w zakresie wprowadzania danych i zmian w budżecie w odniesieniu do wydatków bieżących w ramach zadań Kancelarii Prezydenta,
e) sporządzanie półrocznych i rocznych sprawozdań z wykonania wydatków bieżących,
f) przygotowanie umów, aneksów do umów i zleceń,
g) Dokonywanie rozliczeń rachunków i faktur w zakresie realizowanych zadań; obsługa systemów GRU i WYBUD,
h) Wprowadzanie danych do aplikacji PF PRO-prognozy miesięcznej wydatków;
2. Prowadzenie i koordynacja zadań wynikających z obowiązku stosowania ustawy o zamówieniach publicznych w tym:
a) Przygotowywanie planów zamówień publicznych,
b) Realizacja procedur w zakresie zamówień publicznych dla zadań budżetowych (m.in. bieżąca weryfikacja, udział w komisjach przetargowych),
c) Sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych w ramach zadań Kancelarii Prezydenta,
d) praca w Systemie Obsługi Zamówień Publicznych SOZP.
Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta: Julita Michalska
Stanowisko ds. Domu Krakowskiego w Norymberdze: Teresa Chaim
Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo - Finansowej: Urszula Florczyk