Szanowni Państwo,

Wydział Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa zaprasza do złożenia szacunkowej wyceny usługi eksperckiej polegającej na badaniu i mapowaniu procesów realizowanych w wybranym wydziale Urzędu Miasta Krakowa w celu optymalizacji procesów administracyjnych, w ramach, których realizowane są usługi zewnętrzne (karty usług) i wewnętrzne (instrukcje postępowania), poprawy efektywności działań oraz podniesienia jakości usług świadczonych na rzecz mieszkańców.

Przedmiot zamówienia:

1. Przeprowadzenie analizy procesów i działań realizowanych w wybranym wydziale Urzędu Miasta Krakowa poprzez analizę dokumentacji i przeprowadzenie rozmów z pracownikami w celu zweryfikowania rzeczywistych działań wykonywanych na co dzień w porównaniu z przyjętą dokumentacją w UMK oraz obserwację pracy na stanowiskach poddawanych analizie,
2. Identyfikacja dublujących się zadań, obszarów o największym potencjalne do wdrożenia usprawnień racjonalizujących i optymalizujących działanie wydziału (przykładowo utworzenie wyspecjalizowanych referatów do obsługi zadań),
3. Przygotowanie raportu zawierającego w szczególności: niezgodności co do istniejących procesów, propozycje usprawnień zwiększających efektywność pracy poddanego analizie wydziału (w tym w zakresie możliwych narzędzi i metod), opis niezidentyfikowanych wcześniej przez Zamawiającego procesów realizowanych w wydziale, mapy procesowe procesów realizowanych w wydziale, plan wdrożenia usprawnień oraz monitorowania ich efektów.
4. Przeprowadzenie szkoleń z zakresu: analizy i mapowania procesów w organizacji oraz optymalizacji zmapowanych procesów i przeprowadzania działań z nich wynikających w wybranym wydziale, w wymiarze 24 godzin szkoleniowych, dla minimum 5 a maksymalnie 25 pracowników Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający informuje, że ww. osoby będą aktywnie uczestniczyć w prowadzonym procesie, tak aby pozyskały także praktyczną wiedzę i umiejętności do realizacji tego rodzaju czynności samodzielnie, w organizacji.

Sposób realizacji zamówienia:

• Wykonawca przedłoży plan pracy, który będzie zawierał harmonogram spotkań z kadrą zarządzającą (uwzględniający co najmniej naradę otwierającą i zamykająca) i spotkań z pracownikami oraz metodologię przeprowadzenia realizacji przedmiotu zamówienia mając na uwadze osiągnięcie celów przedmiotowego zamówienia. Przedmiotowy plan podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. W okresie 4 dni roboczych od otrzymania planu Zamawiający ma prawo do wprowadzenia zmian do ww. planu. W przypadku, gdyby Wykonawca nie zaakceptował zmian Zamawiającego ma możliwość 1-krotnej ponownej korekty, jednak gdy w jej wyniku nadal Zamawiający będzie miał uwagi co do przedłożonego planu to jego wersja będzie obowiązująca. Cały proces weryfikacji i korekty planu pracy nie może trwać dłużej niż 15 dni roboczych.
• Wykonawca będzie zobowiązany do zapoznania się z obszerną dokumentacją dotyczącą struktury badanego wydziału (w szczególności: stosownym zarządzeniem określającym podział na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowy zakres działania badanego wydziału, przepisami powszechnie obowiązującymi (ustawy, rozporządzenia), uchwałami RMK zgodnie z zakresem merytorycznym działania badanego wydziału, kartami usług oraz procedurami wewnętrznymi/instrukcjami postępowania, zakresami czynności pracowników wykonujących czynności w danym procesie, zadaniami budżetowymi zdefiniowanymi w wydziale oraz miernikami i wskaźnikami, dokumentacją Zintegrowanego Systemu Zarządzania, raportami z audytów jakości i bezpieczeństwa informacji, audytów wewnętrznych, protokołami kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, działaniami doskonalącymi oraz niezgodnościami w zakresie działania badanego wydziału zgłoszonymi w Qsystem z okresu 2022 -2025)
• Wykonawca przeprowadzi wywiady z minimum 30% składu osobowego wybranego wydziału zachowując proporcje stanowisk zarządzających i operacyjnych, tj. minimum 30 osobami. Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się możliwość przeprowadzania wywiadów i spotkań w formie on-line
• Spotkania z pracownikami mają na celu m.in.: zweryfikowanie zgodności dokumentacji z faktycznymi czynnościami operacyjnymi, zidentyfikowanie różnic oraz identyfikację nieudokumentowanych procesów.

Wymagania wobec Wykonawcy:

• Znajomość specyfiki funkcjonowania administracji publicznej,
• Doświadczenie w realizacji projektów związanych z analizą procesów / zadań (dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe i specjalizującą się od co najmniej 3 lat w obszarze będącym przedmiotem badania; udokumentowane doświadczenie w realizacji podobnych badań (min. 5 badań/analiz odpowiadających swoim zakresem przedmiotowi niniejszego szacowania wartości usługi w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie o szacowaniu lub min 3 badania/analizy odpowiadające swoim zakresem przedmiotowi niniejszego szacowania wartości usługi na rzecz jednostek sektora finansów publicznych).

Warunki realizacji zamówienia:

• Pełna dyspozycyjność i gotowość Wykonawcy do osobistego udziału w pracach zespołu roboczego powołanego przez Zamawiającego w celu koordynacji i konsultacji działań związanych z analizą i rekomendacją w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
• Aktywne/osobiste uczestnictwo w realizacji zamówienia przez osoby wskazane w ofercie jako spełniające warunki wobec Wykonawcy w zakresie doświadczenia,
• Przekazanie wszelkich praw własności oraz majątkowych praw autorskich do wszystkich dokumentów opracowanych w ramach umowy.

Okres realizacji zamówienia: 4 miesiące od daty zawarcia umowy.

Prosimy o przesłanie:

• Informacji o posiadanym doświadczeniu w zakresie podobnych projektów,
• Krótkiego opisu metodologii realizacji zamówienia,
• Proponowanego harmonogramu realizacji zamówienia, uwzględniającego udział w zespole roboczym oraz proponowanego programu szkolenia, o którym mowa wyżej,
• Proponowanej stawki godzinowej netto i brutto (z ujęciem podatku VAT) za realizację zamówienia w podziale na cześć badawczo-analityczną i szkoleniową,
• Orientacyjnej liczby godzin przewidywanych na realizację zamówienia w podziale na cześć badawczo-analityczną i szkoleniową,
• Proponowanej stawki za realizację 24 godzinnego szkolenia dla minimum 5 pracowników Zamawiającego, wraz z materiałami szkoleniowymi oraz certyfikatem potwierdzającym odbyte szkolenie.
• Łącznej kwoty netto i brutto (z ujęciem podatku VAT) za całość zamówienia z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją, takich jak dojazdy, przygotowanie innych materiałów czy innych kosztów dodatkowych.

Termin składania wycen:

Prosimy o przesłanie informacji wraz z wyceną zatytułowanej „Wycena obsługi eksperckiej – mapowanie procesów” do 20 czerwca 2025 roku na adres maria.rusowicz@um.krakow.pl.

Uwagi:

Niniejsze zaproszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego ani zobowiązania do udzielenia zamówienia. Zaproszenie ma na celu jedynie oszacowanie wartości potencjalnego zamówienia.

W razie pytań prosimy o kontakt: Maria Rusowicz, nr tel. 12 616 84 50 lub na adres e-mail: maria.rusowicz@um.krakow.pl.