Referat Organizacyjno-Budżetowy (SZ-01)

Wydział Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia (SZ)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowego (SZ-01) należy:

1. prowadzenie sekretariatu oraz obsługa administracyjno-biurowa Wydziału;
2. organizowanie i zapewnianie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
3. opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
4. koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania w zakresie kompetencji Wydziału;
5. koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
6. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej w sprawach związanych z funkcjonowaniem Wydziału;
7. koordynowanie i przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi w imieniu Wydziału, na korespondencję wpływającą do Wydziału;
8. prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych;
9. planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
10. koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwem Informacji, w tym obsługa aplikacji System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
11. koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
12. sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
13. zgłaszanie napraw, awarii, usług w systemie Obsługa Budynków Urzędu Miasta (OBUD);
14. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;
15. ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Wydziale;
16. przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Wydziału, nadzór nad realizacją planu finansowego Wydziału, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;
17. wnioskowanie zmian w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Wydziału;
18. prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji Generalny Rejestr Umów (GRU) i Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD). Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;
19. sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Wydziału, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;
20. obsługiwanie aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Wydziału w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;
21. obsługiwanie skrzynek Wydziału w aplikacji informatycznej EZD PUW; konta e-mailowego Wydziału;
22. wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w Systemie Obsługi Warstwy Organizacyjnej INTEGRATOR;
23. koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Wydziale oraz obsługa aplikacji System Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP);
24. koordynowanie i przygotowanie projektów odpowiedzi na korespondencję dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy w zakresie kompetencji Wydziału;
25. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających: skarg, wniosków lub petycji interesantów, korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa, interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów, informacji publicznej udzielanej na wniosek;
26. przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Miasta Krakowa;
27. przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi na wniesione wnioski, skargi i interwencje;
28. koordynacja współpracy Wydziału przy tworzeniu Bazy Wiedzy, prowadzonej na potrzeby Infolinii Miejskiej – Krakowskiego Centrum Kontaktu;
29. realizacja zadań koordynatora ds. konsultacji społecznych wynikających z dedykowanego zarządzenia Prezydenta Miasta Krakowa;
30. realizacja działań związanych z pomocą na rzecz Ukrainy polegających na:
    • rozliczaniu pobytów obywateli Ukrainy w miejscach zbiorowego zakwaterowania,
    • przygotowywaniu umów/ aneksów do umów z podmiotami na realizację usługi związanej z zakwaterowaniem i wyżywieniem w miejscach zbiorowego zakwaterowania,
    • przygotowywaniu odpowiedzi na korespondencję dotyczącą realizowanych działań,
    • przygotowywaniu wniosków budżetowych do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego o środki z Funduszu Pomocy na zakwaterowanie,
    • przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących zakwaterowania, sytuacji obywateli Ukrainy oraz innych danych na potrzeby instytucji zewnętrznych (np. Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego),
    • przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących rozliczenia środków wydatkowanych z Funduszu Pomocy.