https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/188405371946091890 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA OR-3 Udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych)

Krótki opis usługi

W celu otrzymania dokumentów zgromadzonych w Archiwum zakładowym Urzędu Miasta Krakowa należy: <ul> <li style="text-align:justify">wypełnić wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li style="text-align:justify">dokonać opłaty skarbowej, jeżeli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li style="text-align:justify">złożyć wniosek wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana) do Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum Zakładowego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”). Można również złożyć wniosek drogą elektroniczną.</li> </ul> Następnie dokumenty zostaną udostępnione lub wniosek zostanie przesłany do załatwienia do innej komórki UMK.

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy osoby fizycznej lub osoby prawnej.

Kryteria dla realizacji usług

W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać: <ul> <li style="text-align:justify">na jaką formę załatwienia sprawy liczy wnioskodawca (m.in. udostępnienie akt do wglądu, wydanie kserokopii, wydanie zaświadczenia, informacja ustna o dokumentach);</li> <li style="text-align:justify">w dokumentach jakiego urzędu lub jednostki zlikwidowanej należy szukać dokumentów i z którego roku;</li> <li style="text-align:justify">w miarę możliwości znak sprawy poszukiwanych dokumentów.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

<ol style="list-style-type:lower-alpha"> <li style="text-align:justify">Wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li style="text-align:justify">Załączniki do wniosku</li> </ol> <ul> <li style="text-align:justify">pełnomocnictwo - w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu;</li> <li style="text-align:justify">dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.</li> </ul>

Opłaty

Nie podlega opłacie skarbowej: <ol> <li style="text-align:justify">dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach:</li> </ol> <ul> <li style="text-align:justify">alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,</li> <li style="text-align:justify">ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, uprawnień dla osób niepełnosprawnych, osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,</li> <li style="text-align:justify">świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej i przepisów o zatrudnieniu socjalnym,</li> <li style="text-align:justify">zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,</li> <li style="text-align:justify">nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,</li> <li style="text-align:justify">rekompensat w rozumieniu ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji praw do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2097);</li> </ul> <ol start="2"> <li style="text-align:justify">dokonanie czynności urzędowej i wydanie zaświadczenia, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają innym opłatom o charakterze publicznoprawnym lub są od tych opłat zwolnione.</li> </ol> Od uiszczenia opłaty skarbowej zwolnione są: <ul> <li style="text-align:justify">jednostki budżetowe;</li> <li style="text-align:justify">jednostki samorządu terytorialnego;</li> <li style="text-align:justify">organizacje pożytku publicznego, jeśli składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;</li> <li style="text-align:justify">osoby, które składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia albo składając wniosek o udzielenia pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.</li> </ul>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej)	17	kasa UMK przelew poczta	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa za poświadczenie zgodności wykonanej i wydanej kserokopii dokumentu (za każdą uwierzytelnioną stronę)	5	kasa UMK przelew poczta	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od wydania zaświadczenia	17	kasa UMK przelew poczta	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Wnioski w formie papierowej można składać w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego.

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe	ul. Dobrego Pasterza 116A, 31-416 Kraków, archiwum.umk@um.krakow.pl	Poniedziałek – piątek 7:30 – 15:30	brak	12 616 9008, 12 616 9014, 12 616 9000

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu	Wytyczne
Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji z Archiwum UMK za wyjątkiem akt kadrowo płacowych dostępny na platformie ePUAP

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

Podpis zaufany
Podpis kwalifikowany

Sposób realizacji usługi

Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu w czytelni lub zostanie wydana jej kserokopia, bądź stosowne zaświadczenie. W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność Twój wniosek zostanie przekazany do załatwienia do innej komórki Urzędu Miasta Krakowa.

Informacje dodatkowa

W przypadku, gdy Wnioskodawca zwróci się o dokumentację, która nie znajduje się w tutejszych zasobach, Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe - w miarę możliwości - udziela informacji, gdzie należy szukać przedmiotowych dokumentów. Udostępnieniu podlega dokumentacja wszystkich jednostek organizacyjnych (również jednostek zlikwidowanych), które są przechowywane w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa. Pełna lista jednostek zlikwidowanych, których dokumenty znajdują się w tutejszym Archiwum dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa.

Termin załatwienia

Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Wydział Organizacji i Nadzoru	Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe

Dodatkowe dokumenty uzyskiwane w postępowaniu przez komórkę organizacyjną poza formalnym wnioskiem i załącznikami

Nie dotyczy.

Tryb odwoławczy

Nie dotyczy.

Podstawa prawna

Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747). Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14 poz. 67, Nr 27 poz.140).

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz. Informujemy, że: <ol> <li style="text-align:justify">Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.</li> <li style="text-align:justify">Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku , a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li style="text-align:justify">Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li style="text-align:justify">Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.</li> <li style="text-align:justify">Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.</li> <li style="text-align:justify">Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> </ol> Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: iod@um.krakow.pl. Wniosek o udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych) https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=453628dc-6cdd-5883-f607-4e38fdd9e170&groupId=536063 Wydział Organizacji i Nadzoru Piotr Bukowski GRZEGORZ JAROSZ 2024-01-09 2024-03-29 2024-08-01