Rejestracja urodzeń, małżeństw , zgonów, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam rejestrowane. SC-7

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz:

1.    Jej przedstawiciela ustawowego (rodzic w przypadku małoletniego dziecka). 
2.    Osoby, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu).
3.   Osoba, która wykaże interes faktyczny w rejestracji dokumentu potwierdzającego zgon. 

Z wnioskiem o rejestrację możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy:

1.     Ciebie,
2.     Twojego małoletniego dziecka,
3.     Dowolnej osoby, jeśli wykażesz interes prawny w rejestracji aktu stanu cywilnego, który tej osoby dotyczy.
4.     Dowolnej osoby w przypadku dokumentu potwierdzającego zgon, pod warunkiem, że wykażesz interes faktyczny (uzasadnioną potrzebę) w rejestracji aktu zgonu.

1.  Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do okazania, w przypadku osobistej wizyty w urzędzie ).
2.  Zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon wraz z jego urzędowym przekładem na język polski. 
3.  Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za dokonanie rejestracji w polskim rejestrze stanu cywilnego  urodzenia, małżeństwa lub zgonu (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).
4.  Dokumenty w przypadkach szczególnych. Patrz tabela.

Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:

Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW

Punkty kasowe UMK

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie.

1.  Po dokonaniu rejestracji otrzymasz odpis zupełny aktu stanu cywilnego. 
2.  Kierownik USC może odmówić dokonania rejestracji, jeśli do podania nie dołączysz właściwego dokumentu (dotyczącego odpowiednio: urodzenia, małżeństwa, zgonu) wydanego przez właściwy podmiot zagraniczny potwierdzającego to zdarzenie lub chcesz dokonać rejestracji zdarzenia dotyczącego innej osoby, ale nie wykażesz interesu prawnego lub faktycznego w przypadku rejestracji zgonu. Niemożliwe jest również dokonanie rejestracji zdarzenia, która byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie, od której możesz się odwołać.

1.  Do rejestracji musisz wraz z wnioskiem przedłożyć oryginał zagranicznego dokumentu wydanego przez uprawniony podmiot zagraniczny, potwierdzającego urodzenie, małżeństwo lub zgon wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula.
   Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty sporządzone w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. W państwach członkowskich  Unii  Europejskiej wydawane są wielojęzyczne standardowe formularze (tłumaczenia pomocnicze), które również mogą być wykorzystane do rejestracji, jako urzędowy przekład treści zagranicznego dokumentu na język polski. Tłumaczenia takie możesz zamówić składając wniosek o wydanie dokumentu w urzędzie  państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Nie musisz tłumaczyć odpisów aktów stanu cywilnego wydanych na druku wielojęzycznym sporządzonych zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r., jeśli chciałbyś użyć takiego odpisu do rejestracji zdarzenia jako dodatkowego dowodu (np. potwierdzającego dane, które nie wynikają z dokumentu przedłożonego do rejestracji).
2.  Do podania możesz dołączyć pełnomocnictwo w przypadku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń lub pełnomocnika do prowadzenia sprawy (np. poprzez wykorzystanie wzoru, który stanowi załącznik nr 4). 
3.  Twoim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie  lub zgłoszone do protokołu. Twój pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy, mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
4.  Jeżeli jesteś obywatelem polskim i posiadasz akty  stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze sporządzone na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, na twój wniosek możemy rejestrując zdarzenie, dostosować pisownię danych do zasad pisowni polskiej (poza imieniem/imionami osoby, której rejestrowane urodzenie dotyczy).  
5.  W przypadku, gdy nie znasz języka polskiego i chcesz załatwić sprawę osobiście,  na tobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza. 
6.  Zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon, złożony wraz z wnioskiem, po dokonaniu rejestracji nie podlega zwrotowi. Na twój wniosek możemy zwrócić dokument, który przedkładasz do rejestracji po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika USC ale tylko wtedy, jeżeli nie masz możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
7.  Dokonując rejestracji zgonu masz obowiązek zwrócić dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej (jeśli posiadała). 

Sprawę załatwisz:

1.    niezwłocznie;
2.    do 1 miesiąca w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
3.    do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.

W przypadku, gdy otrzymałeś/aś wydaną przez Kierownika USC decyzję o odmowie rejestracji, możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W odwołaniu zwróć się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podaj nr decyzji, od której się odwołujesz.

1. Art. 2, art. 22, art. 26, art. 31, art. 99, art. 102, art.103 ustawy z dnia  28 listopada  2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego.  
2. Art. 33, art. 35, art.36, art.76a, art.79a i art.104 i art. 127a ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
4. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. 
6. Art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną 
7. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.
9. Art. 4 i art. 5 ustawy z dnia 7 października 1999r. o języku polskim .
10. Art. 38 ustawy z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności.
11. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 października 2021r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu. 
12. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.
13. § 7 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 maja 2022r w sprawie książeczki wojskowej. 
14. 1. Art. 3 ust. 1 pkt 1-4, art. 4, art. 5, art. 6, art. 7, art. 8 ust.1, art. 9 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej.
15. Art. 7 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31 - 004 Kraków Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.
Informujemy, że:

1.     Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2.     Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3.     Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4.     Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5.     Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6.     Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków
 

• Załącznik nr 1 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie
• Załącznik nr 2 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego małżeństwo
• Załącznik nr 3 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego zgon
• Załącznik nr 4 - pełnomocnictwo
• Pełna treść karty usługi SC-7