Referat Organizacyjny (SA-01)

Wydział Spraw Administracyjnych (SA)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (SA- 01) należy:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału oraz skrzynki poczty elektronicznej Wydziału;
2. opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno- gospodarczych Miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych;
3. opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzanie projektów planów budżetu oraz miesięcznych sprawozdań do systemu informatycznego oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
4. sporządzenie prognoz dochodów i wydatków;
5. prowadzenie wydziałowego rejestru umów wydatkowych;
6. koordynowanie monitorowania czasu pracy dla potrzeb analiz pracy Wydziału;
7. sporządzanie zbiorczych analiz statystycznych w zakresie działania Wydziału;
8. przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie zamówień publicznych;
9. wykonywanie zadań wydziałowego koordynatora zamówień publicznych i realizowanie zadań wynikających z przepisów z zakresu zamówień publicznych;
10. opracowywanie projektów zarządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu;
11. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału, kontrola ich wykonania;
12. załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonania;
13. prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, tj. zakresy czynności, listy obecności, rejestracja krajowych wyjazdów służbowych;
14. opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa. Prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
15. koordynacja przygotowania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału. Prowadzenie rejestru kart usług/ instrukcji postępowania Wydziału;
16. prowadzenie ewidencji środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz ewidencji ilościowej i ilościowo   wartościowej pozostałych środków trwałych dla budynku przy al. Powstania Warszawskiego 10;
17. prowadzenie ewidencji sprzętu użyczonego dla realizacji zadań w zakresie wydawania dowodów osobistych i ewidencji ludności;
18. prowadzenie wydziałowego rejestru petycji, skarg, wniosków, interpelacji oraz wniosków, postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału;
19. prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci;
20. sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki, środki trwałe, sprzęt i wyposażenie oraz bilety komunikacji miejskiej, a także nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
21. koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Miejskiej Platformy Internetowej nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
22. współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. systemu zarządzania jakością wg wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001;
23.  koordynowanie realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji;
24. prowadzenie spraw dotyczących opracowania planu wykorzystania bazy magazynowo - handlowej Gminy Miejskiej Kraków do zaopatrzenia mieszkańców, dokonywanie aktualizacji danych zawartych w planie;
25. obsługa organizacyjna przygotowania i przeprowadzenia spisu powszechnego ludności i mieszkań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.