Stanowiska Informacyjno-Podawcze (OR-01-2)

Oddział Kancelaria Magistratu (OR-01)

Zakres działania:

Do zadań Stanowisk Informacyjno-Podawczych (OR-01-2) należy:

1. przyjmowanie korespondencji od klientów zgłaszających się do UMK, potwierdzanie jej wpływu oraz pomoc w uzyskaniu wymaganych informacji,
2. rejestracja korespondencji wpływającej w systemie EZD PUW i wprowadzenie niezbędnych metadanych opisujących przesyłkę,
3. dekretowanie poczty adresowanej na Gminę Miejską Kraków i Urząd Miasta Krakowa zgodnie z kompetencjami,
4. przekazywanie kierownikowi oddziału do dekretacji poczty adresowanej do Prezydenta Miasta Krakowa, Zastępców Prezydenta, Pełnomocników Prezydenta, Dyrektora Magistratu, Sekretarza Miasta Krakowa i Skarbnika Miasta Krakowa,
5. przekazywanie podań w sprawach, dla których Prezydent Miasta Krakowa nie jest organem właściwym lub podań dotyczących kilku spraw podlegających załatwieniu przez różne organy (na podstawie art. 65 i 66 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 1691),
6. wykonanie odwzorowania cyfrowego złożonych dokumentów,
7. przekazanie zarejestrowanej korespondencji zgodnie z dekretacją,
8. publikacja ogłoszeń na tablicach urzędowych, doręczenia zastępcze,
9. nadzór nad okresem publikacji ogłoszeń oraz ich terminowym zwrotem,
10. poświadczanie własnoręczności i autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach), formularzach i drukach, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1749),
11. realizacja czynności związanych z zakładaniem i unieważnianiem profilu zaufanego,
12. obsługa skrzynki e-mail umk/prezydent, e-PUAP oraz e-Doręczeń, a w tym dekretacja korespondencji elektronicznej, podejmowanie czynności związanych z weryfikowaniem i zwalnianiem z kwarantanny korespondencji e-mail, przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji elektronicznej niewłaściwie skierowanej,
13. koordynowanie współpracy z pozostałymi komórkami OR dot. aktualizacji Bazy Wiedzy, tworzonej na potrzeby infolinii Krakowskiego Centrum Kontaktu oraz klienta zewnętrznego,
14. gospodarowanie składnikami majątkowymi we wszystkich lokalizacjach oddziału, prowadzenie ewidencji wyposażenia, nadzór nad stanem sprzętu powierzonego użytkownikom oraz udział w czynnościach prowadzonych podczas inwentaryzacji.