Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa OR-4

Usługa dotyczy byłych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa lub w byłych Urzędach Dzielnicowych.

W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać:

• aktualny adres do korespondencji wraz z kodem pocztowym i numerem telefonu,
• nazwisko używane w okresie zatrudnienia,
• datę urodzenia,
• pełną nazwę (bez skrótów) zakładu pracy wraz z okresem zatrudnienia,
• jakie dokumenty mają zostać wydane,
• cel wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca wnosi o wydanie zaświadczenia na podstawie akt osobowo-płacowych.

1. Wniosek o udostępnienie dokumentów – na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.
2. Załączniki do wniosku:
   1. pełnomocnictwo – w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu,
   2. dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.

Wnioski w formie papierowej można złożyć w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego:

• adres: ul. Dobrego Pasterza 116A, 31-416 Kraków,
• godziny otwarcia: od poniedziałku do piątku od 7:30 do 15:30,
• telefon: 12 616 9008, 12 616 9014, 12 616 9000.

Ewentualne zapytania oraz wnioski można również kierować na adres e-mail: archiwum.umk@um.krakow.pl.

• Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
• Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
• Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

1. W przypadku, gdy wniosek nie będzie kompletny, zostaniesz wezwany do jego uzupełnienia. Jeśli nie uzupełnisz dokumentów we wskazanym w wezwaniu terminie, wniosek zostanie pozostawiony bez rozpoznania i trzeba będzie złożyć nowy wniosek.
2. Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu lub zostanie wydane świadectwo pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7).

Szczegółowe informacje na temat Archiwum Urzędu Miasta Krakowa.

1. Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia.
2. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.
3. W przypadku wypisywania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7) termin załatwienia może być dłuższy niż 1 miesiąc z uwagi na fakt, iż podanie wnioskodawcy jest załatwiane przez referat właściwy do spraw kadr lub księgowości. Dokumenty kadrowo-płacowe są wówczas jedynie wypożyczane z Archiwum Urzędu Miasta Krakowa do referatów właściwych do spraw kadr lub księgowości.

1. Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz.

Informujemy, że:

• Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
• Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku, a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.
• Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.
• Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.
• Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: iod@um.krakow.pl.

• Wniosek o udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa
• Pełna_treść_karty_usługi_OR-4.pdf