Zgodnie z wystąpieniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 14 grudnia 2021 r., przekazuję informacje dotyczące naruszenia ochrony danych osobowych będącego skutkiem pożaru Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (dalej: Archiwum UMK), a także działań, jakie podjęliśmy i podejmujemy.
Naruszenie ochrony danych osobowych skutkuje pozbawieniem osób, których dane widniały na dokumentach przechowywanych w Archiwum UMK, dostępu do tych danych. Nie została natomiast naruszona ich poufność, tzn. dokumenty nie zostały udostępnione osobom niepowołanym.
Poniżej podaję też informacje o krokach, które Pani/Pan może podjąć w związku z tym naruszeniem.
Opis sytuacji
W dniu 6 lutego 2021 r. o godz. 20.30 doszło do pożaru w magazynach Archiwum UMK mieszczących się przy ul. Na Załęczu 2 w Krakowie. Akcja ratowniczo-gaśnicza trwała 10 dni. Teren Archiwum UMK objęty akcją ratowniczą został zabezpieczony przez Policję zgodnie z zaleceniami Prokuratury Okręgowej w Krakowie, która wszczęła śledztwo w sprawie wybuchu pożaru.
W Archiwum UMK zgromadzonych było 20572 metrów bieżących dokumentów.
Do Archiwum UMK trafiały dokumenty w sprawach ostatecznie zakończonych. W zasobie przechowywano:
dokumentację archiwalną wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu oraz zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych,
księgi meldunkowe (z wpisami do połowy lat 60.),
karty rejestru mieszkańców (wydane do 1975 r.),
kartotekę ewidencyjnodowodową osób, którym wydano dowody w latach 1952–1975,
koperty dowodów osobistych osób zmarłych, wydanych od roku 1975.
W magazynach Archiwum UMK przechowywana była również dokumentacja: funkcjonującej w latach 1945–1957 Miejskiej Rady Narodowej Miasta Krakowa, Prezydium Rady Narodowej Krakowa z lat 1954–1975, Rady Narodowej Krakowa z lat 1957–1990, Urzędu Miasta Krakowa od 1974 r., Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Krakowie z lat 1952–1975, Prezydium Rady Narodowej z czterech dzielnic (Kraków-Nowa Huta, Kraków-Podgórze, Kraków-Krowodrza, Kraków-Śródmieście) z lat 1954-1975, urzędów dzielnicowych Kraków-Nowa Huta, Kraków-Krowodrza, Kraków-Śródmieście i Kraków-Podgórze z lat 1975–1990. Przechowywano ponadto dokumentację zlikwidowanych miejskich jednostek oświatowych: domów dziecka, żłobków, przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów, zespołów szkół, szkół zasadniczych, techników, liceów, ośrodków i domów pomocy społecznej, a także dokumentację publicznych zakładów opieki zdrowotnej. W zasobie Archiwum UMK przechowywano także akta osobowe i płacowe pracowników Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskich jednostek organizacyjnych.
Obecnie trwają prace mające na celu ustalenie, jakie dokumenty, przechowywane w Archiwum UMK, ocalały z pożaru.
W Archiwum UMK nie przechowywano dokumentacji:
Urzędu Stanu Cywilnego – jest odrębne archiwum akt stanu cywilnego;
Powiatowego Zespołu Geodezyjnego i Kartograficznego – jest odrębne archiwum prowadzone przez Wydział Geodezji UMK;
Wydziału Kształtowania Środowiska w zakresie tzw. Archiwum Geologicznego;
Miejskiego Konserwatora Zabytków – podręczne archiwum gromadzące dokumentację historycznokonserwatorską dotyczącą obiektów i zespołów architektonicznych wpisanych do rejestru zabytków;
Miejskiego Inżyniera Ruchu;
Wydziału Skarbu Miasta – z zakresu spraw dot. ustanowienia użytkowania wieczystego;
Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego.
Dokumentacja w powyższym zakresie została w pełni zachowana i jest bezpieczna.
Możliwe konsekwencje
W archiwum przechowywano dokumenty zawierające dane osobowe, które mogły stanowić dowody w konkretnych sprawach, istotnych z punktu widzenia interesów poszczególnych osób. Jeżeli dokumenty, które mogą się okazać potrzebne dla Pani/Pana, zostały utracone w pożarze, może wystąpić sytuacja, w której:
nie będzie możliwości wykorzystania dokumentu jako dowodu w postępowaniu,
nie będzie możliwości dostępu do Pani/Pana danych osobowych.
Jeżeli Pani/Pan pragnie się powołać na treść dokumentu, który spoczywał w Archiwum UMK i uległ spaleniu, wówczas nie będzie się mógł Pani/Pan powoływać na ten dokument, który może być Pani/Panu potrzebny w prowadzonych postępowaniach administracyjnych czy sądowych, chyba, że inne egzemplarze tego dokumentu zostały zachowane w zasobach innych organów czy instytucji. Żeby to sprawdzić, konieczne będzie zwrócenie się przez Panią/Pana do tych organów/instytucji celem ustalenia, czy dysponują egzemplarzem poszukiwanego dokumentu.
