Referat Budżetowo-Organizacyjny (NW-01)

Biuro Nadzoru Właścicielskiego (NW)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Budżetowo-Organizacyjnego (NW-01) należy:

1. planowanie i zarządzanie budżetem Biura, w tym:
   • przygotowywanie projektu budżetu w zakresie działalności Biura oraz jego planu finansowego,
   • przygotowywanie wniosków budżetowych dotyczących zmian w planie wydatków, dochodów, przychodów i rozchodów Biura,
   • weryfikacja, zatwierdzanie, zbiorcze zestawianie i bieżąca aktualizacja harmonogramów wydatków i dochodów wraz z ich zmianami,  
   • prowadzenie ewidencji dokumentów finansowych;
2. gromadzenie, monitorowanie, aktualizacja i sporządzanie zbiorczych analiz oraz sprawozdań okresowych i rocznych z działalności Biura w zakresie zadań oraz klasyfikacji budżetowej, w tym:
   • sporządzanie okresowych zestawień z wykonania wydatków bieżących oraz majątkowych i inwestycyjnych Biura,
   • sporządzanie materiałów sprawozdawczych z  wykonania budżetu w zakresie realizacji zadań bieżących, zadań dzielnic, zadań budżetu obywatelskiego oraz zadań majątkowych i inwestycyjnych Biura;
3.  współdziałanie z Radami Dzielnic w zakresie realizacji zadań dzielnicowych;
4. obsługa aplikacji STRADOM w zakresie wprowadzania danych dot.  wydatków bieżących, inwestycyjnych, majątkowych oraz zadań dzielnicowych i zadań budżetu obywatelskiego oraz harmonogramów zadań inwestycyjnych; 
5. obsługa systemu WYBUD w zakresie:
   • wprowadzania dokumentów finansowych wypłat w ramach planu Biura,
   • wprowadzania dowodów wewnętrznych oraz wniosków o uruchomienie transz środków wynikających z zawartych umów (wydatki bieżące, inwestycyjne i majątkowe),
   • rozliczania rachunków i faktur;
6. obsługa systemu GRU w zakresie:
   • kontroli nad prawidłowością zapisów finansowych w umowach, porozumieniach i zleceniach  wprowadzanych do systemu, 
   • wprowadzenia danych dotyczących umów (aneksów do umów, zleceń, porozumień, korekt);
7. przygotowywanie planu, sprawozdania oraz zmian w przedsięwzięciach wieloletnich ujętych w Wieloletniej Prognozie Finansowej;
8. nadzór nad właściwym funkcjonowaniem Biura oraz koordynacja działań w zakresie organizacyjnym i administracyjnym, w tym:
   • prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno-biurowej,
   • organizowanie i zapewnienie właściwego obiegu korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, w tym dokumentacji w EZD PUW, 
   • prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych,
   • nadzór nad realizacją zadań, poleceń służbowych, zarządzeń i uchwał dotyczących Biura,
   • dbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy, przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., zapewnienie odpowiedniego sprzętu i warunków do pracy,
   • zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD),
   • sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, zlecanie zamówień w tym zakresie poprzez Elektroniczny System Zamówień Towarów (ESZT) oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
9. prowadzenie spraw kadrowych, szkoleniowych i socjalnych pracowników Biura, w tym:
   • przygotowywanie planów szkoleń i nadzór nad ich realizacją,
   • obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych,
   • przygotowywanie dokumentacji w porozumieniu z Kierownikami Referatów Biura i realizacja procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Biurze,
   • prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Biura, w tym godzin nadliczbowych pracowników wraz z ich rozliczaniem, oraz koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestr Czasu Pracy (RCP),
   • przygotowywanie planów urlopowych pracowników, 
   • prowadzenie ewidencji badań medycyny pracy i nadzór nad terminowością;
10. koordynowanie zadań związanych z publikowaniem informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa, Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz Gminnym Serwisie Informacyjnym, nadzorowanie kompletności i aktualności publikowanych informacji, a także współpracowanie z Referatem ds. Serwisów Informacyjnych sprawach z tym związanych oraz obsługa aplikacji BIP MK, UMK CMS i GSI;
11. koordynowanie zadań związanych z realizacją obowiązujących w Urzędzie Miasta Krakowa zasad Polityki Bezpieczeństwa Informacji i współpracowanie z Zespołem Inspektora Ochrony Danych Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz obsługa aplikacji Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
12. publikowanie i aktualizowanie danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) w zakresie związanym z funkcjonowaniem Biura; 
13. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Biura;
14. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Biura;
15. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielenia odpowiedzi na wpływającą do Biura korespondencję, w tym:
    • skargi, wnioski lub petycje interesantów,
    • korespondencja od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, 
    • interpelacje radnych, wnioski Komisji Rady Miasta Krakowa, 
    • wnioski i postulaty posłów i senatorów, 
    • wnioski o udzielenie informacji publicznej;
16. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego Biura i kartotek osobistego wyposażenia pracowników, tym bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Biura;
17. prowadzenie ewidencji zaleceń audytowych i kontrolnych oraz kontrolowanie ich realizacji;
18. koordynowanie w Biurze spraw z zakresu Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej (Q-SYSTEM);
19. prowadzenie biblioteki oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
20. koordynowanie spraw związanych z prowadzeniem i aktualizacją Bazy Wiedzy na potrzeby Wydziału Dialogu, Konsultacji i Kontaktu Obywatelskiego w zakresie Biura;
21. koordynowanie działań związanych z archiwizacją dokumentacji prowadzonej przez Biuro;
22. koordynowanie działań związanych z przeprowadzką lub reorganizacją przestrzeni gospodarowanej przez Biuro.