Do zakresu działania Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe należą w szczególności sprawy związane z nadzorem nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w UMK.
Kierownik Oddziału pełni jednocześnie rolę Koordynatora Czynności Kancelaryjnych, który realizuje zadania przy pomocy koordynatora Stanowisk ds. koordynacji czynności kancelaryjnych, w ścisłej współpracy z Referatem Kancelaria Magistratu oraz koordynatorami w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych UMK.