Biuro Nadzoru Właścicielskiego

Referat Budżetowo-Organizacyjny

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Budżetowo – Organizacyjnego (NW-01) należy:

1. przygotowywanie projektu budżetu w zakresie działalności Biura oraz jego planu finansowego;
2. prowadzenie spraw budżetowych Biura, w tym przygotowywanie wniosków budżetowych niezbędnych do realizacji zadań;
3. prowadzenie rozliczeń finansowych zadań Biura;
4. opracowywanie okresowych i rocznych analiz i sprawozdań z realizacji budżetu w zakresie działalności Biura;
5. przygotowywanie planu, sprawozdania oraz zmian w przedsięwzięciach wieloletnich ujętych w Wieloletniej Prognozie Finansowej;
6. prowadzenie ewidencji w podsystemach GRU i WYBUD;
7. kontrola nad prawidłowością zapisów finansowych w umowach i zleceniach przedstawianych do Generalnego Rejestru Umów i Zleceń;
8. sporządzanie harmonogramu realizacji wydatków i dochodów wraz z jego zmianami;
9. opracowywanie płynności finansowej wydatków budżetowych w aplikacji PF-PRO;
10. prowadzenie sekretariatu oraz obsługa administracyjno-biurowa Biura;
11. ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej;
12. obsługa elektronicznej skrzynki Biura oraz systemu EZD PUW;
13. obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz aplikacji Servo – ePUAP;
14. koordynowanie działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na zapytania kierowane do Biura za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ);
15. koordynowanie zadań związanych z publikowaniem informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa, Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz Gminnym Serwisie Informacyjnym, nadzorowanie kompletności i aktualności publikowanych informacji, a także współpracowanie z Oddziałem Społeczeństwa Informacyjnego w sprawach z tym związanych oraz obsługa aplikacji BIP MK, UMK CMS i GSI;
16. koordynowanie zadań związanych z realizacją obowiązujących w Urzędzie Miasta Krakowa zasad Polityki Bezpieczeństwa Informacji i współpracowanie z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz obsługa aplikacji Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
17. koordynowanie w Biurze spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej Portal Internetowy Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa (Q-SYSTEM);
18. publikowanie i aktualizowanie danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) w zakresie związanym z funkcjonowaniem Biura;
19. koordynowanie zadań Biura realizowanych w obszarze elektronicznych usług publicznych, a także współpracowanie z Menadżerem Portfela Usług w sprawach z tym związanych oraz obsługa aplikacji STRATUS;
20. koordynowanie spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej Portal Internetowy Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa (Q-SYSTEM);
21. współpracowanie z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością w zakresie spraw związanych ze stosowaniem normy ISO 9001 oraz 27001;
22. opracowywanie planów zamówień publicznych Biura i ich aktualizacja, sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych, a także obsługa aplikacji Systemu Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP) oraz współpraca z Oddziałem Zamówień Publicznych w sprawach z tym związanymi;
23. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Biura;
24. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Biura;
25. prowadzenie ewidencji rachunków i faktur;
26. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Biura oraz koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestr Czasu Pracy (RCP);
27. prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Biura;
28. ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Biura w szkoleniach oraz współpraca z kierownikami Referatów w Biurze w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;
29. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Biura oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i nadzór nad terminowością ich wykonania;
30. przygotowywanie dokumentacji w porozumieniu z Kierownikami Referatów Biura i realizacja procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Biurze;
31. ewidencjonowanie skarg, wniosków i interpelacji dotyczących zadań Biura;
32. prowadzenie ewidencji zaleceń audytowych i kontrolnych oraz kontrolowanie ich realizacji;
33. bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Biura oraz wykonywanie zadań wynikających z obowiązujących w Urzędzie Miasta Krakowa zasad gospodarowania składnikami mienia;
34. prowadzenie biblioteki oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
35. prowadzenie i aktualizacja kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia w Biurze;
36. składanie zamówień na pieczęcie, prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Biurze oraz realizacja procedury ich kasacji;
37. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Biura w materiały biurowe, wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek, bilety komunikacji miejskiej oraz zlecanie zamówień w tym zakresie poprzez Elektroniczny System Zamówień Towarów (ESZT) i dystrybucja zamówionych materiałów;
38. zgłaszanie w systemie Obsługi Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD) zleceń związanych z awariami i naprawami koniecznymi do wykonania w Biurze;
39. koordynowanie spraw związanych z prowadzeniem i aktualizacją Bazy Wiedzy na potrzeby Krakowskiego Centrum Kontaktu w zakresie Biura;
40. koordynowanie działań związanych z archiwizacją dokumentacji prowadzonej przez Biuro;
41. koordynowanie działań związanych z przeprowadzką lub reorganizacją przestrzeni gospodarowanej przez Biuro.

 

Wstecz