Udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych) OR-3

Usługa dotyczy osoby fizycznej lub osoby prawnej.

W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać:

• na jaką formę załatwienia sprawy liczy wnioskodawca (m.in. udostępnienie akt do wglądu, wydanie kserokopii, wydanie zaświadczenia, informacja ustna o dokumentach);
• w dokumentach jakiego urzędu lub jednostki zlikwidowanej należy szukać dokumentów i z którego roku;
• w miarę możliwości znak sprawy poszukiwanych dokumentów.

1. Wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.
2. Załączniki do wniosku

• pełnomocnictwo - w  przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu;
• dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.

Nie podlega opłacie skarbowej:

1. dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach:

• alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,
• ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, uprawnień dla osób niepełnosprawnych, osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,
• świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej i przepisów o zatrudnieniu socjalnym,
• zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,
• nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,
• rekompensat w rozumieniu ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji praw do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2097);

2. dokonanie czynności urzędowej i wydanie zaświadczenia, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają innym opłatom o charakterze publicznoprawnym lub są od tych opłat zwolnione.

Od uiszczenia opłaty skarbowej zwolnione są:

• jednostki budżetowe;
• jednostki samorządu terytorialnego;
• organizacje pożytku publicznego, jeśli składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
• osoby, które składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia albo składając wniosek o udzielenia pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

Wnioski w formie papierowej można składać w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego. 

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany

Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu w czytelni lub zostanie wydana jej kserokopia, bądź stosowne zaświadczenie.

W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność Twój wniosek zostanie przekazany do załatwienia do innej komórki Urzędu Miasta Krakowa.

W przypadku, gdy Wnioskodawca zwróci się o dokumentację, która nie znajduje się w tutejszych zasobach, Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe - w miarę możliwości - udziela informacji, gdzie należy szukać przedmiotowych dokumentów.

Udostępnieniu podlega dokumentacja wszystkich jednostek organizacyjnych (również jednostek zlikwidowanych), które są przechowywane w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa. Pełna lista jednostek zlikwidowanych, których dokumenty znajdują się w tutejszym Archiwum dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa.

Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

Nie dotyczy.

Nie dotyczy.

Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14 poz. 67, Nr 27 poz.140).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz.

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku , a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.
5. Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: iod@um.krakow.pl.

• Wniosek o udostępnianie dokumentacji będącej w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa (za wyjątkiem akt kadrowo-płacowych)