https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/4348691547853770476 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA OR-4 Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa

Krótki opis usługi

W celu otrzymania dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa należy: <ul> <li style="text-align:justify">wypełnić wniosek o udostępnienie akt na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li style="text-align:justify">dokonać opłaty skarbowej, jeżeli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li style="text-align:justify">złożyć wniosek wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana) do Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum Zakładowego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”). Można również złożyć wniosek drogą elektroniczną.</li> </ul>

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy byłych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa lub w byłych Urzędach Dzielnicowych.

Kryteria dla realizacji usług

W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać: <ul> <li>aktualny adres do korespondencji wraz z kodem pocztowym i numerem telefonu;</li> <li>nazwisko używane w okresie zatrudnienia;</li> <li>datę urodzenia;</li> <li>pełną nazwę (bez skrótów) zakładu pracy wraz z okresem zatrudnienia;</li> <li>jakie dokumenty mają zostać wydane;</li> <li>cel wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca wnosi o wydanie zaświadczenia na podstawie akt osobowo-płacowych.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

<ol style="list-style-type:lower-alpha"> <li style="text-align:justify">Wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li style="text-align:justify">Załączniki do wniosku</li> </ol> <ul> <li style="text-align:justify">pełnomocnictwo - w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu;</li> <li style="text-align:justify">dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej</li> </ul>

Opłaty

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej)	17	kasa UMK przelew poczta	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Wnioski w formie papierowej można składać w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego.

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe	ul. Dobrego Pasterza 116A, 31-416 Kraków, archiwum.umk@um.krakow.pl	Poniedziałek – piątek 7:30 – 15:30	brak	12 616 9008, 12 616 9014, 12 616 9000

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu	Wytyczne
Formularz elektroniczny wniosku o udostępnienie dokumentacji kadrowo - płacowej pracowników Urzędu Miasta Krakowa i byłych Urzędów Dzielnicowych z Archiwum UMK dostępny na platformie ePUAP

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

Podpis zaufany
Podpis kwalifikowany

Sposób realizacji usługi

Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu lub zostanie wydane świadectwo pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7).

Informacje dodatkowa

W przypadku wypisywania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7) termin załatwienia może być dłuższy niż 1 miesiąc z uwagi na fakt, iż podanie wnioskodawcy jest załatwiane przez referat właściwy do spraw kadr lub księgowości. Dokumenty kadrowo - płacowe są wówczas jedynie wypożyczane z Archiwum Urzędu Miasta Krakowa do referatów właściwych do spraw kadr lub księgowości.

Termin załatwienia

Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Wydział Organizacji i Nadzoru	Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe

Dodatkowe dokumenty uzyskiwane w postępowaniu przez komórkę organizacyjną poza formalnym wnioskiem i załącznikami

Nie dotyczy.

Tryb odwoławczy

Nie dotyczy.

Podstawa prawna

Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747). Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14 poz. 67 i Dz. U. z 2011 Nr 27 poz.140).

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz. Informujemy, że: <ol> <li style="text-align:justify">Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.</li> <li style="text-align:justify">Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku , a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li style="text-align:justify">Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li style="text-align:justify">Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.</li> <li style="text-align:justify">Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.</li> <li style="text-align:justify">Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> </ol> Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: iod@um.krakow.pl. Wniosek o udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=382b04c1-ec15-0144-dbff-3f97c64ea4a0&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_OR-4.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=baf7e52f-8fda-23db-1c5c-a2f80d0a3448&groupId=536063 Wydział Organizacji i Nadzoru Piotr Bukowski GRZEGORZ JAROSZ 2024-02-27 2024-03-29 2024-11-12