Referat Organizacyjno-Budżetowy (SZ-01)

Wydział Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia (SZ)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowego (SZ-01) należy:

1) prowadzenie sekretariatu oraz obsługa administracyjno-biurowa Wydziału;

2) organizowanie i zapewnianie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;

3) opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;

4) koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania w zakresie kompetencji Wydziału;

5) koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;

6) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej w sprawach związanych z funkcjonowaniem Wydziału;

7) koordynowanie i przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi w imieniu Wydziału, na korespondencję wpływającą do Wydziału;

8) prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych;

9) planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;

10) koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwem Informacji, w tym obsługa aplikacji System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);

11) koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;

12) sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;

13) zgłaszanie napraw, awarii, usług w systemie Obsługa Budynków Urzędu Miasta (OBUD);

14) prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;

15) ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Wydziale;

16) przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Wydziału, nadzór nad realizacją planu finansowego Wydziału, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;

17) wnioskowanie zmian w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Wydziału;

18) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji Generalny Rejestr Umów (GRU) i Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD). Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;

19) sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Wydziału, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;

20) obsługiwanie aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Wydziału w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;

21) obsługiwanie skrzynek Wydziału w aplikacji informatycznej EZD PUW; konta e-mailowego Wydziału;

22) wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w Systemie Obsługi Warstwy Organizacyjnej INTEGRATOR;

23) koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Wydziale oraz obsługa aplikacji System Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP);

24) koordynowanie i przygotowanie projektów odpowiedzi na korespondencję dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy w zakresie kompetencji Wydziału; 25) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających:

a) skarg, wniosków lub petycji interesantów,

b) korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,

c) interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,

d) interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów,

e) informacji publicznej udzielanej na wniosek;

26) przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Miasta Krakowa;

27) przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi na wniesione wnioski, skargi i interwencje;

28) koordynacja współpracy Wydziału przy tworzeniu Bazy Wiedzy, prowadzonej na potrzeby Infolinii Miejskiej – Krakowskiego Centrum Kontaktu;

29) realizacja zadań koordynatora ds. konsultacji społecznych wynikających z dedykowanego zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa;

30) realizacja działań związanych z pomocą na rzecz Ukrainy polegających na:

a) rozliczaniu pobytów obywateli Ukrainy w miejscach zbiorowego zakwaterowania,

b) przygotowywaniu umów/ aneksów do umów z podmiotami na realizację usługi związanej z zakwaterowaniem i wyżywieniem w miejscach zbiorowego zakwaterowania,

c) przygotowywaniu odpowiedzi na korespondencję dotyczącą realizowanych działań,

d) przygotowywaniu wniosków budżetowych do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego o środki z Funduszu Pomocy na zakwaterowanie,

e) przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących zakwaterowania, sytuacji obywateli Ukrainy oraz innych danych na potrzeby instytucji zewnętrznych (np. Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego), f) przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących rozliczenia środków wydatkowanych z Funduszu Pomocy.