Zaproszenie do złożenia szacunkowej wyceny usługi eksperckiej polegającej na badaniu i mapowaniu procesów realizowanych w Wydziale Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia Urzędu Miasta Krakowa.

Szanowni Państwo,

Wydział Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa zaprasza do złożenia szacunkowej wyceny usługi eksperckiej polegającej na badaniu i mapowaniu procesów realizowanych w Wydziale Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia Urzędu Miasta Krakowa (dalej Wydział SZ) w celu optymalizacji procesów administracyjnych, w ramach, których realizowane są usługi zewnętrzne (karty usług) i wewnętrzne (instrukcje postępowania), poprawy efektywności działań oraz podniesienia jakości usług świadczonych na rzecz mieszkańców.

I Przedmiot zamówienia:

1. Przeprowadzenie analizy procesów i działań realizowanych w Wydziale SZ poprzez analizę dokumentacji i przeprowadzenie rozmów z pracownikami w celu zweryfikowania rzeczywistych działań wykonywanych na co dzień w porównaniu z przyjętą dokumentacją w UMK oraz obserwację pracy na stanowiskach poddawanych analizie.
2. Identyfikacja dublujących się zadań, obszarów o największym potencjalne do wdrożenia usprawnień racjonalizujących i optymalizujących działanie wydziału (przykładowo utworzenie wyspecjalizowanych referatów do obsługi zadań).
3. Przygotowanie raportu zawierającego w szczególności: niezgodności co do istniejących procesów, propozycje usprawnień zwiększających efektywność pracy poddanego analizie Wydziału SZ (w tym w zakresie możliwych narzędzi i metod), opis niezidentyfikowanych wcześniej przez Zamawiającego procesów realizowanych w Wydziale SZ, mapy procesowe procesów realizowanych w Wydziale SZ, plan wdrożenia usprawnień oraz monitorowania ich efektów. Zamawiający dysponuje oprogramowaniem Enterprise Architect.
4. Przeprowadzenie szkoleń z zakresu: analizy i mapowania procesów w Urzędzie Miasta Krakowa, identyfikacji słabych stron i przyczyn nieefektywności procesów oraz optymalizacji zmapowanych procesów i przeprowadzania działań z nich wynikających w Wydziale SZ, w wymiarze łącznym 24 godzin szkoleniowych, dla co najmniej 20 pracowników Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający informuje, że ww. osoby będą włączone w prowadzony, opisany w punktach powyżej, proces, tak aby pozyskały także praktyczną wiedzę i umiejętności do realizacji tego rodzaju czynności samodzielnie, w organizacji. Zamawiający dopuszcza szkolenie w formule on-line.

II Sposób realizacji zamówienia:

1. Wykonawca przedłoży plan pracy, który będzie zawierał harmonogram spotkań z kadrą zarządzającą (uwzględniający co najmniej naradę otwierającą i zamykająca) i spotkań z pracownikami oraz metodologię przeprowadzenia realizacji przedmiotu zamówienia mając na uwadze osiągnięcie celów przedmiotowego zamówienia. Przedmiotowy plan podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do wprowadzenia zmian do ww. planu.
2. Wykonawca będzie zobowiązany do zapoznania się z dokumentacją dotyczącą struktury Wydziału SZ (w szczególności: zarządzeniem Prezydenta Miasta Krakowa określającym podział na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowy zakres działania Wydziału SZ), przepisami powszechnie obowiązującymi (ustawy, rozporządzenia), uchwałami RMK zgodnie z zakresem merytorycznym Wydziału SZ, kartami usług świadczonymi przez Wydział SZ oraz procedurami wewnętrznymi/instrukcjami postępowania, zakresami czynności pracowników wykonujących czynności w danym procesie, zadaniami budżetowymi zdefiniowanymi w Wydziale SZ zgodnie z wewnętrznymi regulacjami w zakresie planowania budżetu i rozliczeń finansowych oraz miernikami i wskaźnikami przyjętymi w badanym obszarze, dokumentacją Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w szczególności Księgą ZSZ i opisami procesów horyzontalnych przyjętych w Urzędzie Miasta Krakowa, jak również raportami z audytów jakości i bezpieczeństwa informacji, audytów wewnętrznych, protokołami kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, działaniami doskonalącymi oraz niezgodnościami w zakresie działania Wydziału SZ zgłoszonymi w Qsystem z okresu 2022 -2026)
3. Wykonawca przeprowadzi wywiady z minimum 30% składu osobowego Wydziału SZ zachowując proporcje stanowisk zarządzających i operacyjnych, tj. minimum 35 osobami. Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się możliwość przeprowadzania wywiadów i spotkań w formie on-line. Spotkania z pracownikami mają na celu m.in.: zweryfikowanie zgodności dokumentacji z faktycznymi czynnościami operacyjnymi, zidentyfikowanie różnic oraz identyfikację nieudokumentowanych procesów.

