Referat Organizacyjno – Budżetowy (CA-01)

Centrum Audytu i Kontroli Analitycznej (CA)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno – Budżetowego (CA – 01) należy:

1. prowadzenie Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Centrum;
2. prowadzenie bieżącej ewidencji korespondencji wpływającej i wypływającej w tym obsługi elektronicznej skrzynki wydziałowej oraz koordynowanie obsługi podsystemu informatycznego do rejestracji przesyłek oraz obsługa skrzynki wydziałowej funkcjonującej w ramach aplikacji ePUAP w zakresie przewidzianym dla użytkownika posiadającego uprawnienia operatora zaawansowanego;
3. koordynowanie działań związanych z opracowaniem, publikowaniem, a następnie aktualizowaniem informacji dotyczących Centrum w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
4. koordynowanie działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na zapytania kierowane do Centrum za pomocą Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ);
5. koordynowanie działań dotyczących prowadzenia w Centrum spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz obsługa aplikacji informatycznej Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
6. sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych, zgodnie z obowiązującą Polityką Bezpieczeństwa Informacji;
7. koordynowanie działań w zakresie udostępniania informacji publicznej na wniosek, prowadzenie rejestru tego typu spraw;
8. koordynowanie spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej Portal Internetowy Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa (Q- SYSTEM);
9. współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz realizacja zadań w tym zakresie;
10. aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej - Integrator (INTG) w zakresie dotyczącym Centrum;
11. koordynowanie opracowania projektów zarządzeń, poleceń Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu związanych z działalnością Centrum;
12. opracowanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Centrum oraz kontrola ich wykonania;
13. opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa; prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
14. prowadzenie wydziałowego rejestru wniosków, interpelacji oraz postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Centrum;
15. współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Centrum;
16. prowadzenie wybranych spraw kadrowych pracowników Centrum, tj. zakresów czynności, list obecności, książki wyjść służbowych i wyjść prywatnych, rejestru godzin nadliczbowych, wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń,
17. przygotowanie dokumentacji oraz uczestniczenie w procedurze naboru na wolne stanowiska urzędnicze;
18. prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i nadzór nad terminowością ich wykonania;
19. koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
20. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Centrum w szkoleniach, konferencjach oraz ewidencjonowanie wniosków o udział w szkoleniach;
21. prowadzenie rejestru krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Centrum;
22. bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Centrum oraz wykonywanie innych zadań wynikających z instrukcji gospodarowania składnikami majątkowymi; prowadzenie i przechowywanie kart użytkownika urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia;
23. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Centrum w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań oraz obsługa aplikacji internetowej w zakresie Internetowego Systemu Zaopatrzenia Jednostek Organizacyjnych (ISZ);
24. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem pieczątek oraz prowadzenie rejestru pieczątek Centrum;
25. prowadzenie biblioteki Centrum oraz prowadzenie obsługi w tym zakresie w aplikacji System Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
26. zgłaszanie spraw i awarii dotyczących Centrum poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
27. prowadzenie rejestru zawiadomień do uprawnionych organów w związku ze stwierdzeniem naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
28. opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzanie projektów planów budżetu oraz Karty Mierników i Wskaźników do systemu informatycznego, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją planu finansowego Centrum, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
29. sporządzanie harmonogramów dochodów i wydatków, dokonywania korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów, opracowywania prognoz dochodów i wydatków, obsługi aplikacji PF PRO;
30. prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa podsystemów GRU, WYBUD i WPBUD;
31. przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie ustawy o zamówieniach publicznych;
32. opracowywanie planów zamówień publicznych Centrum oraz obsługi aplikacji SOZP;
33. koordynowanie sporządzenia okresowych sprawozdań z wykonanych kontroli, składanych PMK, do wiadomości Komitetu Audytu dla GMK;
34. sporządzanie analiz statystycznych w zakresie działania Centrum.