Referat Archiwum zakładowe (OR-15-5)

Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe (OR-15)

Zakres działania:

Do zadań Referatu należy:

1. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z wydziałów oraz dokumentacji po jednostkach organizacyjnych zlikwidowanych, dla których organem założycielskim był odpowiednio PMK lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
2. przejmowanie dokumentacji papierowej ze składów chronologicznych i dokumentacji elektronicznej na nośnikach danych,
3. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie kwerend archiwalnych,
5. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
6. inicjowanie brakowania dokumentacji elektronicznej i tradycyjnej niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
7. przygotowanie oraz przekazanie materiałów archiwalnych w wersji tradycyjnej i elektronicznej do właściwego archiwum państwowego,
8. realizacja zadań związanych z pracami zabezpieczającymi dotyczącymi zasobu archiwalnego zdegradowanego w wyniku pożaru budynków Archiwum zakładowego UMK,
9. współpraca ze Stanowiskami ds. koordynacji czynności kancelaryjnych w zakresie bieżącego nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych, właściwym doborem klas z wykazu akt oraz właściwym prowadzeniem akt spraw,
10. wsparcie komórek organizacyjnych oraz realizacja szkoleń wewnętrznych w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, w tym w zakresie właściwego porządkowania dokumentacji celem jej przekazania do archiwum,
11. cyfryzacja procesów archiwizacyjnych,
12. archiwizacja dokumentów elektronicznych w systemie EZD,
13. wsparcie komórek organizacyjnych w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną w systemie kancelaryjnym tradycyjnym