Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów. SC-24

Usługa dotyczy osoby, której usługa skierowana jest do:

1. osoby, której akt dotyczy;
2. osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu);
3. pełnomocnika.

Z wnioskiem o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy:

1. Ciebie.
2. Twojego współmałżonka lub rodzeństwa.
3. Twoich wstępnych lub zstępnych.

W przypadku jeśli chcesz otrzymać dokument dotyczący osoby z dalszej rodziny (nie będącej Twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.

1. Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).
2. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych.
3. Wniosek o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych -załącznik.

1. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

2. Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:

   Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW

3. Punkty kasowe UMK

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego. Patrz tabela.

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Podpis osobisty

1. Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną – potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.  Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.
2. Możesz uzyskać następujące dokumenty na podstawie materiałów archiwalnych:
   • zaświadczenie,
   • uwierzytelnioną reprodukcję, 
   • odpis, wyciąg, wypis, 
   • pisemną odpowiedź na zapytanie.
3. Kierownik USC może odmówić wydania dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych lub  postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, jeśli na przykład wnioskujesz o dokument, który ma dotyczyć innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie wydania dokumentu.

Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów podlega ograniczeniu ze względu na ochronę:

• dóbr osobistych,
• danych osobowych;
• ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

• aktów urodzeń – po 100 latach,
• aktów małżeństw i zgonów - po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Dostaniesz:

1. Zaświadczenie, uwierzytelniony odpis (wypis, wyciąg) i reprodukcję z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów  dostaniesz bez zbędnej zwłoki.
2. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

Nie dotyczy.

1. W przypadku gdy otrzymałaś/eś postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia możesz złożyć pisemne zażalenie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.
2. W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania możesz złożyć pisemne odwołanie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

1. Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.
2.  Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16d – art. 16e i art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych. 
4. Art. 104 i art. 217 - 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
5. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 
6. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
7. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel 
8. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska w celu wydania decyzji administracyjnej.
Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Wniosek o wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu, wypisu, wyciągu i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych, skorowidzów
• Pełnomocnictwo do karty usługi SC-24
• Pełna treść karty usługi SC-24