Udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. SC-31

Usługa odnosi się do osoby, której dotyczą akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, oraz :

1. przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica małoletniego dziecka) lub opiekuna, 
2. osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu uwierzytelnionej kserokopii (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu).
3. prokuratora.

Z wnioskiem o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych możesz wystąpić w przypadku kiedy dotyczy:

1. Ciebie,
2. osoby, której jesteś przedstawicielem ustawowym lub opiekunem (np. małoletniego dziecka).

W przypadku jeśli chcesz otrzymać uwierzytelnioną kserokopię dokumentu z akt zbiorowych dotyczącą osoby z rodziny lub innej osoby musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.

1. Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).
2. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie uwierzytelnionej  kserokopii (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).
3. Wniosek o wydanie  uwierzytelnionej  kserokopii: załącznik nr 1.
4. Dokumenty w przypadkach szczególnych. Patrz tabela.

1. Opłacie skarbowej podlegają uwierzytelnione kserokopie dokumentów do spraw m.in.: spadkowych, majątkowych, meldunkowych, PZU.
2. Opłacie skarbowej nie podlegają uwierzytelnione kserokopie dokumentów do spraw m.in.: alimentacyjnych, opieki, kurateli, przysposobienia, ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS), ubezpieczenia zdrowotnego, opieki społecznej, świadczeń socjalnych, świadczeń rodzinnych.
3. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.
4. Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym na konto
   Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.
   
   Punkty kasowe UMK.

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Podpis osobisty

1.  Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną – potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.  Pozwalają one potwierdzić twoją tożsamość.
2. Możesz uzyskać uwierzytelnioną kserokopię  dokumentu:
   1. w formie papierowej:
      • osobiście,
      • pocztą na adres,
   2. w formie elektronicznej.
3. Decyzja o odmowie wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu (Kierownik USC może odmówić wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu, jeśli dotyczy innej osoby, a nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie).
    

1. Dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. 
2. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu. 
3. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej jako odwzorowanie cyfrowe lub może być zamieszczany opis tych dokumentów. 
4. Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane: 
   • na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo 
   • w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonym za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym. 
5. Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu.
   Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
6. Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
   • 100 lat- akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia
   • 80 lat- akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Po upływie tych okresów, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.
Po upływie tych okresów, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje tak samo jak udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych przed upływem tych okresów.
 

Dostaniesz:

• uwierzytelnioną kserokopię dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego – do 7 dni,
• do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego),
• do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.

nie dotyczy

W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać nr decyzji, od której się odwołujesz.

1. Art. 26 i art. 28 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. 
2. Art. 33, art. 35, art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 
4. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej 
5. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych 
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej 
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej. 
8. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.
    

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska w celu wydania decyzji administracyjnej.
Informujemy, że:

1.     Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2.     Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3.     Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4.     Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5.    Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6.    Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres – e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Wniosek o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych
• Pełnomocnictwo do wniosku o wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych
• Pełna treść karty usługi SC-31