Referat Organizacyjny (SC-01)

Urząd Stanu Cywilnego (SC)

Zakres działania:

1. Prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Urzędu Stanu Cywilnego;
2. Opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno-gospodarczych miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych;
3. Opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych;
4. Wprowadzanie projektów planów budżetu do Systemu STRADOM, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją Budżetu Urzędu Stanu Cywilnego, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
5. Ewidencjonowanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji;
6. Ewidencjonowanie podań, składanych bezpośrednio przez interesantów;
7. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki;
8. Ewidencjonowanie wpływających orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych;
9. Udzielanie informacji w zakresie działania Urzędu Stanu Cywilnego;
10. Koordynacja w zakresie ewidencjonowania i terminowości załatwiania skarg, wniosków i interpelacji;
11. Opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń, poleceń służbowych i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu;
12. Opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz o działalności Urzędu Stanu Cywilnego;
13. Opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału - Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz kontrola ich wykonania;
14. Prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa systemu GRU i WYBUD;
15. Przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów i zleceń w trybie ustawy o zamówieniach publicznych oraz nadzór nad terminowością ich wykonania;
16. Prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu Stanu Cywilnego;
17. Sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki i sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej;
18. Załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
19. Sporządzanie wniosków o wypłatę premii, nagród i innych dodatków do wynagrodzeń;
20. Użytkowanie i obsługa poczty elektronicznej;
21. Koordynowanie przygotowania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb realizowania spraw należących do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego;
22. Obsługa Internetowego Dziennika Zapytań;
23. Koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej;
24. Nadzór nad aktualizacją serwisu i koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP;
25. Przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Stanu Cywilnego;
26. Współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością w sprawie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001 oraz realizacja zadań w tym zakresie;
27. Koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w systemie zarządzania kosztami zadań;
28. Koordynowanie spraw w zakresie realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK;
29. Prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Urzędu Stanu Cywilnego;
30. Dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
31. Realizacja umów o konserwację i oprawę ksiąg archiwalnych;
32. Współpraca z Biurem Prasowym w opracowywaniu informacji o działalności Urzędu Stanu Cywilnego;
33. Prowadzenie biblioteki Urzędu Stanu Cywilnego;
34. Przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno-podawczych Urzędu Stanu Cywilnego;
35. Nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie sal ślubów Urzędu Stanu Cywilnego;
36. Prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia;
37. Sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM;
38. Współpraca przy organizowaniu uroczystości długoletniego pożycia małżeńskiego i 100-lecia urodzin;
39. Prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy w postaci testamentu allograficznego;
40. Opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
41. Prowadzenie i aktualizacja rejestru udzielonych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego upoważnień i pełnomocnictw;
42. Prowadzenie ewidencji sprzętu używanego dla realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
43. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz kontrola ich zużycia i rozliczania;
44. Potwierdzanie, przedłużanie ważności lub unieważnianie profilu zaufanego ePUAP;
45. Koordynacja działań Referatów w zakresie przekazywania akt spraw do archiwum zakładowego.