Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa OR-4

Usługa dotyczy byłych pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa lub w byłych Urzędach Dzielnicowych.

W celu realizacji usługi konieczne jest, aby we wniosku wskazać:

• aktualny adres do korespondencji wraz z kodem pocztowym i numerem telefonu;
• nazwisko używane w okresie zatrudnienia;
• datę urodzenia;
• pełną nazwę (bez skrótów) zakładu pracy wraz z okresem zatrudnienia;
• jakie dokumenty mają zostać wydane;
• cel wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca wnosi o wydanie zaświadczenia na podstawie akt osobowo-płacowych.

1. Wniosek o udostępnienie dokumentów na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.
2. Załączniki do wniosku

• pełnomocnictwo - w  przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu;
• dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej

Wnioski w formie papierowej można składać w siedzibie Oddziału Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowego. 

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany

Po złożeniu kompletnego wniosku zostanie przeprowadzona kwerenda, w wyniku której dokumentacja zostanie odszukana, a następnie udostępniona do wglądu lub zostanie wydane świadectwo pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7).

W przypadku wypisywania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7) termin załatwienia może być dłuższy niż 1 miesiąc z uwagi na fakt, iż podanie wnioskodawcy jest załatwiane przez referat właściwy do spraw kadr lub księgowości. Dokumenty kadrowo - płacowe są wówczas jedynie wypożyczane z Archiwum Urzędu Miasta Krakowa do referatów właściwych do spraw kadr lub księgowości.

Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

Nie dotyczy.

Nie dotyczy.

Art. 16a do art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14 poz. 67 i Dz. U. z 2011 Nr 27 poz.140).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu udostępniania dokumentów z naszego Archiwum, o które wnioskujesz.

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zrealizowania wniosku , a następnie będą przechowywane przez okres 5 lat, po czym zostaną zniszczone za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa i ma charakter obowiązkowy.
5. Jeżeli z jakichś powodów nie podasz nam swoich danych nie będziemy mogli zrealizować Twojego wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres pocztowy – ul. Wielopole 17a, 31-072 Kraków, adres e-mail: iod@um.krakow.pl.

• Wniosek o udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Krakowa oraz w byłych Urzędach Dzielnicowych będących w zasobach Archiwum zakładowego Urzędu Miasta Krakowa
• Pełna_treść_karty_usługi_OR-4.pdf