Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe (OR-15)

Wydział Organizacji i Nadzoru (OR)

Zakres działania:

Do zakresu działania Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe (OR-15), należą w szczególności sprawy:

1. Analiza zagadnień i problematyk w zakresie organizacyjnym oraz formalno-prawnym, związanych z realizacją zadań mających na celu wdrożenie, utrzymanie i rozwój w UMK systemu EZD;
2. Pełnienie roli Gospodarza systemu EZD, w szczególności bieżący nadzór i koordynacja prac przedwdrożeniowych, wdrożeniowych oraz związanych z późniejszym funkcjonowaniem systemu, w ścisłej współpracy z Oddziałem Społeczeństwa Informacyjnego oraz Centrum Obsługi Informatycznej;
3. Pełnienie roli Gospodarza systemu rejestracji i obiegu korespondencji;
4. Koordynacja i realizacja zadań związanych z wdrożeniem w UMK systemu e-Doręczeń;
5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji UMK oraz prowadzenie jej ewidencji;
6. Przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z wydziałów oraz dokumentacji po jednostkach organizacyjnych zlikwidowanych, dla których organem założycielskim był odpowiednio PMK lub organ jednostki samorządu terytorialnego;
7. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie kwerend archiwalnych;
8. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
9. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
10. Przygotowanie oraz przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
11. Realizacja wsparcia i szkoleń wewnętrznych dla wydziałów w zakresie archiwizacji dokumentacji celem jej przekazywania do archiwum;
12. Realizacja zadań związanych z pracami zabezpieczającymi dotyczącymi zdegradowanego zasobu archiwalnego w wyniku pożaru budynków Archiwum zakładowego UMK.

W ramach Oddziału realizacja zadań, o których mowa w ust. 1 odbywa się pod bezpośrednim nadzorem wskazanych przez Kierownika Oddziału Koordynatorów stanowisk (OR-15-1 i OR-15-2).

Struktura wydziału: