Referat Biuro ds. Zarządzania Projektami, Programami i Portfelami Projektów (OR-08)

Wydział Organizacji i Nadzoru (OR)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Biuro ds. Zarządzania Projektami, Programami i Portfelami Projektów UMK (OR-08) należy:

1. nadzór i koordynacja procesu zarządzania zmianą w działalności UMK poprzez kontrolowanie i wspieranie przygotowania i realizacji projektów, programów, portfeli projektów i innych działań, prowadzonych w ramach procesu GZ 2 – Zarządzanie Projektami, Programami i Portfelami Projektów oraz monitorowanie korzyści;
2. standaryzacja Procesu Zarządzania Projektami, Programami i Portfelami Projektów, jego monitorowanie i modyfikacja we współpracy z Właścicielem Procesu, w tym prowadzenie analiz, przygotowywanie wniosków i realizacja działań mających na celu doskonalenie procedur;
3. przygotowywanie merytoryczne posiedzeń Głównego Komitetu Sterującego ds. Zarządzania Projektami (GKS), obsługa kancelaryjno-biurowa oraz nadzór nad realizacją ustaleń;
4. sporządzanie dla DM okresowych analiz z przebiegu realizacji projektów/ programów/portfeli realizowanych w UMK, materializacji ryzyk oraz osiągania korzyści;
5. wspieranie Kierowników Projektów, Kierowników Programów, Dyrektorów Portfeli oraz Komitetów Sterujących, Rad Programów i Portfeli w prowadzeniu projektu/ programu/ portfela, zgodnie z wymogami Procesu GZ2;
6. koordynacja, nadzór i wsparcie metodyczne realizacji projektów (m.in. budowanie założeń, dokumentacji bazowej, harmonogramów, skalowanie projektów, monitorowanie, raportowanie);
7. koordynacja, nadzór i wsparcie metodyczne realizacji programów w UMK (m.in. „RDZEŃ”, „m-Kraków”, „SCT HUB” „Cyfryzacja GODGiK”), obsługa kancelaryjno-biurowa posiedzeń Rady Programu wybranych programów oraz nadzór nad realizacją ustaleń;
8. koordynacja, nadzór i wparcie metodyczne realizacji tematycznych portfeli projektów (m.in. „Zeroemisyjny Kraków”, „Plan Zrównoważonej Mobilności Aglomeracji Krakowskiej”) i wspieranie zarządzania całościowym portfelem projektów UMK;
9. zarządzanie operacyjne portfelem projektów ‘Kraków - SMART CITY” – pełnienie funkcji Kierownika Portfela;
10. realizacja własnych projektów w obszarze zarządzania zmianą, w tym w zakresie rozwoju i doskonalenia kadr w UMK, a także przygotowania narzędzi wspierających (m.in. profile kompetencyjne, e-learning);
11.  realizacja wybranych projektów w innych wydziałach UMK, poprzez zatrudnionych w Referacie Kierowników Projektów;
12. pełnienie roli Gospodarza aplikacji System Zarządzania Projektami (obecnie wygaszanej) oraz uruchamianej aplikacji System Zarządzania Zmianą;
13. nadzór i koordynacja aktualizacji dokumentacji w aplikacji System Zarządzania Zmianą;
14.  koordynacja przyznawania nagród za kamienie milowe w projektach i nadzór nad pulą środków na ten cel;
15. organizowanie szkoleń i coachingu oraz forum dla kierowników projektów;
16. wsparcie realizacji indywidualnych planów rozwoju zawodowego kierowników projektów w oparciu o przygotowany Model Oceny Kompetencji;
17. budowa modeli kompetencyjnych dla innych wybranych grup pracowników i przygotowanie dla nich indywidualnych ścieżek rozwoju zawodowego;
18.  współpraca z konsultantami zewnętrznymi w zakresie wsparcia realizacji projektów/ programów/ portfeli w UMK oraz budowania w organizacji dojrzałego środowiska wdrażania zmian;
19.  współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie procedury planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych wraz z oceną skutków w projektach;
20.  współpraca z Centrum Obsługi Informatycznej w zakresie wdrażania nowych aplikacji z wykorzystaniem Procesu GZ 2;
21.  opracowywanie aplikacji/wniosków na konkursy krajowe i międzynarodowe promujące dobre praktyki w zarządzaniu projektami;
22.  organizowanie seminariów i konferencji promujących dobre praktyki w zarządzaniu projektami.