https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/188405371946091890 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA OR-3 Udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (z wyjątkiem akt kadrowo-płacowych)

Krótki opis usługi

Jeżeli chcesz otrzymać dokumenty zgromadzone w Archiwum zakładowym Urzędu Miasta Krakowa: <ol start="1" style="list-style-type:decimal"> <li>Wypełnij wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li>Dokonaj opłaty skarbowej, jeżeli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Złóż wniosek wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana) do Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego. Możesz również złożyć wniosek drogą elektroniczną.</li> <li>Po złożeniu kompletnego wniosku dokumentacja o którą wnioskujesz zostanie Ci udostępniona do wglądu lub jeżeli zajdzie taka potrzeba wniosek zostanie przesłany do załatwienia do innej komórki Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy osoby fizycznej lub osoby prawnej.

Kryteria dla realizacji usług

Konieczne jest, aby we wniosku wskazać: <ul style="list-style-type:disc"> <li>na jaką formę załatwienia sprawy liczy wnioskodawca (między innymi udostępnienie akt do wglądu, wydanie kserokopii, wydanie zaświadczenia, informacja ustna o dokumentach),</li> <li>w dokumentach jakiego urzędu lub jednostki zlikwidowanej należy szukać dokumentów i z którego roku,</li> <li>w miarę możliwości znak sprawy poszukiwanych dokumentów.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

<ol> <li>Wniosek o udostępnienie dokumentów - na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li>Załączniki do wniosku: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>pełnomocnictwo - w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu,</li> <li>dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.</li> </ol> </li> </ol>

Opłaty

<ol start="1" style="list-style-type:decimal"> <li>Nie podlega opłacie skarbowej: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach: <ul style="list-style-type:disc"> <li>alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,</li> <li>ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, uprawnień dla osób niepełnosprawnych, osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,</li> <li>świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej i przepisów o zatrudnieniu socjalnym,</li> <li>zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,</li> <li>nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,</li> <li>rekompensat w rozumieniu ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji praw do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2097),</li> </ul> </li> <li>dokonanie czynności urzędowej i wydanie zaświadczenia, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają innym opłatom o charakterze publicznoprawnym lub są od tych opłat zwolnione.</li> </ol> </li> <li>Od uiszczenia opłaty skarbowej zwolnione są: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>jednostki budżetowe,</li> <li>jednostki samorządu terytorialnego,</li> <li>organizacje pożytku publicznego, jeśli składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,</li> <li>osoby, które składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia albo składając wniosek o udzielenia pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.</li> </ol> </li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej)	17	kasa UMK przelew poczta	PKO Bank Polski: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa za poświadczenie zgodności wykonanej i wydanej kserokopii dokumentu (za każdą uwierzytelnioną stronę)	5	kasa UMK przelew poczta	PKO Bank Polski: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od wydania zaświadczenia	17	kasa UMK przelew poczta	PKO Bank Polski: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Wnioski w formie papierowej można złożyć w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego: <ul style="list-style-type:disc"> <li>adres: ul. Dobrego Pasterza 116A, 31-416 Kraków,</li> <li>godziny otwarcia: od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30,</li> <li>telefon: <a href="tel:12 616 9008">12 616 9008</a>, <a href="tel:12 616 9014">12 616 9014</a>, <a href="tel:12 616 9000">12 616 9000</a>.</li> </ul> Ewentualne zapytania oraz wnioski można również kierować na adres e-mail: <a href="mailto:archiwum.umk@um.krakow.pl">archiwum.umk@um.krakow.pl</a>.

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu	Wytyczne
Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji z Archiwum UMK za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych dostępny na platformie ePUAP	<p>Aby skorzystać z formularza wymagane jest <strong>posiadanie skrzynki e-Doręczeń</strong>.</p> <ol> <li>Kliknij link "Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji z Archiwum UMK za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych dostępny na platformie ePUAP".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Przycisk "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu elektronicznego, a następnie wyślij wniosek.</li> <li>Nastąpi przekierowanie do skrzynki<strong> e-Doręczeń</strong> lub pojawi się informacja o konieczności jej założenia w celu wysłania wniosku.</li> </ol>

Link do portalu

Wytyczne

Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji z Archiwum UMK za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych dostępny na platformie ePUAP

Aby skorzystać z formularza wymagane jest posiadanie skrzynki e-Doręczeń. <ol> <li>Kliknij link "Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji z Archiwum UMK za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych dostępny na platformie ePUAP".</li> <li>Wybierz "Załatw sprawę".</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij "Dalej", aby przejść do kolejnego etapu. Przycisk "Zapisz" umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu elektronicznego, a następnie wyślij wniosek.</li> <li>Nastąpi przekierowanie do skrzynki e-Doręczeń lub pojawi się informacja o konieczności jej założenia w celu wysłania wniosku.</li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu w czytelni lub zostanie wydana jej kserokopia, bądź stosowne zaświadczenie.</li> <li>W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność Twój wniosek zostanie przekazany do załatwienia do innej komórki Urzędu Miasta Krakowa.</li> <li>W sytuacji, gdy wniosek nie będzie kompletny, zostaniesz wezwany do jego uzupełnienia. Jeśli nie uzupełnisz dokumentów we wskazanym w wezwaniu terminie, wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania i trzeba będzie złożyć nowy wniosek.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>W przypadku, gdy Wnioskodawca zwróci się o dokumentację, która nie znajduje się w tutejszych zasobach, Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe - w miarę możliwości - udziela informacji, gdzie należy szukać przedmiotowych dokumentów.</li> <li>Udostępnieniu podlega dokumentacja wszystkich jednostek organizacyjnych (również jednostek zlikwidowanych), które są przechowywane w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa. Pełna lista jednostek zlikwidowanych, których dokumenty znajdują się w tutejszym Archiwum dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li><a href="https://bip.krakow.pl/zalaczniki/dokumenty/n/341038/karta">Zasób do dnia 6 lutego 2021 roku</a>,</li> <li><a href="https://bip.krakow.pl/zalaczniki/dokumenty/n/652138/karta">Zasób od dnia 15 września 2021 roku</a>.</li> </ol> </li> </ol>

Termin załatwienia

Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Wydział Organizacji i Nadzoru	Referat Archiwum zakładowe

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> <li>Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz. Informujemy, że: <ul style="list-style-type:disc"> <li>Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.</li> <li>Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku, a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.</li> <li>Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> </ul> Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a>. Wniosek o udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (z wyjątkiem akt kadrowo-płacowych) https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=453628dc-6cdd-5883-f607-4e38fdd9e170&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_OR-3.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=e640427d-b295-9d7d-cb18-dd5b34c736c3&groupId=536063 Wydział Organizacji i Nadzoru Justyna Habrajska Piotr Boksa 2024-01-09 2026-04-15 2026-04-15