III Wymagania wobec Wykonawcy:

1. Znajomość specyfiki funkcjonowania administracji publicznej
2. Doświadczenie w realizacji projektów związanych z analizą procesów/zadań (dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe i specjalizującą się od co najmniej 3 lat w obszarze będącym przedmiotem badania; udokumentowane doświadczenie w realizacji podobnych badań (min. 5 badań/analiz odpowiadających swoim zakresem przedmiotowi niniejszego szacowania wartości usługi w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania odpowiedzi na niniejsze ogłoszenie o szacowaniu lub min 3 badania/analizy odpowiadające swoim zakresem przedmiotowi niniejszego szacowania wartości usługi na rzecz jednostek sektora finansów publicznych).

IV Warunki realizacji zamówienia:

1. Pełna dyspozycyjność i gotowość Wykonawcy do osobistego udziału w pracach zespołu roboczego powołanego przez Zamawiającego w celu koordynacji i konsultacji działań związanych z analizą i rekomendacją w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
2. Aktywne/osobiste uczestnictwo w realizacji zamówienia przez osoby wskazane w ofercie jako spełniające warunki wobec Wykonawcy w zakresie doświadczenia.
3. Przekazanie wszelkich praw własności oraz majątkowych praw autorskich do wszystkich dokumentów opracowanych w ramach umowy.

V  Okres realizacji zamówienia: nie dłużej niż 6 miesięcy od daty zawarcia umowy.

VI Prosimy o przesłanie:

1. Informacji o posiadanym doświadczeniu w zakresie podobnych projektów.
2. Krótkiego opisu metodologii realizacji zamówienia.
3. Proponowanego harmonogramu realizacji zamówienia, uwzględniającego udział w zespole roboczym oraz proponowanego programu szkolenia, o którym mowa wyżej.
4. Proponowanej stawki godzinowej netto i brutto (z ujęciem podatku VAT) za realizację zamówienia w podziale na cześć badawczo-analityczną (punkty I.1-I.3) i szkoleniową (punkt I.4).
5. Liczby godzin przewidywanych na realizację zamówienia w podziale na cześć badawczo-analityczną i szkoleniową – prosimy o podanie wartości konkretne (proszę nie podawać wartości w przedziałach).
6. Proponowanej stawki za realizację szkolenia w wymiarze 24 godzin szkoleniowych dla co najmniej 20 pracowników Zamawiającego, wraz z materiałami szkoleniowymi oraz certyfikatem potwierdzającym odbyte szkolenie.
7. Łącznej kwoty netto i brutto (z ujęciem podatku VAT) za całość zamówienia z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją, takich jak dojazdy, przygotowanie innych materiałów czy innych kosztów dodatkowych.

VII Termin składania wycen:

Prosimy o przesłanie informacji wraz z wyceną zatytułowanej „Wycena obsługi eksperckiej – mapowanie procesów w Wydziale Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia” do 20 kwietnia 2026 roku na adres or.umk@um.krakowa.pl

VIII Uwagi:

Niniejsze zaproszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego ani zobowiązania do udzielenia zamówienia. Zaproszenie ma na celu jedynie oszacowanie wartości potencjalnego zamówienia.

W razie ewentualnych pytań prosimy o kontakt: na adres e-mail: or.umk@um.krakow.pl.