Zakres działania Kancelarii Tajnej jest określony odrębnym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa nr 3159/2023 z 27 października 2023 r.
Do zakresu działania Kancelarii Tajnej (KP-05) należy:
przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulami „tajne” i „poufne”, według zasad określonych w obowiązujących przepisach;
udostępnianie oraz wydawanie dokumentów, o których mowa w pkt. 1, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz egzekwowanie zwrotu tych dokumentów po zrealizowaniu zadań;
kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne w wydziałach Magistratu;
archiwizowanie i przygotowywanie do wybrakowania dokumentów zawierających informacje niejawne;
współpraca z Archiwum Państwowym oraz archiwum zakładowym w zakresie przekazywania dokumentacji archiwalnej oraz niszczenia dokumentacji niearchiwalnej;
prowadzenie okresowej kontroli obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne w Magistracie;
przechowywanie akt zakończonych i bieżących postępowań sprawdzających prowadzonych przez Pełnomocnika wobec osób zajmujących lub ubiegających się o stanowiska bądź zlecenie prac, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych;
przygotowywanie projektów poleceń Prezydenta dotyczących przeprowadzenia przez Pełnomocnika zwykłych postępowań sprawdzających wobec pracowników Magistratu oraz miejskich jednostek organizacyjnych;
przygotowywanie projektów upoważnień wydawanych przez Prezydenta uprawniających do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”;
prowadzenie dokumentacji szkoleń przeprowadzanych przez Pełnomocnika;
przygotowywanie projektów opinii interpelacji radnych Rady Miasta Krakowa oraz odpowiedzi na interpelacje udzielanych przez Prezydenta w zakresie występowania tajemnic prawnie chronionych;
przygotowywanie projektów dokumentów zawierających informacje niejawne;
realizacja zadań dotyczących bieżącej obsługi działalności Pełnomocnika;
wykonywanie innych zadań i obowiązków na polecenie Pełnomocnika w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz udostępniania informacji publicznej.