Podjęte przez nas działania
Od chwili pożaru do dnia 17 lutego 2021 r. terenem Archiwum UMK zarządzała Państwowa Straż Pożarna, prowadząc akcję gaśniczą oraz czynności zabezpieczające. W dniu 17 lutego 2021 r. teren został przekazany właścicielowi, tj. Urzędowi Miasta Krakowa.
Teren od dnia wybuchu pożaru do dnia 6 sierpnia 2021 r. był pod stałym nadzorem (24 h/dobę) funkcjonariuszy Komendy Miejskiej i Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie.
Urząd Miasta Krakowa wynajął firmę ochroniarską oraz zainstalował 10 dodatkowych kamer monitorujących teren przed dostępem osób niepowołanych. Teren Archiwum UMK jest terenem zamkniętym i ogrodzonym, bez możliwości wejścia osób trzecich.
Prezydent Miasta Krakowa, zarządzeniem Nr 323/2021 z dnia 11 lutego 2021 r. powołał Zespół ds. zabezpieczenia archiwaliów Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa oraz określenia zasad postępowania z ocalałymi archiwaliami po zakończeniu akcji ratowniczo-gaśniczej. Skład Zespołu ma charakter interdyscyplinarny (przedstawiciele Urzędu Miasta Krakowa, Archiwum Narodowego w Krakowie, Zarządu Inwestycji Miejskich oraz Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Krakowie). Zespół nadzorował wydobywanie dokumentacji z magazynów objętych pożarem i kontynuuje działania w zakresie zabezpieczenia uratowanych akt.
Zespół ściśle współpracował z Państwową Strażą Pożarną, Policją, Prokuraturą Okręgową w Krakowie, Archiwum Narodowym w Krakowie i Archiwum Państwowym w Katowicach.
Od dnia 19 kwietnia 2021 r. trwała akcja rozbiórkowo-wydobywcza dokumentacji z magazynów Archiwum UMK prowadzona przez firmę TRANS-ZIEM. Prace zakończone zostały w dniu 15 sierpnia 2021 r.
Zabezpieczeniem wydobywanych akt i ich wstępnym oczyszczeniem zajmowali się pracownicy Archiwum UMK wspierani przez innych pracowników Urzędu oraz osoby zatrudnione na umowę zlecenia. Nadzór nad tymi pracami pełnili pracownicy Archiwum Narodowego w Krakowie oraz konserwatorzy zatrudnieni przez Urząd Miasta Krakowa.
Prace związane z wydobyciem akt ostatecznie zostały zakończone w dniu 5 sierpnia 2021 r. Łącznie ze zniszczonych magazynów Archiwum UMK wydobyto i zabezpieczono ok. 877 mb. akt. Zamrożonych zostało ok. 800 mb akt, które zostały umieszczone w specjalistycznych kontenerach-chłodniach. Ok. 77 mb. akt poddano procesowi suszenia i dezynfekcji w wynajętych pomieszczeniach. Ok. 18 mb. akt wyniesionych podczas akcji gaśniczej przez strażaków zostało zabezpieczonych i przewiezionych do Archiwum Państwowego w Katowicach, gdzie zostały poddane procesom suszenia i dezynfekcji.
Obecnie prowadzone są prace mające na celu wysuszenie zamrożonych akt i ich dezynfekcję. Prace te wykonywane są przez firmy wynajęte przez Urząd Miasta Krakowa. W dniu 7 grudnia 2021 r. do Archiwum UMK dotarło ok. 28 mb. akt, które zostały wysuszone w procesie liofilizacji na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Kolejnych 50 mb. zamrożonych akt Urząd przekazał w listopadzie 2021 r. do firmy BELFOR w Katowicach. Akta powrócą do Archiwum UMK pod koniec marca 2022 r. Po ich powrocie wybrana zostanie firma, która będzie kontynuowała proces suszenia i dezynfekcji pozostałych akt.
W tymczasowych magazynach Archiwum UMK przy ul. Dobrego Pasterza 116a zgromadzono ponad 100 mb. wysuszonych i zdezynfekowanych akt uratowanych z pożaru. Pod nadzorem konserwatorów z Archiwum Narodowego w Krakowie podjęte zostaną prace zmierzające do ich uporządkowania i zinwentaryzowania. Umożliwi to w przyszłości pozyskanie szczegółowej wiedzy na ich temat.
Co może Pani/Pan zrobić?
W sytuacji, gdy będzie zachodziła konieczność pozyskania Pani/Pana dokumentów z Archiwum UMK, wnioski takie – celem ustalenia istnienia dokumentu w Archiwum UMK i jego udostępnienia – należy kierować do Kierownika Archiwum:
osobiście lub pocztą tradycyjną pod adres: ul. Dobrego Pasterza 116a, 31416 Kraków;
