Stanowiska ds. Obsługi Składu Chronologicznego (OR-01-3)

Oddział Kancelaria Magistratu (OR-01)

Zakres działania:

Do zadań Stanowisk ds. Obsługi Składu Chronologicznego (OR-01-3) należy:

1. obsługa składu chronologicznego:
   • rejestracja dokumentów papierowych w RPW dotyczących spraw prowadzonych elektronicznie oraz ich odwzorowanie cyfrowe,
   • przyjmowanie dokumentów zarejestrowanych w RPW,
   • weryfikacja dokumentów papierowych pod względem ich oryginalności,
   • weryfikacja odwzorowań cyfrowych w porównaniu do oryginału w wersji papierowej,
   • przyporządkowanie dokumentów do danego typu składu chronologicznego,
   • rejestracja dokumentów w składzie chronologicznym,
   • przyporządkowanie i przechowywanie dokumentów zgodnie z numerami RPW, zaś w przypadku dokumentów wytworzonych zgodnie z numerami technicznymi składu,
   • wypożyczenia na wniosek / osobiście dokumentów ze składu chronologicznego, ich weryfikacja, przygotowanie druku udostępnienia zgodnie ze stanem faktycznym wypożyczanego dokumentu, przekazanie kompletu do właściwej komórki organizacyjnej urzędu,
   • wyrejestrowania całościowe / częściowe dokumentów ze składu chronologicznego, ich weryfikacja, przygotowanie druku udostępnienia zgodnie ze stanem faktycznym wypożyczanego dokumentu, przekazanie kompletu do właściwej komórki organizacyjnej urzędu,
   • nadzór nad drukami udostępnienia: weryfikacja zwrotów druków, przypomnienia o konieczności ich zwrotu, ułożenie w miejscu, gdzie przechowywany był dokument, potwierdzanie zwrotu dokumentów,
   • nadzór nad bezpieczeństwem dokumentów przechowywanych w składzie, opisywanie segregatorów / pudeł zgodnie z zawartością,
   • udzielanie informacji dotyczących przechowywanych dokumentów oraz instrukcji postępowania z dokumentacją ze składu chronologicznego,
   • przygotowanie dokumentacji, ich archiwizacja oraz przekazanie do Archiwum zakładowego,
2. obsługa składu informatycznych nośników danych:
   • rejestracja nośników w Rejestrze Przesyłek Wychodzących (RPW),
   • przyjmowanie nośników zarejestrowanych w RPW,
   • oznaczanie nośników zgodnie z numeracją w RPW,
   • przyporządkowanie nośników do danego typu składu informatycznych nośników danych,
   • rejestracja nośników w składzie informatycznych nośników danych,
   • przerejestrowanie nośnika do innego typu składu w związku z operacjami wykonanymi na nim przez pracownika merytorycznego,
   • przyporządkowanie i przechowywanie nośników zgodnie z numerami RPW, zaś w przypadku dokumentów wytworzonych zgodnie z numerami technicznymi składu,
   • wypożyczenia na wniosek/ osobiście nośników ze składu informatycznych nośników danych, ich weryfikacja, przygotowanie druku udostępnienia zgodnie ze stanem faktycznym wypożyczanego nośnika, przekazanie kompletu do właściwej komórki organizacyjnej urzędu,
   • nadzór nad drukami udostępnienia: weryfikacja zwrotów druków, przypomnienia o konieczności ich zwrotu, ułożenie w miejscu, gdzie przechowywany był nośnik, potwierdzanie zwrotu nośników,
   • nadzór nad bezpieczeństwem nośników przechowywanych w składzie, opisywanie pudeł zgodnie z zawartością,
   • udzielanie informacji dotyczących przechowywanych dokumentów oraz instrukcji postępowania z nośnikami w składzie informatycznych nośników danych
   • przygotowanie nośników, ich archiwizacja oraz przekazanie do Archiwum zakładowego,
3. bieżąca analiza problematyki funkcjonowania składów chronologicznego i informatycznych nośników danych w zakresie perspektywy krótkoterminowej i długoterminowej:
   • współpraca z Dziennikami Podawczymi Kancelarii Magistratu w zakresie rejestracji dokumentów oraz nośników w składach chronologicznym i informatycznych nośników danych,
   • bieżąca analiza rozmieszczania, przyporządkowywania i układania dokumentacji i nośników,
   • przygotowywanie i analiza raportów dotyczących dokumentów oraz nośników rejestrowanych w składach chronologicznym i informatycznych nośników danych.