Referat Organizacyjno-Budżetowy (DK-01)

Wydział Dialogu, Konsultacji i Kontaktu Obywatelskiego (DK)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowych (DK-01) należą sprawy:

1. prowadzenie Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału, obsługa skrzynki poczty elektronicznej Wydziału oraz elektronicznych skrzynek podawczych;
2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału (lista obecności, wyjścia służbowe/ prywatne, plany urlopów wypoczynkowych, etatyzacja, zakresy czynności, karty badań lekarskich, zestawienia godzin nadliczbowych);
3. współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru, w szczególności w zakresie spraw kadrowo-płacowych;
4. prowadzenie i aktualizacja kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia;
5. prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, w tym składanie zapotrzebowania na pieczęcie, przekazywanie ich pracownikom oraz prowadzenie ewidencji kasacji pieczęci urzędowych;
6. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Wydziale;
7. prowadzenie ewidencji majątku trwałego, gospodarowanie składnikami majątkowymi powierzonymi Wydziałowi, w tym monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych oraz wykonywanie innych zadań wynikających z instrukcji gospodarowania składnikami majątkowymi;
8. sporządzanie zamówień na materiały biurowe, wyposażenie biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz ich rozdysponowanie dla potrzeb Wydziału;
9. współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Wydziału przy przygotowywaniu projektów uchwał, zarządzeń itp.;
10. koordynacja spraw w zakresie udostępniania informacji publicznej i ich publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
11. koordynacja realizacji działań związanych z Systemem Zarządzania Jakością i Polityką Bezpieczeństwa Informacji; współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie przetwarzania danych oraz obsługa aplikacji informatycznej System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania SEZAM;
12. koordynacja publikacji na stronach Miejskiej Platformy Internetowej Magiczny Kraków w zakresie zadań realizowanych przez Wydział oraz na stronie BIP MK;
13. opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa we współpracy z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Wydziału, ich ewidencja i aktualizacja;
14. określanie zadań i wnioskowanie ich ujęcia w budżecie Miasta Krakowa;
15. przygotowywanie projektu budżetu oraz planu finansowego i Wieloletniej Prognozy Finansowej, odpowiednio w zakresie zadań i przedsięwzięć Wydziału;
16. przygotowywanie analiz, opinii, projektów zarządzeń i uchwał oraz innych materiałów w ujęciu ekonomicznym w zakresie:
    • rocznych i wieloletnich planów rzeczowo – finansowych,
    • sprawozdań z działalności Wydziału;
17. monitorowanie dysponowania środkami finansowymi Wydziału określonymi w budżecie zadań bieżących oraz proponowanie zmian budżetowych;
18. współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa w zakresie realizacji zadań określonych w budżecie Miasta Krakowa;
19. przygotowanie dokumentacji finansowej dla rozliczenia zobowiązań zaciągniętych w ramach zadań budżetowych Wydziału i prowadzenie wewnętrznej ewidencji wydatków budżetu Wydziału;
20. opracowywanie sprawozdań z realizowanych zadań budżetowych Wydziału;
21. opracowywanie i konsultowanie projektów umów, zleceń, porozumień i aneksów, przygotowywanych i zawieranych przez Wydział oraz potwierdzanie finansowe zaangażowanych środków;
22. prowadzenie wydziałowego rejestru umów zawieranych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).