Referat ds. Organizacyjnych (KS-01)

Wydział Komunikacji Społecznej (KS)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (KS-01) należą sprawy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału, w tym ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej w Wydziale;
2. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Departamentu Marki Kraków, w tym ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej w Departamencie;
3. koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu, w tym m. in.: przygotowywanie we współpracy z referatami Wydziału projektu budżetu zadaniowego, wniosków budżetowych i sprawozdawczości;
4. prowadzenie rozliczeń finansowych zadań prowadzonych przez Wydział, w tym ewidencji rachunków i faktur z zakresu realizacji zadań Wydziału oraz wprowadzanie faktur i rachunków do podsystemu WYBUD;
5. koordynacja procedur zamówień publicznych dla zadań realizowanych przez Wydział, w tym sporządzanie planów zamówień publicznych oraz sprawozdań z udzielonych zamówień w zakresie działania Wydziału;
6. weryfikacja umów i zleceń przygotowywanych przez pracowników Wydziału oraz rejestracja umów w aplikacji GRUiZ;
7. prowadzenie rejestru zawartych umów w ramach Wydziału;
8. wsparcie referatów przy opracowaniu projektów dokumentów związanych z funkcjonowaniem Wydziału, w tym m. in.: pełnomocnictw i zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa oraz innych aktów normatywnych, projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału oraz nadzór nad ich realizacją;
9. koordynacja informacji o działalności Wydziału publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa oraz stała współpraca z administratorem Biuletynu;
10. prowadzenie spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa (w tym obsługa aplikacji SEZAM);
11. realizacja działań związanych z ISO;
12. prowadzenie magazynów z materiałami promocyjnymi Miasta, w tym prowadzenie odpowiednich ewidencji;
13. dystrybucja materiałów promocyjnych Miasta zgodnie z obowiązującymi procedurami;
14. opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz z zakresu działania Wydziału;
15. gospodarowanie mieniem Wydziału w tym prowadzenie ewidencji majątku trwałego;
16. przekazywanie dokumentów do archiwum Urzędu Miasta Krakowa;
17. prowadzenie biblioteki Wydziału;
18. prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Wydziału;
19. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych i szkoleniach,
20. wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta Miasta Krakowa, właściwego Zastępcę Prezydenta, Dyrektora Departamentu, Dyrektora Wydziału lub osobę zastępującą