https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/2439627081035039012 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA OR-5 Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa

Krótki opis usługi

 <p>W celu otrzymania dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa:</p> <ol start="1" style="list-style-type:decimal"> <li>Wypełnij wniosek o udostępnienie akt na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li>Dokonaj opłaty skarbowej, jeżeli jest wymagana (szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Złóż wniosek wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana) do Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego. Można również złożyć wniosek drogą elektroniczną.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

 <p>Usługa dotyczy byłych pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa.</p>

Kryteria dla realizacji usług

 <p>W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać:</p> <ul style="list-style-type:disc"> <li>aktualny adres do korespondencji wraz z kodem pocztowym i numerem telefonu,</li> <li>nazwisko używane w okresie zatrudnienia,</li> <li>datę urodzenia,</li> <li>pełną nazwę (bez skrótów) zakładu pracy wraz z okresem zatrudnienia,</li> <li>jakie dokumenty mają zostać wydane,</li> <li>cel wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca wnosi o wydanie zaświadczenia na podstawie akt osobowo-płacowych.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

 <ol start="1" style="list-style-type:decimal"> <li>Wniosek o udostępnienie dokumentów – na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.</li> <li>Załączniki do wniosku: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>pełnomocnictwo – w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu,</li> <li>dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.</li> </ol> </li> </ol>

Opłaty
Tytuł płatnośc Kwota Forma Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej) 17 kasa UMK przelew poczta PKO Bank Polski: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

 <p>Wnioski w formie papierowej można złożyć w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego:</p> <ul style="list-style-type:disc"> <li>adres: ul. Dobrego Pasterza 116A, 31-416 Kraków,</li> <li>godziny otwarcia: od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30,</li> <li>telefon: <a href="tel:12 616 9008">12 616 9008</a>, <a href="tel:12 616 9014">12 616 9014</a>, <a href="tel:12 616 9000">12 616 9000</a>.</li> </ul> <p>Ewentualne zapytania oraz wnioski można również kierować na adres e-mail: <a href="mailto:archiwum.umk@um.krakow.pl">archiwum.umk@um.krakow.pl</a>.</p>

Dostępność usługi elektronicznej
Link do portalu Wytyczne
Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych - formularz na ePUAP <p>Aby skorzystać z formularza wymagane jest <strong>posiadanie skrzynki e-Doręczeń.</strong></p> <ol> <li>Kliknij link „Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych - formularz na ePUAP”.</li> <li>Wybierz „Załatw sprawę”.</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij „Dalej”, aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz „Zapisz” umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Wyślij wniosek.</li> <li>Nastąpi przekierowanie do skrzynki <strong>e-Doręczeń</strong> lub pojawi się informacja o konieczności jej założenia w celu wysłania wniosku.</li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego
  • Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
  • Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
  • Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

 <ol> <li>W przypadku, gdy wniosek nie będzie kompletny, zostaniesz wezwany do jego uzupełnienia. Jeśli nie uzupełnisz dokumentów we wskazanym w wezwaniu terminie, wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania i trzeba będzie złożyć nowy wniosek.</li> <li>Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu lub zostanie wydane świadectwo pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7).</li> </ol>

Termin załatwienia

 <ol start="1" style="list-style-type:decimal"> <li>Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia.</li> <li>W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.</li> <li>W przypadku wypisywania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7) termin załatwienia może być dłuższy niż 1 miesiąc z uwagi na fakt, iż podanie wnioskodawcy jest załatwiane przez referat właściwy do spraw kadr lub księgowości. Dokumenty kadrowo-płacowe są wówczas jedynie wypożyczane z Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa do referatów właściwych do spraw kadr lub księgowości.</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna
Nazwa podmiotu Struktura podrzędna
Wydział Organizacji i Nadzoru Referat Archiwum zakładowe

Podstawa prawna

 <ol> <li>Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> <li>Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

 <p>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.</p> <p>Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz.</p> <p>Informujemy, że:</p> <ul style="list-style-type:disc"> <li>Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.</li> <li>Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku, a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.</li> <li>Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> </ul> <p>Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.</p> <p>Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a>.</p> Wniosek o udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=89ce7dbd-ed72-d7f0-397f-76a19b058988&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_OR-5.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=49fd7606-134f-bfc0-c717-ba91583dbe09&groupId=536063 Wydział Organizacji i Nadzoru Justyna Habrajska Piotr Boksa 2024-02-27 2026-04-15 2026-04-15