czcionka:
kontrast:
Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowego (SZ-01) należy:
1) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;
2) organizowanie i zapewnianie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
3) opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
4) koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania w zakresie kompetencji Wydziału;
5) koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
6) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej w sprawach związanych z funkcjonowaniem Wydziału;
7) koordynowanie i przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi w imieniu Wydziału, na korespondencję wpływającą do Wydziału;
8) prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych;
9) planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
10) koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem Systemu Zarządzania Jakością oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
11) koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
12) sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
13) prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;
14) ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Wydziale;
15) przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Wydziału, nadzór nad realizacją planu finansowego Wydziału, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;
16) wnioskowanie zmian w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Wydziału;
17) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji GRU i WYBUD oraz programie Excel. Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;
18) sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Wydziału, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;
19) obsługiwanie aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Wydziału w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;
20) obsługiwanie skrzynek Wydziału w aplikacji informatycznej EZD PUW; konta e-mailowego Wydziału;
21) wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemie INTG;
22) koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Wydziale;
23) koordynowanie i przygotowanie projektów odpowiedzi na korespondencję dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy w zakresie kompetencji Wydziału;
24) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających: a) skarg, wniosków lub petycji interesantów, b) korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, c) interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa, d) interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów, e) informacji publicznej udzielanej na wniosek;
25) przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Miasta Krakowa;
26) przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi na wniesione wnioski, skargi i interwencje;
27) realizacja działań związanych z pomocą na rzecz Ukrainy polegających na: a) rozliczaniu pobytów obywateli Ukrainy w miejscach zbiorowego zakwaterowania, b) przygotowywaniu umów/ aneksów do umów z podmiotami na realizację usługi związanej z zakwaterowaniem i wyżywieniem w miejscach zbiorowego zakwaterowania, c) przygotowywaniu odpowiedzi na korespondencję dotyczącą realizowanych działań, d) przygotowywaniu wniosków budżetowych do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego o środki z Funduszu Pomocy na zakwaterowanie, e) przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących zakwaterowania, sytuacji obywateli Ukrainy oraz innych danych na potrzeby instytucji zewnętrznych (np. Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego), f) przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących rozliczenia środków wydatkowanych z Funduszu Pomocy.